Protocollo informatico

Protocollo informatico integrato nella gestione documentale ZenDMS

protocollo informatico

Il complesso delle procedure informatiche utilizzate dagli Enti Pubblici e Privati, per la protocollazione e la gestione elettronica dei flussi documentali, va sotto il nome di Protocollo Informatico.

Il modulo di protocollo informatico di ZenShare Suite è una risorsa essenziale per rispondere a questo tipo di esigenza. La registrazione della corrispondenza in entrata, in uscita e interna degli enti pubblici e delle aziende private diventa così un’operazione semplice.

Il protocollo informatico di ZenShare Suite ottempera anche l’obbligo richiesto alle pubbliche amministrazioni
di invio in conservazione digitale del registro giornaliero.

Il modulo inoltre risponde ai requisiti normativi del DPR.445/2000 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa) e relative regole tecniche in merito alla gestione della documentazione amministrativa delle Pubbliche amministrazioni.

Qui in basso ti offriamo uno schema di facile comprensione per darti un quadro più chiaro del processo e delle features del Protocollo Informatico di ZenShare Suite.
PROTOCOLLO DOCUMENTI IN ENTRATA,
IN USCITA E INTERNI
CLASSIFICAZIONE E
ARCHIVIAZIONE
SMISTAMENTO,
ASSEGNAZIONE
WORKFLOW DI
APPROVAZIONE*
  Assegnazione del progressivo univoco

  Stampa etichetta barcode cartaceo e digitale (tramite apposizione di un watermark sui file in formato pdf

  Stampa ricevuta

  Integrazione con PEC/email

  Rubrica anagrafica mittenti e destinatari

  Gestione Multi Ente

  Gestione Multi A.O.O. (Area Organizzativa Omogenea)

  Gestione Multi U.O.R. (Unità Organizzativa Responsabile)

  Modifica delle registrazioni

  Gestione protocollo di emergenza

  Gestione dei registri giornalieri e annuali

  Funzionalità di ricerca

  Gestione ACL (permessi utente per l’accesso alle registrazioni di protocollo)

  Gestione del titolario di classificazione

  Gestione fascicoli

  Archiviazione automatica dei documenti protocollati

Gestione degli allegati

  Gestione smistamento manuale e automatico

  Gestione presa visione, rifiuto del documento e nuovo inoltro del documento smistato

 Scrivania personale dei documenti da lavorare

  Designer grafico per la generazione e la gestione dei workflow approvativi

  Gestione dei gruppi di approvatori

  Gestione modalità di approvazione (singola, a maggioranza, unanimità, su selezione etc.)

  Gestione notifiche via e-mail dei passaggi di stato

  Track-log dei documenti in approvazione

  Dashboard di monitoraggio dei processi approvativi

(*) Opzionalmente, ZenShare Suite prevede la possibilità di attivazione di workflow documentali approvativi e, contestualmente, la possibilità di monitoraggio dei processi (track log). In altre parole, un documento una volta processato e preso in carico, potrà essere inserito in uno specifico processo di approvazione. L’utente che avvia il ‘processo approvativo’ dovrà semplicemente selezionare il tipo di workflow. Il documento, così instradato, verrà visualizzato (direttamente nella home operativa) dall’utente approvatore che avrà il compito di approvare, rifiutare o sospendere il processo.

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