In ogni realtà aziendale sono presenti applicativi software diversi che condividono, tuttavia, l’esigenza di archiviare e visualizzare i documenti prodotti o acquisiti.
Nell’ottica di un’integrazione con i sistemi ERP/gestionali, ZenShare si è dotata di sistemi di comunicazione (Web Services, API) per l’archiviazione e visualizzazione dei documenti direttamente da interfacce esterne.
Sono state realizzate integrazioni con:
- SAP BusinessOne
- Zucchetti AdHoc Enterprise
- Impresa 24
- SAM ERP2
- SAP ERP – customized
E’ necessario scambiare automaticamente dati ed indici documentali tra sistemi esterni e ZenShare, prevedendo l’allineamento automatico di anagrafiche e tabelle comuni.
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In generale, l’architettura da implementare è la seguente:
ZenShare funge da document repository per i documenti prodotti o inseriti nei sistemi gestionali. I documenti sono visualizzabili dall’interfaccia esterna e referenziati univocamente in ZenShare.
E’ possibile archiviare i documenti in due modalità:
- early archiving: al caricamento dei dati nell’ERP/gestionale, si genera un flusso automatico verso ZenShare con contestuale archiviazione del documento e dei relativi metadati nel sistema documentale
- late archiving: i documenti vengono archiviati in ZenShare successivamente alla loro registrazione nell’ERP/gestionale.
Dall’interfaccia esterna si registrano i documenti, si inseriscono i dati relativi, e si genera un barcode. Si procede poi alla scansione dei documenti in formato cartaceo e all’apposizione del barcode, in modo da referenziare i documenti tra i due sistemi e procedere ad un allineamento automatico degli indici documentali.
