Società degli Interporti Siciliani

  • Società degli Interporti Siciliani

Cliente: Società degli Interporti Siciliani

Sito Web: www.interporti.sicilia.it

Settore: Logistics

Soluzioni adottate: ZenDMS Protocol Edition

Problema:
– estrema confusione e disordine nella gestione, protocollazione, ricerca e conservazione di una ingente quantità di documenti sia digitali che cartacei;
– grande difficoltà e tempi troppo lunghi per lo smistamento dei documenti agli uffici o ai responsabili di competenza;
– inefficienze ed elevati livelli di stress legati alla frequente perdita di documenti.

Esigenza:
– dotarsi di uno strumento efficiente, automatico e facile da usare per protocollare i documenti in entrata e in uscita;
– ridurre drasticamente la mole di materiale cartaceo i circolazione
– protocollare senza difficoltà anche quei documenti destinati a uffici o unità organizzative con diversa dislocazione sul territorio.

Obiettivi:
– registrare in modo rapido, sicuro e standardizzato i documenti in entrata, in uscita e interni nel rispetto dei requisiti normativi;
– eliminare i registri cartacei e snellire i flussi documentali;
– garantire un accesso sicuro e controllato ai documenti da qualsiasi dispositivo, in qualunque momento, da qualunque sede;
– maggiore trasparenza e semplificazione amministrativa.

Soluzione implementata:
Il Document Management System di ZenDMS nella sua edizione per il Protocollo Informatico ha permesso:
-l’eliminazione dei registri cartacei;
-lo smistamento rapido dei documenti ad uffici anche dislocati diversamente sul territorio;
-la registrazione della corrispondenza e della documentazione in entrata, in uscita e interna in modo semplice, sicuro e a norma di legge.

Aree aziendali/ente coinvolte: Servizi generali e Segreteria

Benefici ottenuti:
ZenDMS ha permesso un risparmio significativo sia in termini di tempo che di costi per lo svolgimento delle normali operazioni amministrative, garantendo sempre i massimi livelli di sicurezza. E’ stato riscontrato un sensibile miglioramento nei livelli di efficienza grazie alla progressiva eliminazione dei documenti cartacei e alla digitalizzazione dei processi documentali, sono stati ottenuti ampi benefici anche sul fronte della cooperazione generale all’interno dell’organizzazione.