Protocollo informatico: migliora l’efficienza puntando all’eliminazione dei documenti cartacei e alla digitalizzazione dei processi documentali

Protocollo informatico: migliora l’efficienza puntando all’eliminazione dei documenti cartacei e alla digitalizzazione dei processi documentali

 

 

La Società degli Interporti Siciliani S.p.A. è una società di scopo, costituita nel 1995, per la realizzazione delle infrastrutture interportuali in Sicilia; in particolare, l’Interporto di Catania e l’Interporto di Termini Imerese.

La Società, che ha adottato una strategia complessiva di rilancio per sviluppo della logistica e delle infrastrutture interportuali nel territorio siciliano, ha scelto la soluzione di Protocollo Informatico della Suite ZenShare per protocollare i documenti in entrata e in uscita sia digitali che cartacei.

 

ZenDMS Protocollo Informatico ha soddisfatto esigenze importanti:

registrare elettronicamente i documenti in entrata, in uscita e interni nel rispetto dei requisiti normativi;

eliminare i registri cartacei e snellire i flussi documentali per una mole di documenti sempre più massiccia;

facilitare, grazie a una gestione Multi A.O.O. (Area Organizzativa Omogenea), la protocollazione di documenti spesso destinati a uffici o unità organizzative con diversa dislocazione sul territorio;

accedere ai documenti da qualsiasi dispositivo, in qualunque momento, da qualunque sede;

agevolare nei tempi e nei costi la sicurezza, la trasparenza e la semplificazione amministrativa.

Un’interfaccia chiara e facile da usare.

Ciascun utente di ZenDMS Protocollo Informatico ha modo infatti di accedere comodamente e rapidamente ai documenti da lavorare/protocollare tramite la sua scrivania personale.

 

Sicurezza e autenticità dei documenti

La visibilità dei documenti e l’accesso alle operazioni di protocollo sono controllati da un raffinato sistema di definizione di ruoli e permessi degli utenti.

 

Un flusso di lavoro semplice ed efficiente

Il processo, così come gestito da ZenDMS Protocollo Informatico, consente:

• l’assegnazione al documento di un numero progressivo univoco su base annuale;

• la stampa di un codice a barre per la riconciliazione del documento scansionato con la registrazione di protocollo corrispondente;

• l’apposizione di un codice a barre di tipo “watermark” nei documenti nativi digitali;

• la stampa di una ricevuta (nel caso della protocollazione di documenti consegnati a mano);

• la classificazione (mediante apposito titolario) e l’archiviazione dei documenti protocollati;

• lo smistamento e l’assegnazione dei documenti con la gestione della presa visione, dell’eventuale rifiuto e nuovo inoltro del documento smistato.

 

Ad accrescere l’accuratezza e l’efficienza del sistema:

• la disponibilità di una rubrica anagrafica per mittenti e destinatari

• l’integrazione con caselle email e PEC per velocizzare la protocollazione della posta in entrata

• la ricerca avanzata multi-parametro

 

I documenti protocollati e archiviati con ZenDMS Protocollo Informatico restano sempre ricercabili, identificabili univocamente e consultabili.

 

Il protocollo informatico può trasformarsi in una scelta strategica e in un vantaggio competitivo per la tua organizzazione.

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