ZenShare e le sue funzionalità di gestione documentale
In questa sezione scoprirai come recuperare efficienza nei processi e presidiare meglio tutti i documenti e le informazioni relative ai tuoi processi di business.
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Una breve panoramica sulle principali funzionalità di gestione documentale di ZenShare.
La biblioteca è il repository dove tutti i documenti confluiscono dopo essere stati pubblicati, classificati e indicizzati. Da qui, si istanziano i processi più complessi di automazione dei flussi documentali, conservazione digitale, etc.
La biblioteca è il repository dove tutti i documenti confluiscono dopo essere stati pubblicati, classificati e indicizzati. Da qui, si istanziano i processi più complessi di automazione dei flussi documentali, conservazione digitale, etc.
Il modulo PEC di ZenShare consente di spedire e ricevere documenti via posta elettronica certificata con lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Il sistema traccia l'invio e la ricezione dei documenti, riconcilia le ricevute dei messaggi e registra eventuali anomalie verificatesi durante la trasmissione.
Il sistema traccia l'invio e la ricezione dei documenti, riconcilia le ricevute dei messaggi e registra eventuali anomalie verificatesi durante la trasmissione.
I documenti, corredati da un file csv che ne riepiloga i metadati, sono acquisiti in ZenShare dove vengono archiviati con procedure di foldering automatico e preclassificazione.
Da qui, si possono istanziare automaticamente processi di workflow per la lavorazione dei documenti o per l'invio al sistema di conservazione digitale.
Per protocollo informatico intendiamo tutte quelle procedure informatiche utilizzate dalle Amministrazioni Pubbliche e non per la gestione dei documenti. In questo video ti mostreremo il funzionamento del protocollo informatico all'interno di ZenShare.
Con ZenShare oltre a protocollare tutti i documenti, in formato cartaceo e digitale, in entrata in uscita o interni, è anche possibile smistare gli stessi documenti ad utenti o uffici competenti e inserirli, all’interno di un workflow documentale.