Chopard

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Cliente: Chopard

Sito Web: www.chopard.it

Settore: Fashion and Luxury

Soluzioni adottate: ZenDMS

Problema: La mole di documenti cartacei divenuta ormai preoccupante metteva seriamente a rischio l’efficienza aziendale nello svolgimento delle attività legate allo smistamento, la modifica, l’archiviazione e la ricerca dei documenti. Troppo lunghi infatti i tempi di ricerca dei documenti, ma soprattutto l’assenza di uno strumento adeguato rendeva complicato e farraginosa la gestione del ciclo di vita dei documenti.

Esigenza: dotarsi di uno strumento che fosse in grado di ridurre la quantità di documenti cartacei presenti in azienda attraverso un processo di conversione dei documenti in formato digitale, che garantisse anche una piena conformità ai requisiti normativi in materia di conservazione sostitutiva. Tra i desiderata c’era anche quello di una gestione semplice e sicura dei documenti, di una maggiore standardizzazione ed efficienza generale nella gestione sia del ciclo passivo che attivo.

Obiettivi:
– drastica riduzione della documentazione cartacea;
– organizzazione razionale delle informazioni;
– accesso sicuro e riservato alle informazioni;
– gestione efficiente e automatizzata di tutto il ciclo di vita dei documenti;
– conservazione a norma;
– ricerca rapida dei documenti archiviati.

Descrizione Progetto:
Installazione di ZenDMS per la dematerializzazione dei flussi documentali.

Soluzione implementata: L’installazione della soluzione di Document Management System della Suite ZenShare, ZenDMS,   ha permesso l’automazione dei processi amministrativi interni al gruppo. La digitalizzazione, l’archiviazione e conservazione dei documenti fiscali del ciclo attivo e passivo è stata realizzata nel rispetto della normativa vigente in materia di dematerializzazione e conservazione digitale dei documenti.

Aree aziendali/ente coinvolte: Amministrazione, finanza e controllo

Benefici: Tra i vantaggi e i benefici più significativi scaturiti dall’adozione di ZenDMS, la sensibile riduzione dei tempi di lavorazione, approvazione e registrazione dei documenti contabili ed un aumento generale della produttività dell’area amministrativa e contabile, infine l’eliminazione degli sprechi legati alla perdita di documenti ed altri fattori legati ad una gestione tradizionale dei documenti.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Benefici ottenuti: