Cliente: ATC Foggia, Ambito Territoriale di Caccia della Provincia di Foggia

Sito Web: www.atcfoggia.it

Settore: Servizi territoriali

Soluzioni adottate: ZenDMS Protocol Edition

Problema: Caos nella gestione e nello svolgimento delle operazioni di protocollazione in particolare dei documenti ricevuti o inviati via PEC. Gravi inefficienze dovute alla difficoltà di  protocollare manualmente documenti che non trovavano poi una opportuna collocazione in archivio, causando gravi difficoltà anche nella ricerca e nel reperimento delle informazioni. Problemi nella definizione di un accesso autorizzato a determinate categorie di documenti in base al tipo di utenza. Inefficienze ed elevati livelli di stress legati alla frequente perdita di documenti.

Esigenza: Gestione, protocollazione ed archiviazione delle PEC aziendali in entrata ed in uscita tramite un sistema in grado di comunicare con il Client di posta e contestualmente in grado di consentire le operazioni di protocollazione  dei documenti /e-mail in modo semplice.  Necessità di far confluire tutti io documenti cartacei in un archivio digitale, di facile consultazione e accedibile in base a profili utente predefiniti.

Obiettivi: Razionalizzare, snellire e semplificare tutto il processo di ricezione, protocollazione e archiviazione dei documenti in entrata e in uscita sia in formato digitale che cartaceo. Riduzione del livello di stress tra gli operatori, eliminazione del rischio di perdita dei documenti.

Soluzione implementata:  ZenDMS Protocol Edition ha risolto i problemi legati alla gestione dei documenti e del protocollo informatico. La soluzione di gestione documentale e protocollo informatico della Suite ZenShare ha permesso di gestire in modo efficiente e automatico la registrazione/protocollazione, la classificazione l’archiviazione, l’assegnazione e lo smistamento della corrispondenza in entrata, in uscita e interna.

Aree aziendali coinvolte: Servizi generali e segreteria.

Benefici ottenuti: l’implementazione di ZENDMS ha pienamente soddisfatto le esigenze del cliente e risolto i problemi relativi alla gestione e protocollazione dei documenti, snellendo le operazioni di gestione smistamento, semplificando e rendendo più efficienti le operazioni di protocollazione, eliminando la perdita accidentale di documenti. L’archiviazione la conservazione digitale a norma di legge ha generato un sistema finalmente razionale e ordinato di classificazione garantendo agli operatori una ricerca facile e un reperimento pressoché immediato dei documenti.