Gestione del documento

PROCESSO DI GESTIONE E PUBBLICAZIONE DI UN DOCUMENTO

Il processo di gestione e pubblicazione del documento si compone di tre parti: Acquisizione dei documenti dal pc locale, da email, da multifunzioni/scanner di rete, da spool di stampa, da fax. Indicizzazione, per ogni tipologia di documento è possibile associare un modello documentale, fondamentale per le funzionalità di ricerca avanzata. Permessi e pubblicazione, possibilità di assegnare dei permessi sul singolo documento e di categorizzare un unico documento in più argomenti (cartelle).

MODELLI DOCUMENTALI

L’inserimento di un documento nella biblioteca di ZenShare consente di storicizzarlo tramite l’immissione di metadati associati quali – ad esempio – descrizione, scadenza e note.
Il sistema automaticamente registra la data e ora di pubblicazione e l’autore. Inoltre tramite la gestione di modelli documentali (cioè l’aggregazione di più metadati solitamente presenti in alcune tipologie documentali) è possibile associare un modello al singolo documento.
La gestione di questi indici (metadati) è totalmente personalizzabile attraverso un pannello di amministrazione dedicato. Attualmente è possibile gestire metadati di vario genere quali contatore, numero, testo, menù dinamici, ma anche flussi di dati provenienti da database esterni.

PERMESSI DI VISUALIZZAZIONE

E’ possibile gestire i permessi di visualizzazione sia a livello di cartella, sia a livello di singolo documento. Il sistema dei permessi può essere configurato utilizzando come filtri le divisioni, funzioni, servizi, gruppi, categorie, centri di costo ed altro, ma è anche possibile definire dei gruppi di utenti personalizzati. Attualmente è possibile gestire diversi tipi di permessi: regole generali, regole personalizzate, singoli utenti.
La gestione di questi indici (metadati) è totalmente personalizzabile attraverso un pannello di amministrazione dedicato. Attualmente è possibile gestire metadati di vario genere quali contatore, numero, testo, menù dinamici, ma anche flussi di dati provenienti da database esterni.

CATEGORIZZAZIONE E PUBBLICAZIONE

l documento storicizzato e pubblicato viene associato alla categoria di pertinenza ereditandone i permessi. ZenShare consente di posizionare il documento in categorie multiple senza effettuare repliche. Se la procedura di pubblicazione del documento viene attivata direttamente in una sezione/categoria della biblioteca, il sistema collegherà automaticamente il documento in questione a quella specifica categoria, consentendo sempre di poter collegare il documento in altre categorie ai fini di una multicategorizzazione.

CHECK IN/CHECK OUT E VERSIONING

L’integrità delle fonti documentali è garantita dalle funzionalità di checkIn / checkOut del documento. Tali funzionalità supportano l’utente nelle fasi di revisione e modifica dei documenti, consentendo di poter apportare correzioni agli attributi (metadati, permessi e categorie documentali) e di modificare ed aggiornare i contenuti del documento stesso attivando il versioning automatico. Direttamente collegata alle funzioni di CheckIn/CheckOut/Draft, la funzione versioning consente di gestitre automaticamente Major e Minor release dei documenti pubblicati. Ad ogni modifica strutturale del documento effettuata tramite la funzione CheckIn o la funzione Draft, ZenShare genera automaticamente la versione o la sottoversione. ZenShare tiene traccia delle versioni precedenti e le rende sempre disponibili all’utente che ne fa richiesta.

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