Pescara Energia

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Cliente: Pescara Energia S.p.A.

Sito Web: www.pescaraenergiaspa.it

Settore: Energia

Soluzioni adottate: ZenDMS Protocol Edition

Problema: la protocollazione dei documenti e delle mail in entrata e in uscita era ancora di tipo tradizionale, questo causava un rallentamento preoccupante dei flussi documentali e inefficienze crescenti su vari livelli in ambito documentale.

Esigenza:
adottare un sistema di protocollo informatico rispondente ai requisiti di legge con funzionalità documentali e in grado di:
– registrare elettronicamente documenti, email/PEC in entrata, in uscita e interni nel rispetto dei requisiti normativi;
– poter accedere ai documenti da qualsiasi dispositivo;
– garantire sicurezza e trasparenza delle procedure amministrative;
– abbattere i costi legati all’archiviazione e alla conservazione;
dei documenti;
– conservazione sostitutiva a norma di legge per i registri giornalieri di protocollo;
– facilitare la ricerca, l’identificazione e la consultazione dei documenti.

Obiettivi:
– snellire i flussi documentali;
– ottimizzare e automatizzare i processi legati alla protocollazione e più in generale al ciclo di vita dei documenti.

Soluzione implementata:
ZenDMS, la soluzione di Document Management nella sua Edizione focalizzata sul protocollo informatico, ha offerto un sistema di gestione documentale e un sistema di protocollo informatico a norma di legge, il monitoraggio delle caselle e-mail e PEC ed un insieme di filtri di ricerca avanzata per un reperimento veloce dei documenti e delle protocollazioni all’interno della piattaforma.

Aree aziendali: Servizi generali e segreteria

Benefici ottenuti:
L’introduzione di ZenDMS Protocollo Informatico ha apportato importanti benefici anche grazie ad una interfaccia facile da usare. Gli utenti accedono adesso comodamente e rapidamente ai documenti da lavorare/protocollare direttamente dalla loro scrivania personale.
Il superamento della protocollazione tradizionale e l’eliminazione dei registri cartacei, ha prodotto un effetto benefico in termini di accuratezza e soprattutto di efficienza dell’intera area documentale giocando anche a favore della trasparenza dei flussi di documenti nel rispetto di tutti i criteri di autenticità e sicurezza dei dati.