FNSI Federazione Nazionale Stampa Italiana

  • FNSI Federazione Nazionale Stampa Italiana

Cliente: FNSI Federazione Nazionale Stampa Italiana

Sito Web: www.fnsi.it

Settore: Informazione

Soluzioni adottate: ZenDMS Protocol Edition

Problema: estrema confusione e disordine nella gestione, protocollazione, ricerca e conservazione di una ingente quantità di documenti in prevalenza cartacei. Grande difficoltà e tempi troppo lunghi per lo smistamento dei documenti agli uffici o ai responsabili di competenza. Inefficienze ed elevati livelli di stress legati alla frequente perdita di documenti.

Esigenza: individuare un sistema semplice per razionalizzare il flusso di documenti, semplificare le operazioni di smistamento e protocollazione dei documenti. Eliminare, laddove possibile, la presenza di documentazione cartacea, snellire i tempi di ricerca dei documenti.

Obiettivo/i:
– sistema di gestione, protocollazione e archiviazione tutti i documenti in entrata e in uscita nel modo più semplice e automatico  possibile;
– drastica riduzione del materiale cartaceo
– riduzione dei tempi necessari alla ricerca dei documenti;
– eliminazione del rischio di perdita di documenti.

Soluzione implementata: La soluzione è stata individuata in ZenDMS Protocol Edition, la soluzione di Document Management System ad hoc per il protocollo informatico e provvista di certificazione AGID in materia di consevazione.

Aree aziendali coinvolte: Servizi generali e segreteria / Pubblica Amministrazione.

Benefici ottenuti: l’implementazione di ZenDMS Protocol Edition ha pienamente soddisfatto le esigenze del cliente e risolto i problemi relativi alla gestione e alla protocollazione dei documenti ed eliminando anche il fenomeno di perdita di documenti. L’archiviazione la conservazione digitale a norma di legge hanno generato un sistema finalmente razionale e ordinato di classificazione garantendo agli operatori una ricerca facile e un reperimento pressoché immediato dei documenti.