Gestione del processo
Workflow documentale finalizzato alla gestione di Iter di approvazione legati ai documenti gestiti da ZenShare.
Tramite un'interfaccia molto semplice il profilo amministratore ha la possibilità di generare nuovi processi di approvazione dei documenti inseriti. Ogni processo creato, è strutturato su una serie di stati ai quali viene richiesta di volta in volta un'approvazione o un rifiuto eventuale, potendo gestire l'azione relativa.
- Selezione di approval e gruppi di approval
- Approvazione singola, a maggioranza, all'unanimità e su selezione
- Gestione notifiche via e-mail dei passaggi di stato
- TrackLog documenti in approvazione
- Pubblicazione nella biblioteca di ZenShare
- Lista di distribuzione consente di informare via email un gruppo di utenti una volta che il documento è stato approvato.
Gestione utente
Interfaccia user end per la gestione delle immissioni dei documenti in approvazione da parte dei richiedenti, o l'espletamento delle approvazioni da parte degli approvals.
Ogni utente o gruppo di utenti di ZenShare definito come approval in un processo, potrà visualizzare e gestire soltato i documenti per i quali immessi dai richiedenti in quel processo di approvazione.
Funzionalità:
- Documenti personali: elenco dei propri documenti immessi in approvazione
- Tutti i documenti: dettaglio esclusivo per i profili amministratore che elenca tutti i documenti in approvazione
- Documenti da approvare: elenco dei documenti da approvare per i quali si ricopre il ruolo di “Approval”
- Documenti pubblicati: documenti pubblicati nella biblioteca dopo il completamento dell’iter
- Gestione processi: dettaglio dei processi di approvazione (lettura per gli utenti, lettura/scrittura per gli amministratori)
Flusso di approvazione
Il workflow è stato integrato con nuove funzionalità che consentono di gestire il processo di approvazione e il processo di revisione per tutti i documenti.
Il modulo è stato completamente rivisitato ed integrato con le funzionalità documentali (Repository di ZenShare) al fine di poter garantire la gestione del documento in tutte le fasi del ciclo di vita:
- Inserimento del documento in biblioteca.
- Modifica e lavorazione del documento.
- Richiesta approvazione direttamente dalla biblioteca, inserimento nel processo di approvazione definito nel workflow.
- Approvazione e rilascio del documento approvato nel repository documentale.
- Richiesta revisione per eventuali modifiche al documento con invio obbligatorio al processo di revisione.