Astral

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Cliente: Astral S.p.A.

Sito Web: www.astralspa.it

Settore: Pubblica Amministrazione

Soluzioni adottate: ZenDMS Workflow Edition

Problema:
– la  gestione, protocollazione, ricerca e conservazione dei documenti avveniva in modo spesso caotico, subendo rallentamenti e inefficienze dovute al sistema preesistente e alla  ingente quantità di documenti sia digitali che cartacei in attesa di essere protocollati e archiviati;
– venivano riscontrati anche disagi a livello operativo nello smistamento dei documenti agli uffici o ai responsabili di competenza e nella gestione delle fatture elettroniche;
– crescenti livelli di stress del personale legati alla difficoltà di utilizzo del vecchio sistema.

Esigenza:
– sostituzione del precedente sistema di protocollo informatico per obsolescenza;
– protocollazione dei flussi documentali in entrata/uscita, gestione di fascicoli documentali;
– necessità di un opportuno sistema di gestione dei workflow autorizzativi;
– conservazione digitale del registro di protocollo giornaliero in conformità delle prescrizioni di legge.

Obiettivi:
– standardizzazione e semplificazione della gestione dei flussi documentali;
– automatizzazione delle delle operazioni di protocollazione dei documenti in entrata, in uscita e interni nel rispetto dei requisiti normativi;
– garantire un accesso sicuro e controllato ai documenti;
– maggiore trasparenza e semplificazione amministrativa.

Soluzione implementata:
Il Document Management System di ZenDMS nella sua edizione Workflow Edition con servizio integrato di conservazione digitale a norma AgID ha permesso di fornire al cliente una soluzione unica per la protocollazione dei documenti, la loro archiviazione e conservazione a norma, lo smistamento rapido dei documenti e per  la gestione efficiente dei workflow autorizzativi.

Aree aziendali: Area Documentale / Servizi generali e Segreteria

Benefici ottenuti:
ZenDMS ha permesso un risparmio significativo sia in termini di tempo che di costi per lo svolgimento delle normali operazioni amministrative, garantendo sempre i massimi livelli di sicurezza. E’ stato riscontrato un sensibile miglioramento nei livelli di efficienza grazie alla dismissione del vecchio sistema di protocollazione e alla digitalizzazione dei processi documentali, che ha portato ampi benefici anche sul fronte della qualità del lavoro e della cooperazione interna.