Flusso in uscita

La protocollazione dei documenti, cartacei e digitali in uscita è del tutto simile a quello previsto dal flusso in entrata ad eccezione di alcune caratteristiche e features peculiari che vi segnaliamo di seguito:

Registrazione

Direttamente dalla biblioteca di ZenShare, il documento può essere protocollato e spedito via email, PEC, o via posta prioritaria/raccomandata con ricevuta di ritorno (è in corso il processo di integrazione con Poste italiane). In alternativa, si può prelevare il documento dal proprio pc locale e procedere alla registrazione.

Funzione rispondi e protocolla

In caso si voglia o si debba rispondere (associando contestualmente un protocollo) a una email o pec è possibile ricorrere alla Funzione rispondi e protocolla. In pochissimi clic ZenShare è in grado di: protocollare la nostra email/PEC di risposta, che verrà correlata automaticamente dal sistema alla email/PEC, ricevuta in entrata; inserire e formattare comodamente il contenuto dell’email da inviare.

Classificazione e fascicolazione

In fase di classificazione, se il documento è già archiviato in ZenShare viene precaricata la classificazione/fascicolazione di provenienza; in caso contrario, si procede a classificarlo e fascicolarlo contestualmente alla protocollazione.

Spedizione del documento

Il documento può essere spedito via email o via PEC.