Versione 6.4
- Nuovi moduli/funzionalità
- Implementazione della codifica UTF-8 per la gestione di lingue come Polacco, Spagnolo, Cinese, Cirillico, etc.
- Piena compatibilità con Internet Explorer 10
- Nuovo modulo Manage per la gestione semplificata delle funzioni di amministrazione dall’area front end della piattaforma
- Usabilità/Ottimizzazioni
- Ottimizzazione alla gestione integrata dei flussi documentali Protocollo – Gestione documentale
- Integrazione della ricerca dei documenti allegati alle segnalazioni (modulo Claim) con la ricerca del sistema documentale
- Ottimizzazioni varie ai moduli:
- Protocollo informatico
- Agenda condivisa
- Importazioni
- Conservazione digitale
- Scrivania personale
- Gestione documentale
- Business Communication per invio massivo email e PEC.
Versione 6.3
- Nuovi moduli/funzionalità
- Nuovo modulo di protocollo informatico specifico per le aziende private, per la gestione della corrispondenza in entrata, in uscita e interna
- Nuova funzionalità di creazione di modelli di cartella a struttura fissa: possibilità di definire un template su vari livelli, riutilizzabile in fase di archiviazione dei documenti per normalizzare e velocizzare le operazioni di archiviazione
- In fase di archiviazione, possibilità di inviare automaticamente il documento archiviato come allegato email a tutti gli utenti con permesso di visualizzazione
- Nuove funzionalità di automazione di servizi in modalità batch tramite schedulatore di processi
- procedure di backup
- campagne email da ZenCRM
- reminder email per documenti da approvare, documenti scaduti, email PEC da inviare e verifica di quelle in entrata
- notifica alle email inviate dalla biblioteca
- reminder per le richieste di ferie
- importazioni massive di documenti
- Piena compatibilità del modulo di protocollo con il browser IE 9
- Creata nuova sezione per il cambio password
- Introdotta la cancellazione multipla dei documenti nella biblioteca.
- Usabilità/Ottimizzazioni
- Ottimizzata la ricerca avanzata con possibilità di esportare in excel i risultati della ricerca dei documenti
- Ottimizzazione del modulo di Claim management per la gestione dei reclami
- Introduzione del filtro permessi anche nell’area statistiche in base alla facoltà di accesso alle sezioni del portale
- Ottimizzata l’area MailRoom per la protocollazione e archiviazione di tutti i documenti in ingresso
- Ottimizzata la funzionalità di Modifica documento e delle sue proprietà
- Ulteriormente ottimizzati i moduli Workflow e Autoimport.
Versione 6.2
- Nuovi moduli/funzionalità
- Nuovo modulo di Claim management integrato a ZenShare per l’archiviazione e l’approvazione di reclami e altri documenti allegati
- Nuova Dashboard con grafici interattivi e possibilità di esportare i dati in formato excel
- Nuova funzionalità di Geolocalizzazione dei documenti
- Possibilità di allegare documenti in fase di protocollazione, pubblicazione o approvazione nel workflow
- Stampa dei documenti in formato PDF e HTML con Watermark del nome del documento
- Introduzione delle lookup in cascata nei modelli documentali per velocizzazione la fase di data entry e ridurre i margini di errore durante la pubblicazione manuale dei documenti.
- Usabilità
- Possibilità di esportare l’agenda condivisa in formato ICS
- Visualizzazione della lista di tutti i documenti importati per singolo batch dal pannello importazioni del modulo Autoimport
- Integrazioni
- Potenziata l’integrazione con SAP BusinessOne: introdotte funzionalità di aggiornamento dati da ZenShare verso SAP BusinessOne
- API di richiamo documenti archiviati in ZenShare da applicazioni esterne.
Versione 6.1
- Nuove funzionalità specifiche per l’area Marketing
- Possibilità di gestire la dimensione dei file in formato immagine (TIFF, JPG, GIF, PNG, BMP, PDF): le immagini possono essere ridimensionate su scala percentuale, scaricate, visualizzate e spedite mantenendo il file originale
- Visualizzazione delle anteprime dei documenti (thumbnail) e possibilità di filtrare la ricerca avanzata per formato
- Creazione di una scheda-riepilogo del documento immagine, con metadati e anteprima thumbnail del file immagine
- Implementata un’archiviazione “semplificata” dei documenti in ZenShare attraverso un collegamento diretto tra il modello documentale prescelto e la/le cartelle di destinazione nella biblioteca documentale
- Creazione di un pannello con funzionalità di scadenziario con la vista di tutti i documenti in scadenza, filtrabili per range di date. Possibilità di implementare notifiche email automatiche e parametrizzabili in base ad un numero prestabilito di giorni prima o dopo la scadenza effettiva dei documenti.
Versione 6.0
- Nuova versione ZenSharePA
Versione espressamente dedicata alla Pubblica Amministrazione, prevede una gestione documentale completa ed avanzata che rispetta pienamente la normativa vigente (Testo unico sulla documentazione amministrativa - DPR 445/2000, Codice dell’Amministrazione digitale - DLGS 82/2005, aggiornato al 2010). Include:- Modulo di Protocollo informatico, per gestire la corrispondenza in entrata, in uscita e interna
- Gestione del titolario di classificazione con pannello dedicato alla creazione di modelli di titolario
- Modulo PEC per la ricezione e l’invio di messaggi di Posta Elettronica Certificata direttamente dalla biblioteca di ZenShare in modalità sia manuale che automatica
- Gestione dei fascicoli, con apertura, chiusura e assegnazione di un responsabile
- Usabilità
- Smistamento dei documenti in entrata, con possibilità di accettare o rifiutare il documento e notifica email automatica
- Creazione dell’area Scrivania personale, in cui gli utenti ricevono i documenti assegnati.
- Creazione dell’area MailRoom, in cui confluiscono tutti i documenti provenienti da fonti esterne (email, fax, PEC, scanner di rete) per essere poi lavorati o archiviati in ZenShare
- Possibilità di ricercare registrazioni di protocollo, documenti e fascicoli, e di ordinare i risultati della ricerca per metadati.
- Aggiunta la funzionalità di invio via email del link del documento.
- Incrementate ulteriormente le verifiche sui progressivi numerici dei documenti inviati in conservazione digitale.
- Ottimizzato il flusso di ricezione – smistamento – lavorazione – archiviazione dei documenti in ZenShare.
- Ottimizzato il funzionamento del modulo Autoimport con possibilità di importare file in formato xml.
- Integrazioni
Implementazione di web services per l’integrazione con sistemi ERP e gestionali (SAP BusinessOne, Impresa24).
Versione 5.0
- Compatibilità con MS SQL Server
Versione dedicata all’ambiente Microsoft, prevede l’installazione di ZenShare su Database MS SQL Server 2005 e 2008.
- Modulo correlazioni
Modulo dedicato alla gestione automatica della correlazione tra i documenti. Attraverso regole predefinite dal pannello di Admin, è possibile stabilire delle correlazioni tra i documenti sulla base del modello documentale, di metadati comuni o di altre condizioni. La correlazione serve a ricostruire il legame tra i documenti nel tempo: in particolare, è utile per riconciliare i documenti ordine-bolla-fattura durante l’intero ciclo ordine-pagamento.
- Usabilità e profilazione
Migliorata l’usabilità del workflow grazie alla possibilità di duplicare i processi già creati e di utilizzarli su più aree di business, sulla base delle aree di accesso e navigazione alla piattaforma precedentemente configurate.
Versione 4.9
- Modulo workflow.
Create nuove viste nel workflow: tutti i documenti approvati e i documenti in approvazione filtrati per utente approvatore; lo storico workflow con tutti i documenti che sono stati parte di un processo di workflow visibili solo dall'utente amministratore. Possibilità di visualizzare, dei documenti da approvare, la motivazione dell'approvazione dello stato precedente.
Creati nuovi layout di approvazione documenti: sovrascrittura documento; approvazione e spostamento del documento in una nuova cartella documentale al passaggio di stato. Creata la funzionalità di "lock" del documento per presa in carico. - Nuovo modulo per la gestione delle pratiche amministrative.
Possibilità di gestire i documenti per pratiche amministrative, identificando i documenti come parte di una stessa pratica e gestendoli in modalità correlata. - ZenShare in modalità SaaS.
Create tutte le abilitazioni per la fruizione della piattaforma in modalità SaaS. - Usabilità.
Ottimizzati i moduli biblioteca, scansioni, autoimport, reservation; ottimizzate le procedure di backup. Possibilità di inviare un'email al supporto direttamente dalla piattaforma quando si verifica un errore.
Versione 4.8
- Nuovo modulo spool PDF/ASCII recognition.
Modulo per l’acquisizione, il riconoscimento e l’indicizzazione di flussi batch provenienti da sistemi gestionali/ERP. Gestisce i formati ASCII, TXT e PDF sia nel caso di documenti singoli che multipli: acquisisce e, se necessario, separa i vari documenti, ne estrae in automatico i metadati e crea un file formato CSV che viene successivamente importato in ZenShare. Risulta particolarmente utile nei casi di automazione del ciclo attivo di fatturazione e di trasferimento/acquisizione di dati per l’integrazione del DMS con l’ERP aziendale, al fini di una più veloce ed automatica indicizzazione dei documenti archiviati. - Nuovo modulo Barcode recognition.
Il modulo riconosce barcode mono/bidimensionali per referenziare i documenti in maniera univoca all’interno del DMS, utile in tutti quei casi di gestione di sistemi ibridi (sia documenti cartacei che digitali) in cui i processi di scansione e archiviazione nel DMS vengono effettuati in maniera massiva in modalità batch. Inoltre, consente di referenziare i documenti con i loro metadati di riferimento nel flusso di passaggio dal gestionale/ERP al documentale; quando, cioè, i dati di registrazione lato gestionale vengono acquisiti in automatico dal DMS e vanno a descrivere, sotto forma di metadati, il documento archiviato in ZenShare. - Installer ZenShare.
Procedura autoinstallante della soluzione ZenShare, comprensivo dello STACK Apache, Postgres, PHP. - Modulo Ferie.
Gestione delle ferie per i lavoratori sia in modalità part-time che full-time.
Versione 4.7
- Usabilità.
Facilitata la pubblicazione dei documenti in biblioteca; ottimizzata, a livello sia grafico che operativo, la funzionalità Copia/Sposta Folder e Copia/Sposta più documenti;
Introdotti utili automatismi per la creazione delle regole generali di visualizzazione degli oggetti della biblioteca in base all'anagrafica degli utenti e al loro ruolo/funzione aziendale.
Inoltre, sulla base dei metadati obbligatori del modello documentale di riferimento, è stata creata una compilazione automatica del campo "descrizione" del documento. Tale funzionalità ha lo scopo di facilitare la ricerca dei documenti normalizzando e rendendone più omogenea la descrizione, in modo da riconoscere e associare subito documenti simili, per costituire un archivio documentale sempre più organico e meno dispersivo.
Versione 4.6
- Modulo Audit-trail e statistiche.
Nuovo modulo Audit-trail e statistiche per il tracciamento degli accessi e delle attività effettuate in ZenShare. - Performance:
- Miglioramento delle performance dei moduli di Auto-import, Scansioni e Biblioteca;
- Ottimizzazione del modulo auto-import, delle notifiche via e-mail, del modulo scansioni e delle funzionalità di ricerca avanzata;
- Ottimizzazione delle pagine della biblioteca e della cache delle traduzioni.
- Modulo Ticketing
Introduzione del modulo di ticketing per il supporto e l'help desk.
Versione 4.5
ZenShare versione multi-azienda
Versione multi-azienda della piattaforma, particolarmente indicata per chi offre la gestione documentale in modalità “service” ai clienti finali.
Include tutte le componenti ECM, DMS e ADMIN, e la possibilità di effettuare la conservazione digitale dei documenti come la versione Enterprise.
Ogni nuova azienda viene abilitata come istanza singola su un’unica installazione della piattaforma: le principali operazioni relative alla biblioteca quali la creazione di cartelle, le regole ed i permessi di visualizzazione sui documenti, la creazione di modelli documentali e i processi di work-flow sono configurabili per singola azienda e gestibili in maniera separata, così come la creazione di archivi fisici dedicati su file-system.
Versione 4.2
Modulo auto-import e auto-foldering.
Il modulo consente di importare in ZenShare flussi documentali provenienti da sistemi esterni in modalità “batch”, utile per lo scambio automatico di documenti e metadati tra sistemi diversi.
Attraverso batch input predefiniti (accesso FTP/SFTP/SCP/NET SHARE), i sistemi esterni depositano i documenti in forma separata accompagnati da un file descrittore (CSV) che ne riepiloga i metadati associati e il nome file; da qui il modulo passa i documenti a ZenShare dove vengono archiviati e classificati con procedure di foldering automatico e pre-classificazione. Si possono istanziare automaticamente processi di work-flow oppure di invio in conservazione sostitutiva.
Tutte le operazioni sono configurabili dall’amministratore all’interno del pannello di controllo.
Versione 4.1
- Versione multilingua
- Gestione dinamica dei contenuti e menù
- Import automatico da email, fax-server, file system
- Nuovo modulo integrato per la conservazione sostitutiva dei documenti
- Modulo CRM, per la gestione vendite, marketing e customer care
- Modulo ferie, per la pianificazione e richiesta di ferie e permessi
- Miglioramento dell'usabilità della soluzione
- Miglioramento delle performance
- Nuovo sistema di permessi della biblioteca.
Versione 3.0
- File upload tramite funzionalità "Drag & Drop" da pc.
- Nuova paginazione degli item della biblioteca
- Ricerca documenti per sezione/categoria
- Nuovo concept grafico
- Nuova interfaccia di ricerca avanzata documenti
- Gestione anteprime su area scansioni
- Gestione ottimizzata delle regole di registrazione documenti
- Viste integrate nell'area workflow
- Incremento performance del motore documentale