Il processo di gestione e pubblicazione del documento si compone di tre parti:
- Acquisizione dei documenti dal pc locale, da email, da multifunzioni/scanner di rete, da spool di stampa, da fax.
- Indicizzazione, per ogni tipologia di documento è possibile associare un modello documentale, fondamentale per le funzionalità di ricerca avanzata.
- Permessi e pubblicazione, possibilità di assegnare dei permessi sul singolo documento e di categorizzare un unico documento in più argomenti (cartelle).
Modelli documentali
L'inserimento di un documento nella biblioteca di ZenShare, consente di storicizzare il documento nell'applicazione tramite l'immissione di metadati associati quali descrizione, scadenza e note. Il sistema automaticamente registra la data e ora di pubblicazione e l'autore.
Inoltre tramite la gestione di modelli documentali è possibile in qualsiasi momento associare un modello al documento; la gestione di questi indici (metadati) è totalmente parametrizzabile, attraverso un pannello di amministrazione dedicato.
Attualmente è possibile gestire metadati di vario genere quali contatore, numero, testo, menù dinamici, ma anche flussi di dati provenienti da database esterni.
Permessi di visualizzazione
E’ possibile gestire i permessi di visualizzazione sia a livello di cartella, sia a livello di singolo documento.
Il sistema dei permessi può essere configurato utilizzando come filtri le divisioni, funzioni, servizi, gruppi, categorie, centri di costo ed altro, ma è anche possibile definire dei gruppi di utenti personalizzati.
Attualmente è possibile gestire diversi tipi di permessi:
- regole generali.
- regole personalizzate.
- singoli utenti.
Categorizzazione e pubblicazione
Il documento storicizzato e pubblicato viene associato alla categoria di pertinenza ereditandone i permessi. ZenShare consente di posizionare il documento in categorie multiple senza effettuare repliche.
Se la procedura di pubblicazione del documento viene attivata direttamente in una sezione/categoria della biblioteca, il sistema collegherà automaticamente il documento in questione a quella specifica categoria, consentendo sempre di poter collegare il documento in altre categorie ai fini di una multicategorizzazione.
Un documento incluso in più categorie verrà gestito coerentemente dal sistema sia in fase di ricerca che di eventuale cancellazione.
Checkin - Checkout
L'integrità delle fonti documentali è garantita dalle funzionalità di checkIn / checkOut del documento. Tali funzionalità supportano l'utente nelle fasi di revisione e modifica dei documenti, consentendo di poter apportare correzioni agli attributi (metadati, permessi e categorie documentali) e di modificare ed aggiornare i contenuti del documento stesso attivando il Versioning automatico.
Versioning
Direttamente collegata alle funzioni di CheckIn/CheckOut/Draft, la funzione Versioning consente di gestitre automaticamente Major e Minor release dei documenti pubblicati. Ad ogni modifica strutturale del documento effettuata tramite la funzione CheckIn o la funzione Draft, ZenShare genera automaticamente la versione o la sottoversione.
ZenShare tiene traccia delle versioni precedenti e le rende sempre disponibili all'utente che ne fa richiesta.