Cliente: CAA-CIA

Sito Web: www.caa-cia.it

Settore: Servizi

Soluzioni adottate: ZenDMS Protocol Edition

Problema: l’area di gestione documentale era caratterizza da molteplici disagi in particolare per quanto concerne la protocollazione dei documenti. Venivano lamentati disagi e tempistiche troppo lunghe nelle operazioni di smistamento dei documenti agli uffici o ai responsabili di competenza.

Esigenza:
– possibilità di protocollare senza difficoltà e in modo automatizzato le comunicazioni in uscita verso gli Enti Pubblici e la documentazione in entrata proveniente dai differenti interlocutori;
– smistamento rapido dei documenti destinati ad altri uffici e di un’archiviazione dei documenti digitalizzati e dei messaggi provenienti da email/PEC, rispondente ai requisiti di legge e dei criteri di sicurezza e riservatezza dei dati.

Obiettivo/i:
– gestione automatizzata delle operazioni di protocollo e di archiviazione di tutti i documenti in entrata e in uscita sia in formato cartaceo sia in formato digitale;
– drastica riduzione della documentazione cartacea;
– azzeramento del rischio di perdita di documenti;
– generale incremento dei livelli di efficienza nell’espletamento delle pratiche.

Soluzione implementata:
La soluzione di Document Management System, ZenDMS, nella sua Protocol Edition e con conservazione digitale certificata AGID, ha soddisfatto l’esigenza di:
– una gestione ottimizzata del protocollo e dei flussi documentali anche tra differenti uffici provinciali
– un’archiviazione razionale mediante titolario di classificazione.

Aree aziendali coinvolte: Servizi generali e segreteria / Pubblica Amministrazione.

Benefici ottenuti: l’implementazione di ZenDMS Protocol Edition ha pienamente soddisfatto le esigenze del cliente e risolto i problemi relativi alla gestione e la protocollazione dei documenti, eliminando anche il rischio di perdita accidentale di documenti. L’archiviazione e la conservazione digitale a norma di legge hanno generato un sistema finalmente razionale e ordinato di classificazione, garantendo agli operatori una ricerca facile e un reperimento pressoché immediato delle informazioni.