1. PROCESSO MARKETING

LEAD MANAGEMENT

Sviluppo del business aziendale per la sostituzione dei clienti persi oppure per l’ampliamento del portafoglio clienti e - di conseguenza - della quota di mercato.

Cosa puoi fare. ZenCRM consente di gestire i nominativi dei clienti potenzialmente interessati ai prodotti/servizi commercializzati, nel pieno rispetto della normativa europea GDPR. ZenCRM ha lo strumento agenda integrato, con cui è possibile pianificare tutte le attività necessarie (email, telefonate, incontri) per avviare una relazione commerciale.

LEAD NURTURING

Informare i propri clienti o quelli potenziali dei prodotti/servizi commercializzati per avvicinarli alla decisione di acquisto ed innescare un processo di vendita.

Cosa puoi fare. Con ZenCRM è possibile gestire una campagna di marketing digitale (creazione e invio di newsletter), oppure marketing tradizionale (evento, fiera, congresso). In più, è disponibile la funzionalità del marketing automatico, con cui costruire una sequenza di messaggi in grado di comunicare tutti i molteplici aspetti dei propri prodotti/servizi commercializzati.

LEAD SCORING

Identificare il livello di interesse dei potenziali clienti per pianificare successivamente attività di marketing mirate oppure azioni di contatto diretto.

Cosa puoi fare. Con ZenCRM puoi monitorare i visitatori del sito web aziendale riportando le keyword di ricerca e le successive pagine visitate; puoi inoltre tracciare altre azioni come richieste online di informazioni, aperture di messaggi e-mail dalle campagne e relativi click.

CATALOGO PRODOTTI

Offrire ai venditori aziendali una sorgente di informazioni unica, completa ed aggiornata con tutti i prodotti/servizi commercializzati, validati dalla direzione vendite.

Cosa puoi fare. ZenCRM contiene un catalogo prodotti (integrabile con una fonte dati esterna, ad esempio il gestionale/ERP aziendale), dotato di un sistema di filtri di ricerca (codice, articolo, categoria) in grado di effettuare ricerche dettagliate.

GESTIONE PRIVACY

Trattare in maniera conforme al regolamento europeo 2016/679 (GDPR, General Data Protection Regulation) i dati personali ed aumentare il livello di sicurezza e di tutela della loro riservatezza.

Cosa puoi fare. ZenCRM prevede la gestione differenziata di 3 aree di consenso al trattamento dei dati personali: è possibile archiviare il consenso rilasciato dall’interessato, monitorarne la scadenza, consentire all’interessato di aggiornare in autonomia il proprio consenso, anonimizzare i dati personali laddove il consenso al trattamento sia scaduto oppure negato; è infine disponibile un pannello di controllo riservato al DPO aziendale per configurare la gestione dei dati personali secondo la privacy policy aziendale.

SONDAGGI ONLINE

Gestire sondaggi e questionari destinati a clienti e potenziali clienti, al fine di ottenere informazioni importanti sull’utilizzo, l’efficacia e i margini di miglioramento possibili su prodotti e servizi offerti.

Cosa puoi fare. In ZenCRM è possibile selezionare a quali clienti sottoporre il questionario, ed inviarne l’invito tramite email; è inoltre consentita la compilazione in più step. ZenCRM consente di sollecitare i clienti alla compilazione del questionario e di visionare in tempo reale, a video o in un file PDF, sia i questionari già completati che quelli ancora in fase di compilazione.

MATERIALE DI COMUNICAZIONE

Dotare la forza vendite di un’applicazione specifica per la presentazione dinamica dei materiali di comunicazione anche in modalità offline.

Cosa puoi fare. ZenCRM fornisce una mobile app per tablet Apple iPad e Microsoft Windows, contenente immagini, testi e video organizzati per aree tematiche, facilmente navigabili grazie ad un’interfaccia semplice e accattivante. ZenCRM consente l’archiviazione e la gestione dei documenti (immagini, testi e video) da parte di un utente amministratore; la forza vendite riceve notifica dei nuovi contenuti disponibili nell’applicazione.

2. PROCESSO VENDITE

GESTIONE AZIENDE

Archiviare i clienti attivi o potenziali; ricercare e selezionare le imprese in base a caratteristiche comuni (cluster) per analisi delle potenzialità commerciali e pianificazione dell’attività di vendita.

Cosa puoi fare. ZenCRM gestisce il profilo delle aziende, consentendo una classificazione dettagliata con la definizione di campi anagrafici personalizzati. Inoltre, è possibile effettuare ricerche specifiche sulle imprese utilizzando più parametri simultaneamente.

GESTIONE CONTATTI

Raccogliere i contatti con cui relazionarsi per lo svolgimento dell’attività commerciale; ricercare e selezionare i contatti in base a caratteristiche comuni (cluster) per identificare i migliori interlocutori presso le aziende e pianificare future azioni commerciali.

Cosa puoi fare. ZenCRM archivia il profilo anagrafico dei contatti, consentendo una classificazione dettagliata grazie anche alla possibilità di creare campi personalizzati. Inoltre, in ogni scheda anagrafica sono aggregate attività pianificate per il futuro oppure effettuate in passato, oltre ad azioni come richieste online di informazioni, aperture di messaggi e-mail dalle campagne e relativi click.

AGENDA CONDIVISA

Consentire al venditore di organizzare il proprio lavoro e di collaborare con i colleghi. Dare alla direzione commerciale uno strumento con cui seguire l’attività di ciascun venditore, sia trascorsa che futura.

Cosa puoi fare. ZenCRM offre a ciascun venditore l’agenda personale in cui pianificare e tracciare chiamate, riunioni ed altre attività, con la possibilità sia di invitare colleghi alle proprie attività che di assegnare attività ad altri partecipanti.

REPORT VISITA

Avere una modalità standardizzata per la compilazione dei report visita; avere a disposizione lo storico dei report visita per analizzare in dettaglio il rapporto con ogni singolo cliente.

Cosa puoi fare. ZenCRM offre al venditore una procedura guidata per la compilazione del report visita; è possibile inoltre condividere il report visita con altri utenti di ZenCRM e con i contatti lato cliente.

CAMPIONATURA

Tenere traccia delle richieste dei campioni di prodotto, registrare il successivo riscontro da parte del cliente e dare quindi supporto al processo di vendita.

Cosa puoi fare. Con ZenCRM è possibile gestire l’intero processo della campionatura, dalla richiesta di invio alla spedizione del campione di prodotto, raccogliendo poi in un report visita il riscontro da parte del cliente.

OPPORTUNITÀ

Seguire tutte le trattative economiche dell’azienda, il loro stato di avanzamento ed il portafoglio di opportunità economiche dei singoli venditori.

Cosa puoi fare. ZenCRM consente di tracciare in dettaglio le opportunità commerciali: è possibile inserire singole voci di ricavo/costo, inserire i prodotti prelevandoli direttamente dal catalogo, indicare la fase di vendita di riferimento. Ogni opportunità commerciale viene rappresentata da ZenCRM con un grafico; ad ogni modifica effettuata dal venditore (ricavi, costi, marginalità, fase di vendita) ZenCRM compie un aggiornamento del grafico evidenziando l’andamento dell’opportunità stessa nel corso del tempo.

COMPETITOR

Comprendere la rilevanza del contesto concorrenziale sui propri clienti e prospect consente di rispondere con un’offerta economica adeguata.

Cosa puoi fare. In ZenCRM è possibile classificare tutte le imprese competitor e successivamente mappare le opportunità economiche con cui presidiano prospect e clienti a portafoglio.

ASSET INVENTORY

Avere una conoscenza delle attuali forniture del cliente, quanto a prodotti e/o servizi nostri competitor, precedentemente acquistati ed attualmente in uso.

Cosa puoi fare. Con ZenCRM è possibile costruire un quadro dettagliato dei prodotti e/o servizi già presenti presso i clienti a portafoglio o i prospect.

CONFIGURE PRICE QUOTE

Offrire ai venditori un configuratore di offerte economiche con la possibilità di creare più versioni differenti dello stesso preventivo.

Cosa puoi fare. ZenCRM offre l’opportunità di guidare la generazione di un preventivo economico con diversi dettagli e fornire al cliente finale più preventivi sui quali effettuare le sue valutazioni.

GEOLOCALIZZAZIONE

Avere a disposizione una visione di insieme della distribuzione sul territorio dei propri clienti e dei prospects, ed ottimizzare gli appuntamenti presso le loro sedi.

Cosa puoi fare. Mediante l’integrazione con Google Maps, ZenCRM consente di visualizzare sulle mappe geografiche aziende, leads, contatti ed appuntamenti, e le relative indicazioni stradali.

ANAGRAFICA INTEGRATA CON ERP

Gestire in maniera unificata i contatti di ZenCRM, con dati costantemente aggiornati in quanto importati dalle anagrafiche contatti presenti all’interno del gestionale aziendale (ERP).

Cosa puoi fare. ZenCRM è in grado di integrarsi con sistemi esterni (ad esempio, i gestionali per la contabilità aziendale) utilizzando dati provenienti da un’unica sorgente centralizzata.

GESTIONE AGENTI

Monitorare le visite che agenti commerciali e venditori effettuano presso i contatti.

Cosa puoi fare. Con ZenCRM è possibile definire gli obiettivi del singolo venditore sui propri contatti, obiettivi poi inviati al proprio responsabile tramite workflow per approvazione. Successivamente, il venditore pianifica le visite presso i propri contatti, per le quali ZenCRM genera un report di sintesi con visite effettuate/ancora da effettuare.

CAMPIONATURA INTEGRATA CON LA LOGISTICA

Definire, approvare ed allocare il budget di spesa previsto per l’invio di campioni di prodotto da parte degli agenti rappresentanti a clienti e potenziali clienti, in maniera integrata con il reparto di logistica dell’azienda

Cosa puoi fare. Con ZenCRM è possibile impostare un budget complessivo per la distribuzione della campionatura, che verrà poi suddiviso tra gli area manager, e da questi ultimi successivamente allocato tra i vari agenti rappresentanti di rispettiva competenza. Ogni ordine per l’invio di campioni di prodotto è sottoposto all’approvazione dell’area manager di riferimento; successivamente l’ordine passa all’area logistica che, in base alla disponibilità di magazzino, esegue l’invio e contestualmente aggiorna il totale dei campioni ancora disponibili. Ciascun agente, nella redazione degli ordini per l’invio di campioni di prodotto, avrà il vincolo di restare nei limiti del budget assegnatogli; è comunque previsto un sistema di compensazione tra i budget dei diversi agenti.

GESTIONE GARE

Velocizzare ed automatizzare il processo di generazione dei documenti di gara per la partecipazione ai bandi di fornitura di uno o più lotti di prodotto.

Cosa puoi fare. Con ZenCRM è possibile definire su una determinata opportunità di vendita uno o più lotti e sub-lotti di prodotto, scelti direttamente dal catalogo prodotti presente all’interno del sistema, e generare un documento di offerta a partire da un template e che riporti la descrizione dei prodotti selezionati, il prezzo unitario, l’eventuale scontistica applicata ed il totale.

GESTIONE ORDINI ASL

Semplificare le procedure di ricezione, smistamento e gestione degli ordini d’acquisto provenienti dai clienti.

Cosa puoi fare. ZenShare è in grado di scaricare i documenti degli ordini d’acquisto precedentemente inviati ad una casella di posta elettronica dedicata, estraendone i dati di mittente ed oggetto; i documenti sono poi inseriti in automatico in un workflow approvativo in cui gli utenti leggono i dati di ciascun ordine d’acquisto, li inseriscono all’interno di SAP per l’associazione con il numero d’ordine corrispondente, ed approvano così l’ordine d’acquisto.

3. PROCESSO COMMESSE

COMMESSE

Misurare le componenti economiche (costi e ricavi) e la relativa marginalità (profit and loss), tenere traccia di fasi, attività e task (WBS) di cui si compone la commessa.

Cosa puoi fare. ZenCRM prevede la creazione della commessa a partire dal contratto da cui essa stessa ha origine; inoltre, la commessa conterrà tutte le attività inserite nel preventivo (modulo CPQ di ZenCRM). Nella commessa è disponibile il riepilogo delle informazioni economiche e della sua marginalità.

RENDICONTAZIONE

Tracciare tempi effettivi di realizzazione e marginalità delle commesse.

Cosa puoi fare. Accedendo a ZenCRM le risorse umane possono rendicontare le proprie ore di lavoro quotidiano in base ai differenti task delle commesse sui quali hanno lavorato.

APPROVAZIONE

Verificare ed approvare le ore di lavoro rendicontate dalle risorse umane sulle commesse aperte.

Cosa puoi fare. Area di ZenCRM in cui gli utenti approvatori accedono alle rendicontazioni inserite dalle risorse umane, potendole approvare o rifiutare.

4. PROCESSO RISORSE UMANE

RICHIESTA FERIE/PERMESSI

Gestire in maniera snella le richieste di ferie o permessi da parte del personale aziendale.

Cosa puoi fare. Area di ZenCRM in cui le risorse umane possono inserire richieste di ferie o permessi; ogni richiesta viene inserita in un processo approvativo per il quale è possibile configurare gli utenti incaricati dalle approvazioni.

PIANO FERIE

Avere una panoramica completa di ferie, permessi, malattie e congedi del proprio personale aziendale.

Cosa puoi fare. ZenCRM prevede un’area dedicata alle risorse umane in cui il singolo lavoratore può pianificare le proprie ferie e visualizzare lo stato delle richieste di ferie o permessi precedentemente inserite.

FOGLIO PRESENZE

Offrire all’amministrazione aziendale un riepilogo aggiornato e completo delle presenze mensili delle risorse umane.

Cosa puoi fare. ZenCRM gestisce una vista riepilogativa per giorni lavorativi e risorse umane contenente le ore lavorative rendicontate sul sistema.

5. PROCESSO AMMINISTRAZIONE

CONTRATTI

Avere una gestione centralizzata di tutti i contratti aziendali ed il monitoraggio delle relative scadenze.

Cosa puoi fare. In ZenCRM è presente l’archivio di tutti i contratti; al singolo contratto sono associate le relative fatture, eventuali documenti correlati ed il riepilogo dei prodotti/servizi oggetto di fornitura. In prossimità della scadenza temporale del contratto ZenCRM invia una notifica al venditore.

FATTURA ELETTRONICA

Gestire il ciclo attivo e passivo della fatturazione elettronica.

Cosa puoi fare. ZenCRM prevede la gestione integrata delle fatture elettroniche; per ogni contratto riporta le fatture attive associate, consente di definire le differenti tranche di fatturazione (acconto, stato di avanzamento lavori, saldo), indica gli eventuali insoluti. Grazie all’integrazione con ZenShare Fatturazione Elettronica è disponibile uno scadenziario delle fatture attive da emettere; a partire da quest’ultimo è possibile generare la singola fattura attiva in formato XML, inviarla allo SDI e conservarla digitalmente insieme con i relativi esiti; è consentita inoltre la gestione integrata delle fatture passive pervenute dallo SDI, con workflow per approvazione e successiva conservazione digitale a norma di legge.

DASHBOARD

Monitorare in tempo reale l’andamento economico complessivo dell’azienda.

Cosa puoi fare. ZenCRM mette a disposizione un pannello di controllo dotato di numerosi grafici interattivi di tipo economico dedicati al business aziendale: si tratta di una reportistica sia a consuntivo che previsionale.

RIMBORSI CHILOMETRICI AGENTI
gestione dei rimborsi chilometrici dei rep

Tracciare in un unico archivio gli ordini d’acquisto provenienti dalle commesse, ed il corrispondente stato di avanzamento.

Cosa puoi fare. Con ZenCRM è possibile produrre un ordine d’acquisto in cui accorpare più richieste di acquisto, legate alla stessa commessa. Seguono quindi la generazione del documento di ordine a partire da un template PDF personalizzato, l’invio dell’ordine al processo approvativo e la riconciliazione finale dell’ordine con la fattura passiva correlata.

6. PROCESSO CUSTOMER CARE

CASE MANAGEMENT

Registrare richieste di informazioni, segnalazioni e reclami ricevuti dall’azienda e le successive attività compiute in risposta.

Cosa puoi fare. ZenCRM consente di aprire un ‘caso’ (sia automaticamente che manualmente) in presenza di richieste di informazioni, reclami e segnalazioni; ciascun caso può essere successivamente assegnato ad un operatore specifico, per essere preso in carico e gestito.

TROUBLE TICKETING

Gestire in modo semplice e risolutivo le richieste di supporto ed assistenza tecnica provenienti via email dai propri clienti.

Cosa puoi fare. ZenCRM, mediante una speciale integrazione con OTRS (l’Open-source Ticket Request System tra i più diffusi al mondo), consente di visualizzare direttamente al suo interno l’elenco di tutti i ticket OTRS associati ad ogni cliente, e di aprire una nuova opportunità di vendita a fronte di un ticket ricevuto.

7. PROCESSO ACQUISTI

FORNITORI

Avere a disposizione un archivio unico dei fornitori aziendali.

Cosa puoi fare. ZenCRM gestisce il profilo dei fornitori, consentendo una classificazione dettagliata con la definizione di campi anagrafici personalizzati. Nella gestione di una commessa, inoltre, è possibile tracciare le forniture esterne di prodotti e servizi facendo riferimento ai fornitori di questo archivio.

RICHIESTE DI ACQUISTO

Tenere traccia in un unico archivio di tutte le richieste di acquisto provenienti dalle commesse oppure estemporanee (cioè non provenienti da una commessa).

Cosa puoi fare. ZenCRM offre la possibilità di creare la richiesta d’acquisto per ogni prodotto/servizio previsto nelle commesse. Ogni richiesta d’acquisto viene inserita in un processo approvativo configurabile in più fasi.

ORDINI DI ACQUISTO

Tracciare in un unico archivio gli ordini d’acquisto provenienti dalle commesse, ed il corrispondente stato di avanzamento.

Cosa puoi fare. Con ZenCRM è possibile produrre un ordine d’acquisto in cui accorpare più richieste di acquisto, legate alla stessa commessa. Seguono quindi la generazione del documento di ordine a partire da un template PDF personalizzato, l’invio dell’ordine al processo approvativo e la riconciliazione finale dell’ordine con la fattura passiva correlata.