Cliente: Trenta S.p.A.

Sito Web: www.trenta.it

Settore: Energia

Soluzioni adottate: ZenDMS

Problema:
la quantità eccessiva di materiale incideva negativamente sull’efficienza dell’area documentale con ripercussioni non trascurabili anche sui costi da sostenere per l’archiviazione e la conservazione. Il rischio di perdita di documenti era elevato, la condivisione pressoché assente, e la ricerca dei documenti archiviati richiedeva tempi troppo lunghi rispetto alle esigenze aziendali.

Esigenza:
disporre di un sistema archiviazione e conservazione in formato digitale dei contratti aziendali in formato digitale che garantisse quindi la non deteriorabilità dei documenti, la condivisione e la ricerca rapida.

Obiettivi:
– ridurre in modo drastico la quantità di documenti cartacei e i costi necessari per la oro gestione e conservazione;
– aumentare l’efficienza e migliorare la qualità del lavoro;
– facilitare la condivisione delle informazioni nel rispetto dei vincoli di sicurezza e riservatezza;
– azzerare la perdita di documenti.

Soluzione implementata: ZenDMS , la soluzione di Document Management della Suite ZenShare, ha permesso la completa dematerializzazione dei flussi documentali e quindi di  intervenire efficacemente sulla gestione dei processi rendendoli più efficaci e monitorabili.

Aree aziendali coinvolte: Servizi generali e segreteria

Benefici ottenuti: ZenDMS ha consentito di archiviare e conservare in formato digitale i contratti aziendali grazie a un sistema che ne consente l’importazione e la riconciliazione previa scansione e apposizione di barcode identificativo.
Si è raggiunta così un’organizzazione razionale delle informazioni: i documenti sono sempre reperibili e consultabili in totale sicurezza e riservatezza, grazie all’assegnazione di specifici permessi di visualizzazione.