Acquisizione automatica dei documenti in ZenShare
I documenti del ciclo attivo, in particolare gli ordini di vendita e le fatture attive, sono importati automaticamente dal sistema gestionale a ZenShare. Insieme ai documenti vengono importati anche gli indici, le informazioni a corredo prodotte anch’esse dal sistema gestionale.
Gli indici sono necessari ad una corretta archiviazione dei documenti nel sistema documentale e ad una loro immediata reperibilità, grazie all’impostazione di specifici filtri di ricerca per modello documentale o per uno o più metadati.
Invio in conservazione digitale
Una volta archiviati in ZenShare e completi dei loro indici, i documenti sono pronti per essere inviati in conservazione digitale.
In pochi click, il sistema crea dei lotti di documenti suddivisi per tipologia. Il responsabile della conservazione appone la propria firma digitale e una marca temporale, e procede alla chiusura dei lotti.
A questo punto, evitandone completamente la stampa, i documenti sono pronti per essere archiviati in modalità sostitutiva nel solo formato elettronico.
