Registrazione
Il sistema prevede che sia inserito obbligatoriamente un set minimo di informazioni quali mittente/destinatario, oggetto del documento, classificazione, ufficio responsabile. In aggiunta, possono essere valorizzati campi facoltativi.
Classificazione e fascicolazione
Il documento viene classificato sulla base delle modalità di archiviazione proprie dell’azienda o dell’ente pubblico, facendo riferimento al titolario di classificazione in caso di ente pubblico, o ad una struttura documentale più flessibile in caso di azienda privata. Se possibile, viene già inserito nel fascicolo o nella cartella di destinazione.
Smistamento e assegnazione
Il documento viene smistato all’ufficio competente, e/o direttamente assegnato all’utente incaricato della sua lavorazione. L’assegnatario troverà il documento sulla sua scrivania personale.
Lavorazione del documento
L’utente può procedere, dunque, alla lavorazione del documento: può inviarlo in un processo di workflow, lavorarlo, archiviarlo definitivamente in ZenShare.