Flusso in entrata

Flusso in entrata

Per flusso in entrata si intende l’insieme di tutti i documenti che arrivano in azienda, in formato cartaceo o digitale e che necessitano di essere protocollati, eventualmente smistati ad altri utenti e, in caso le procedure interne lo richiedano o si ritenga opportuno, inseriti in un workflow approvativo. Riassumiamo brevemente le fasi principali del processo:

Registrazione dati e classificazione

Il sistema prevede l’inserimento di un set minimo di informazioni obbligatorie quali:
– mittente;
– oggetto del documento;
– cartella di classificazione ( il documento viene classificato sulla base delle modalità di archiviazione proprie dell’azienda o dell’ente pubblico, facendo riferimento al proprio specifico titolario di classificazione);
– definizione dell’ufficio/area/dipartimento responsabile del documento.
In aggiunta, possono essere valorizzati campi facoltativi. In questa fase è possibile definire inoltre il livello di riservatezza del documento, ovvero scegliere se sarà visibile a tutti gli utenti o se vogliamo riservarne la visualizzazione e la consultazione solo agli utenti coinvolti nella protocollazione.

Scansione e apposizione etichetta di segnatura ( barcode)

Esclusivamente per i documenti giunti in formato cartaceo è necessario compiere due step importanti ai fini di una corretta protocollazione:
– generazione e stampa di un’apposita etichetta di segnatura mediante apposita stampante bardode
– apposizione materiale dell’etichetta sul documento cartaceo
– generazione di una versione digitale (pdf) del documento, completo di watermark (etichetta di segnatura in formato digitale) Durante il processo, il sistema contestualmente alla generazione dell’etichetta di segnatura, crea un documento cosiddetto placeholder ovvero un documento temporaneo che, al momento della scansione del documento cartaceo, verrà sostituito e sovrascritto automaticamente dal suo corrispettivo in formato digitale (riconciliazione).
L’etichetta di segnatura (barcode bidimensionale) consente, in altre parole, di stabilire corrispondenze univoche nel processo registrazione dei protocolli.
L’utente inoltre potrà scegliere,alternativamente, se protocollare in:
– Modalità Early Archive ( i documenti vengono prima scansionati e successivamente registrati)
– Modalità Late Archive (la scansione dei documenti avviene successivamente alle operazioni di registrazione e apposizione del barcode). Qualora ne venga fatta richiesta, l’operatore può procedere anche con la stampa della ricevuta di protocollazione, da consegnare al soggetto richiedente.

Protocollazione di e-mail, pec e relativi allegati

Per quanto concerne invece i documenti in formato digitale, ad esempio mail, pec e relativi allegati, il protocollo informatico di ZenDMS prevede la possibilità di configurare un account di posta in ingresso all’interno di ciascun ambiente di lavoro. In altre parole le pec (email) vengono scaricate direttamente nell’area ‘posta in ingresso’ di ZenDMS e da qui gli utenti dell’ufficio segreteria o dell’ufficio protocolli possono accedere, monitorare e protocollare tutte le email e le pec in entrata e in uscita.
Il processo e l’interfaccia sono del tutto analoghi a quelli previsti per la protocollazione dei documenti cartacei, ma risulta ovviamente snellito e ancora più rapido in quanto non è necessaria alcuna scansione o etichetta di segnatura, in quanto è prevista l’apposizione di un watermark sul file in formato pdf. Inoltre, con la funzione rispondi e protocolla, ZenDMS ha pensato anche al caso in cui si voglia rispondere ad una mail già protocollata in entrata effettuando contemporaneamente e rapidamente la protocollazione della mail di risposta (in uscita).

Smistamento e assegnazione

Il documento viene smistato all’ufficio competente, e/o direttamente assegnato all’utente incaricato della sua lavorazione. L’assegnatario riceverà una notifica email dell’avvenuta assegnazione e troverà il documento sulla sua scrivania personale. Al momento stesso della protocollazione ZenDMS prevede anche la possibilità, semplicemente spuntando un apposita casella, di smistare contestualmente il documento all’ufficio o utente destinatario.

Lavorazione del documento

L’utente può procedere, dunque, alla lavorazione del documento: può inviarlo in un processo di workflow, lavorarlo e/o archiviarlo definitivamente in ZenShare.

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