Archivio documenti

archivio documenti

L’archivio documenti, cuore della Gestione Documentale di ZenShare.

L’archivio documenti è il luogo dove tutti i documenti confluiscono dopo essere stati pubblicati, categorizzati e/o indicizzati. Esso consente di gestire una struttura gerarchica espandibile fino a livelli illimitati di categorie di documenti, offrendo così all’utente di ZenShare la possibilità di raggiungere il documento seguendo il suo percorso logico di classificazione.
L’archivio documenti di Zenshare è suddiviso in cartelle e sotto-cartelle.
Gestire i documenti correnti con strumenti che aiutino concretamente nello svolgimento del lavoro quotidiano è fondamentale per le pubbliche amministrazioni, viste le quantità ingenti di documenti prodotte ogni giorno. Un supporto importante all’organizzazione e gestione dei procedimenti amministrativi arriva da strumenti come il protocollo informatico integrato alla classificazione e fascicolazione dei documenti, il workflow documentale per la definizione dei flussi di lavoro ed il tracciamento di tutte le operazioni compiute sui documenti. ZenShare consente di gestire i documenti correnti affinché siano archiviati correttamente sulla base del titolario dell’ente, agevolandone il loro reperimento e consultazione.
Una delle funzionalità base della soluzione di gestione documentale ZenShare, consente di navigare velocemente attraverso le varie categorie e tipologie documentali fino ad arrivare ai documenti ricercati, in maniera molto veloce semplice ed intuitiva. Le features associate all’albero di navigazione sono sempre in costante sviluppo ed innovazione, per garantire il massimo dell’usabilità.

GESTIONE DELL’ ARCHIVIO DI DEPOSITO

Esaurita la loro funzione amministrativa corrente i documenti sono spostati nell’archivio di deposito. Come gestire la conservazione? ZenShare gestisce il passaggio di documenti singoli, fascicoli, cartelle e rami del titolario di classificazione dall’archivio corrente all’archivio di deposito. Una volta archiviati nell’area di deposito, i documenti possono essere consultati, scaricati e riordinati oppure, se necessario, scartati (cancellati). E’ possibile impostare una data di scadenza per i vari oggetti documentali (cartelle, fascicoli, documenti), che saranno passati alla sezione di archivio storico oppure eliminati definitivamente.

GESTIONE DELL’ ARCHIVIO STORICO

Come valorizzare un patrimonio comune? In seguito ad un processo di selezione, i documenti ritenuti di notevole interesse storico e culturale passano dall’archivio di deposito all’archivio storico. Con ZenShare, documenti singoli, fascicoli, cartelle e rami del titolario sono resi disponibili su un portale web dedicato alla consultazione pubblica. Studiosi e interessati possono, in accordo con le disposizioni vigenti in materia di accesso agli atti e trattamento dei dati personali, consultare l’inventario di archivio storico e utilizzare le funzionalità di ricerca per verificare la presenza di documenti o altre informazioni utili direttamente via web.

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