Henkel

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Cliente: Henkel Italia S.r.l.

Sito Web: www.henkel.it

Settore: Chimico

Soluzioni adottate: ZENDMS Workflow Edition

Problema: il cliente versava in una situazione di notevole caos e disagio nella gestione dei documenti, in particolare dei documenti sottoposti a regime di qualità, la documentazione tecnica delle linee di produzione, le informazioni relative alla sicurezza e la documentazione di prodotto in tutto il suo ciclo di vita. L’empasse più grave è stata individuata a carico dei flussi di approvazione dei documenti stessi. La mole di documenti cartacei da gestire aveva assunto proporzioni preoccupanti a grave discapito dell’efficienza globale dei dipartimenti aziendali coinvolti.

Esigenza: dai problemi evidenziati sopra nasceva quindi la necessità di una radicale riorganizzazione nella gestione dei documenti, dell’individuazione di un sistema che:
-riducesse drasticamente la quantità di documenti cartacei presenti in azienda
– automatizzasse il più possibile il processo di approvazione dei documenti
-agevolasse una ricerca e una consultazione rapida dei documenti archiviati.

Obiettivi:
-riportare il livello di efficienza nella gestione dei documenti a livelli più che apprezzabili
-trasformare in formato digitale il maggior numero di documenti cartacei possibile
-semplificare e standardizzare i processi di approvazione e revisione dei documenti stessi
-introdurre un criterio efficiente di classificazione e ricerca dei documenti archiviati.

Soluzione implementata: La soluzione più adatta al raggiungimento degli obiettivi descritti è stata individuata in ZenDMS nella sua Edizione Workflow, sistema di gestione documentale per gestire anche i processi di workflow.

Aree aziendali coinvolte: Servizi generali e segreteria / Amministrazione, finanza e controllo

Benefici: Con l’adozione di ZenDMS il cliente ha raggiunto, oltre a tutti gli obiettivi evidenziati sopra, il duplice obiettivo di: avere da un lato un rapido accesso alla documentazione tecnica indipendentemente dallo stabilimento di appartenenza; dall’altro un notevole aumento della produttività dovuto alla riduzione dei tempi di approvazione dei documenti, passando dai 15 giorni iniziali a mediamente 2 giorni attuali.