La trasformazione digitale sicura e a norma
Digitalizzazione della Pubblica Amministrazione. Cosa prevede l’AgID
La digitalizzazione della Pubblica Amministrazione (PA) italiana è una priorità strategica, guidata dalle direttive AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale, che mirano a modernizzare i processi amministrativi attraverso l’adozione di tecnologie avanzate.
Le “Linee Guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” pubblicate nel 2021 rappresentano un riferimento centrale per tutte le PA, obbligandole a conformarsi a standard di interoperabilità, sicurezza e trasparenza.
Uno dei pilastri della trasformazione digitale è la migrazione al Cloud, che garantisce flessibilità, efficienza e sicurezza. Il Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione prevede obiettivi ambiziosi per migrare migliaia di enti verso soluzioni Cloud Native entro il 2026, sfruttando i fondi del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR).
Questo passaggio richiede l’adozione di soluzioni sicure e conformi alle normative, in grado di supportare l’interoperabilità tra le piattaforme.
Sei già passato ai servizi in Cloud SaaS come previsto dalla normativa AgID?
ZenDMS Up è la piattaforma SaaS di Interzen Consulting semplice ed intuitiva progettata per gestire velocemente le registrazioni e lo smistamento dei flussi documentali.
La piattaforma rispetta pienamente le nuove linee guida AgID, offrendo soluzioni innovative e sicure per la transizione digitale delle Pubbliche Amministrazioni.
Certificata secondo gli standard internazionali di sicurezza (ISO 27001, ISO 27017, ISO 2018), ZenDMS Up è qualificata dall'ACN (Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale) ed è presente nel Cloud Marketplace ACN.
Basata sull'infrastruttura digitale di livello mondiale Microsoft Azure, la piattaforma SaaS sfrutta la scalabilità e la flessibilità del Cloud grazie a un’architettura moderna basata sui microservizi.
ZenDMS Up adotta tecnologie avanzate conformi alle normative GDPR e ai principi di tutela della privacy, con backup automatici ogni 4 ore e un efficace sistema di disaster recovery.
Grazie alla presenza di API (Interfaccia di Programmazione delle Applicazioni), ZenDMS Up facilita l’interoperabilità tra sistemi software promuovendo un ecosistema digitale interconnesso e integrato.
I nostri esperti ti accompagnano in tutto il processo di transizione digitale per una migrazione sicura e a norma, intervenendo sia sugli aspetti strategici che sugli aspetti gestionali. Interzen ti offre tutto il supporto di cui hai bisogno per garantire all’ Ente l’efficienza operativa desiderata nel pieno rispetto delle direttive AgID.
Gli obblighi della digitalizzazione per le Pubbliche Amministrazioni
Le Pubbliche Amministrazioni italiane devono conformarsi alle normative AgID, adottando soluzioni digitali innovative per garantire efficienza e trasparenza. Di seguito, alcuni degli obblighi previsti per una digitalizzazione conforme.
Obbligatorietà del Protocollo Informatico
Tutti i documenti ricevuti e spediti da una pubblica amministrazione e tutti i documenti informatici sono oggetto di registrazione obbligatoria.
Come previsto dal DPR 445/2000 art. 53 comma 5, sono esclusi dalla registrazione obbligatoria le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della PA, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, i materiali pubblicitari e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione.
Il registro di Protocollo ha natura di atto pubblico, deve essere trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione garantendone l’immodificabilità del contenuto.
Quali sono le informazioni obbligatorie da memorizzare nel Registro di Protocollo?
Le linee guida AgID in merito alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici prevedono la memorizzazione nel registro di Protocollo delle seguenti informazioni:
- Numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e non modificabile
- Data di registrazione di protocollo del documento assegnata automaticamente dal sistema e non modificabile
- Mittente per i documenti ricevuti e destinatario per i documenti spediti
- Oggetto del documento
Interoperabilità del Protocollo Informatico
L’interoperabilità tra le piattaforme è essenziale per facilitare lo scambio di dati tra enti pubblici. Perché è importante? Senza interoperabilità, i dati rimangono isolati e i processi si rallentano, impedendo un flusso di informazioni fluido
Nomina del Responsabile della Gestione Documentale e della Conservazione.
Ogni ente deve nominare un Responsabile della Gestione Documentale e della Conservazione, con il compito di garantire la conformità alle direttive AgID sulla conservazione dei documenti.
È obbligatorio?
Sì, la normativa impone la nomina di un Responsabile per garantire una gestione e una conservazione documentale sicura e conforme.
Scambio dati standardizzato
L’utilizzo di formati standard per lo scambio di dati tra le PA è fondamentale per assicurare sicurezza e velocità nei processi. Le piattaforme, condivise e sicure, garantiscono uno scambio dati efficiente e conforme alle norme.
Adozione dei manuali di Gestione Documentale
Le PA devono pubblicare i manuali di gestione documentale nell’area “Amministrazione Trasparente” del proprio sito web.
Ma non è tutto.
Questi sono solo alcuni dei requisiti della trasformazione digitale, che mira a rendere le PA sempre più moderne, trasparenti e proiettate verso il futuro.
Registrazione di protocollo, modifica e annullamento; procedimenti amministrativi, segnatura, aggregazioni documentali, revisione del titolario, nomina del Responsabile della Transizione Digitale (RTD), fascicolazioni, e molto molto altro
I nostri esperti sono a tua disposizione per una consulenza mirata e fornirti tutto il supporto necessario per conformare la tua organizzazione alle normative vigenti con soluzioni digitali avanzate.
