Copagri Campania

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Cliente: Copagri Campania

Sito Web: www.copagricampania.it

Settore: Sindacale

Soluzioni adottate: ZenDMS Protocol Edition

Problema:

– difficoltà nella protocollazione dei documenti in entrata e in uscita, quantità sempre crescenti di documenti cartacei;
– flussi documentali fuori controllo a fronte invece di un numero sempre crescente di servizi erogati;
– enormi problemi logistici nella protocollazione di documenti destinati ad uffici con diversa dislocazione sul territorio;
– elevato numero di documenti andati perduti;
– costante decrescita dei livelli di efficienza nello svolgimento  processi amministrativi e livelli di stress crescente tra gli operatori;
– tempi sempre più lunghi nella ricerca e nel recupero dei documenti.

Esigenza: dotarsi di una soluzione semplice, facile da usare per la protocollazione dei documenti digitali e cartacei in entrata e in uscita, e per una loro successiva archiviazione in formato digitale che permettesse la riduzione del materiale cartaceo in circolazione e soprattutto una ricerca rapida dei documenti.

Obiettivi:
– semplificare la protocollazione e la gestione dei documenti assicurando sicurezza e trasparenza delle operazioni a prescindere dalla dislocazione territoriale degli uffici interessati;
– azzeramento della perdita di documenti;
-incremento dei livelli di performance e abbassamento dei livelli di stress attraverso l’introduzione di più efficienti strumenti di lavoro necessari allo svolgimento delle attività di protocollazione, smistamento, archiviazione e ricerca dei documenti.

Soluzione implementata: la soluzione in grado di assicurare il raggiungimento degli obiettivi è stata individuata in ZenDMS Protocollo Informatico.

Aree aziendali/ente coinvolte: Servizi generali e segreteria

Benefici ottenuti: L’implementazione di ZenDMS Protocollo informatico ha consentito di riportare sotto controllo tutti i parametri di efficienza e produttività. Le aspettative generate dall’adozione di una soluzione automatica per gestire e protocollare i documenti hanno trovato larga soddisfazione. Il riscontro tra gli utilizzatori della soluzione è stato ampiamente positivo abbattendo sul nascere qualsiasi reticenza legata fisiologicamente all’adozione di strumenti di lavoro nuovi e sconosciuti, favorendo, al contrario, una maggiore collaborazione e conseguentemente una maggiore qualità dei servizi erogati.