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ZenShare e le sue funzionalità di gestione documentale

In questa sezione scoprirai come recuperare efficienza nei processi e presidiare meglio tutti i documenti e le informazioni relative ai tuoi processi di business.

Accedi dal menu qui a destra, ai video che più ti interessano >>

La biblioteca di ZenShare

Una breve panoramica sulle principali funzionalità di gestione documentale di ZenShare.
La biblioteca è il repository dove tutti i documenti confluiscono dopo essere stati pubblicati, classificati e indicizzati. Da qui, si istanziano i processi più complessi di automazione dei flussi documentali, conservazione digitale, etc.

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Workflow documentale

Il modulo di workflow documentale di ZenShare consente di configurare e gestire processi di approvazione e smistamento dei documenti con layout differenti: dall'approvazione standard, alla modifica dei metadati, allo spostamento del documento all'interno della biblioteca, etc.
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Gestione Modelli

Con questa funzionailtà è possibile associare i documenti a modelli documentali predefiniti, parametrizzabili dall'utente in base alle tipologie doucumentali gestite. Si definisce un set di metadati, facoltativi o obbligatori, che verrano proposti in fase di archiviazione del documento.
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Scansioni

E' possibile ricevere in modo automatico i documenti dalle periferiche di rete (Scan-to-folder).
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Modulo PEC

Il modulo PEC di ZenShare consente di spedire e ricevere documenti via posta elettronica certificata con lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Il sistema traccia l'invio e la ricezione dei documenti, riconcilia le ricevute dei messaggi e registra eventuali anomalie verificatesi durante la trasmissione.

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Importazioni massive


I documenti, corredati da un file csv che ne riepiloga i metadati, sono acquisiti in ZenShare dove vengono archiviati con procedure di foldering automatico e preclassificazione.
Da qui, si possono istanziare automaticamente processi di workflow per la lavorazione dei documenti o per l'invio al sistema di conservazione digitale.
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Plugin di Integrazione con Office

Consente di ottenere l'integrazione di ZenShare con i principali programmi del pacchetto Office (Word, Excel, Power Point, Outlook).
E' possibile, lavorando sui file di Office, salvare o aprire documenti direttamente su/da ZenShare senza abbandonare la sessione di lavoro.
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Protocollo informatico

Per protocollo informatico intendiamo tutte quelle procedure informatiche utilizzate dalle Amministrazioni Pubbliche e non per la gestione dei documenti. In questo video ti mostreremo il funzionamento del protocollo informatico all'interno di ZenShare.
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Smistamento di un documento protocollato

Con ZenShare oltre a protocollare tutti i documenti, in formato cartaceo e digitale, in entrata in uscita o interni, è anche possibile smistare gli stessi documenti ad utenti o uffici competenti e inserirli, all’interno di un workflow documentale.
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Tutti i video sulla gestione documentale

  • La biblioteca
  • Workflow documentale
  • Gestione dei modelli
  • Scansioni
  • Modulo Pec
  • Importazioni massive
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Interzen

Interzen Consulting è una società di consulenza su tecnologie dell'informazione focalizzata su gestione documentale e CRM.
L’impresa sviluppa soluzioni di e-business per la media e grande impresa italiana, operando anche a livello internazionale.

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