Produzione documentale digitale e strutturata con ZenShare UP
Il Modulo di Produzione Documentale di ZenShare UP consente alle organizzazioni pubbliche e private di gestire in modo nativo e automatizzato l’intero ciclo di creazione dei documenti informatici, dalla predisposizione del modello fino alla validazione, con possibilità di integrazione con la firma elettronica e la conservazione digitale.
La produzione documentale non è più un’attività scollegata dai processi, ma diventa parte integrante della gestione documentale e dei workflow approvativi, garantendo efficienza operativa, riduzione degli errori e pieno controllo dei metadati.
I vantaggi della Produzione Documentale con ZenShare UP
Serie documentali e modelli: la base della produzione documentale
La produzione dei documenti in ZenShare UP parte dalla creazione delle serie documentali (ad esempio determine, deliberazioni, contratti, ordinanze), che rappresentano il riferimento organizzativo e normativo della documentazione.
Per ogni serie documentale è possibile:
• definire i metadati, inclusi quelli necessari all’eventuale invio in conservazione digitale;
• configurare n tipologie di documento, ciascuna associata a uno specifico template documentale;
• stabilire le regole di archiviazione e la collocazione all’interno del sistema documentale.
Questo approccio assicura uniformità, tracciabilità e coerenza nella produzione dei documenti informatici.
Generazione automatica dei documenti tramite template
Ogni tipologia documentale è collegata a un template precaricato sulla piattaforma, che guida l’utente nella redazione del documento e riduce drasticamente tempi e margini di errore.
Grazie all’utilizzo di specifici tag, i metadati definiti nel modello documentale vengono ripresi automaticamente all’interno del documento, garantendo:
• coerenza tra contenuto e dati descrittivi;
• eliminazione delle duplicazioni manuali;
• maggiore qualità e affidabilità del documento informatico.
Creazione dei documenti nel titolario o nei fascicoli
Con ZenShare UP è possibile creare un documento:
• direttamente all’interno di una voce del titolario;
• oppure all’interno di uno specifico fascicolo, già aperto o in fase di costituzione.
La produzione documentale è quindi perfettamente integrata con la classificazione e la fascicolazione, nel rispetto delle regole archivistiche e delle Linee guida AgID.
Editing online integrato e collaborazione
La piattaforma mette a disposizione uno strumento di editing online integrato, che consente di:
• modificare i documenti in fase di bozza;
• intervenire sui contenuti durante il workflow approvativo;
• lavorare in modo collaborativo senza esportazioni o strumenti esterni.
Tutto avviene all’interno di ZenShare UP, mantenendo il pieno controllo delle versioni e delle modifiche.
Workflow approvativi di convalida e firma
Ogni serie documentale può essere collegata a un workflow approvativo, configurabile in base alle esigenze organizzative.
I workflow permettono di gestire in modo strutturato:
• le fasi di verifica e approvazione;
• la convalida del documento;
• l’eventuale firma digitale;
• il passaggio automatico alle fasi successive del processo.
La produzione documentale diventa così parte integrante dei processi digitali dell’ente, con piena tracciabilità delle attività e dei ruoli coinvolti.
Richiedi una demo gratuita e scopri come ZenShare UP può aiutare il tuo Ente a produrre i documenti digitali in maniera automatizzata
