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FEb2b
In attuazione della Legge di Bilancio 2018, il 1 gennaio 2019 è la data che sancisce l’entrata in vigore, su tutto il territorio nazionale, dell’obbligo di fatturazione elettronica tra operatori economici privati (B2B). Le fatture potranno essere emesse in formato xml e ricevute solo mediante il Sistema di Interscambio (SDI), mentre fatture prodotte diversamente saranno considerate come "non emesse”.

ZenShare ha dotato i suoi utenti di uno strumento pratico ed efficiente per gestire in modo semplice, intuitivo ed economico tutto il ciclo di fatturazione: dalla generazione della fattura in formato XML, all’apposizione della firma digitale, fino alla conservazione digitale delle fatture.
Un servizio all inclusive in Cloud per la gestione di tutte le fasi necessarie a generare e gestire la fatturazione elettronica verso e tra privati compresa la conservazione digitale a norma.

E’ la soluzione ideale per quelle aziende, professionisti e categorie di associazioni che intendono cogliere l'opportunità di innovare i propri processi relativi alla gestione delle fatture attive e passive.

L’accesso profilato al servizio non richiede alcun software da installare, basta una connessione inbternet e un web browser per collegarsi alla propria area dedicata del portale.

Non solo, il servizio di fatturazione elettronica di ZenShare consente anche l'integrazione con sistemi terzi.

Come avviene il processo di fatturazione tra privati?

Il processo di fatturazione elettronica tra privati B2B è deltutto simile a quello verso la Pubblica Amministrazione ed utilizza gli stessi canali. Considerata la complessità dei sistemi di invio e trasmissione da certificare, il servizio offerto da ZenShare Cloud può trasformarsi in un fattore strategico per adempiere all’obbligo e gestire serenamente, facilmente e senza errori sia il ciclo attivo che il ciclo passivo.

Ciclo attivo

Ciclo passivo

GESTIONE DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA ATTIVA

Le fatture elettroniche attive possono essere gestite in due modi:
  • AUTOMATICAMENTE, mediante l'invio dall'ERP al sistema del flusso di fatture attive in formato xml. Il formato può essere già compliant con il formato standard o meno. In caso non lo sia il file xml viene pre-processato da Interzen e reso compliant dal sistema. Questa modalità è adatta per le aziende che producono grandi volumi di fatture.


  • MANUALMENTE, entrando nell'area dedicata del portale c'è la possibilità di compilare un web form con tutte le informazioni della fattura.

Le fatture attive pronte sono firmate digitalmente dal sistema ed inviate via Pec al SDI. A differenza della Fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione, la firma digitale non è obbligatoria, ma certifica l'immodificabilità del file xml.

Il sistema consente di gestire tutte le notifiche che arrivano dai clienti finali e dal SDI. Nel caso della Fatturazione elettronica tra privati (B2B) vengono gestite solo le notifiche provenienti dal SDI.

Alla fine del processo le fatture elettroniche vengono conservate digitalmente.
GESTIONE DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA PASSIVA

Grazie al sistema di gestione documentale ZenShare, su cui si basa il servizio, è possibile automatizzare il flusso delle fatture passive attraverso il workflow di ZenShare, consentendo una gestione delle fatture elettroniche facile e veloce, evitando il rischio di perdita dei documenti.

Il modulo e-mail import consente di monitorare le caselle Pec del cliente , dedicate alla ricezione delle fatture elettroniche dei fornitori ed inserirle automaticamente all'interno del workflow.

Il workflow consente di gestire l'accettazione o il rifiuto della fattura elettronica così come la relativa notifica da inviare al sistema di Interscambio (SDI). Con la Circolare e il Provvedimento del 30 Aprile 2018, N° 89757 non è prevista più l'accettazione. Nel sistema l'accettazione rimane per inviare le fatture elettroniche in conservazione.

Al termine del processo la fattura accettata sarà conservata digitalmente, mentre quella rifiutata sarà scartata dal sistema.

Caratteristiche della Fatturazione elettronica attiva

ATTIVITA’ A CARICO DELL’UTENTE

  • Gestione delle anagrafiche clienti da cui richiamare i dati di testata per la compilazione delle fatture (PMI).

  • Caricamento manuale di ogni fattura su una web form (PMI).

  • Caricamento via ftp di più fatture tramite importazione automatica di file xml con un file di metadati in CSV (Grandi Aziende).

  • Verifica della correttezza formale della fattura.

  • Visualizzazione e/o stampa della fattura.

  • Validazione della fattura prima di essere inviata al Sistema di Interscambio.
ATTIVITA’ AUTOMATICHE DI SISTEMA

Generazione delle fatture in formato xml, così come previsto dalla legge.

Firma delle fatture elettroniche per l'invio al SDI ( la firma digitale è inclusa nel servizio opzionale)

Invio delle fatture via pec alla PA o ai privati attraverso il sistema di interscambio (SDI).

E' in fase di valutazione un canale ftp per elevati volumi di fatture.

Gestione delle notifiche ricevute dal Sistema di Interscambio (SDI) e dall PA . ( Le notifiche dai privati non sono più previste).

Conservazione digitale a norma delle fatture.

Caratteristiche della fatturazione elettronica passiva

ATTIVITA’ A CARICO DELL’UTENTE

  • Monitoraggio del sistema per verificare la presenza di fatture elettroniche passive nel workflow da approvare ( è previsto un alert via email)

  • In caso di fattura corretta: la fattura va registrata in contabilità sul gestionale. Con il provvedimento del 30/04/2018 n°89757, sembrerebbe che le fatture elettroniche ricevute dai privati debbano essere tutte accettate e registrate.
    In caso di fattura non corretta: va richiesta la nota credito al proprio fornitore.

  • Ai fini della conservazione è necessario associare alla fattura elettronica passiva il protocollo iva, la data di registrazione ed il sezionale. A tal fine, una soluzione potrebbe essere quella di inserire nella maschera del gestionale il barcode proposto dal sistema e necessario alla riconciliazione dei dati, in particolare per:
    1. richiamare il protocollo iva da associare alla FE ( se non si opta per la modalità manuale)

    2. richiamare dal gestionale i dati della FE messi a disposizione dal sistema ( si rende necessaria un’attività di integrazione)

  • Accettazione o rifiuto della FE per l’invio in conservazione.


ATTIVITA’ AUTOMATICHE DI SISTEMA

Invio in conservazione in caso di accettazione.

Scarto della fattura elettronica in caso di rifiuto.

N.B. In caso di B2B non è più prevista la funzionalità di invio via pec della risposta di accettazione o rifiuto al Sistema di Interscambio.

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