Cliente: Selecta S.p.A.

Sito Web: www.selecta.it

Settore: Stampa industriale e gestione documentale.

Soluzioni adottate: ZenDMS

Problema:
la quantità eccessiva di materiale incideva negativamente sull’efficienza dell’area documentale con ripercussioni non trascurabili anche sui costi da sostenere per l’archiviazione e la conservazione. Il rischio di perdita di documenti era elevato, la condivisione pressoché assente, e la ricerca dei documenti archiviati richiedeva tempi troppo lunghi rispetto alle esigenze aziendali.

Esigenza:
disporre di un sistema archiviazione e conservazione in formato digitale dei contratti aziendali in formato digitale che garantisse quindi la non deteriorabilità dei documenti, la condivisione e la ricerca rapida.

Obiettivi:
– ridurre in modo drastico la quantità di documenti cartacei e i costi necessari per la oro gestione e conservazione;
– aumentare l’efficienza e migliorare la qualità del lavoro;
– facilitare la condivisione delle informazioni nel rispetto dei vincoli di sicurezza e riservatezza;
– azzerare la perdita di documenti.

Soluzione implementata: ZenDMS, la soluzione di Document Management della Suite ZenShare, ha permesso la completa dematerializzazione dei flussi documentali e quindi di  intervenire efficacemente sulla gestione dei processi rendendoli più efficaci e monitorabili.

Aree aziendali coinvolte: Servizi generali e segreteria

Benefici ottenuti:
– navigazione rapida e intuitiva per categoria e tipologia documentale
– miglioramento delle performance aziendali grazie ad una gestione efficiente dei documenti.
– evoluzione del servizio verso un processo di conservazione sostitutiva dei documenti che così vengono progressivamente sostituiti dai loro equivalenti in formato digitale, conservando la loro valenza legale di forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.