ZenIA, l'Intelligenza Artificiale integrata in ZenShare UP
Non un assistente virtuale in più, ma un vero e proprio modulo di AI Governance & Orchestration: conforme by design, governata by design. L’AI propone, la persona decide.
Perché nasce ZenIA?
La domanda non è più se adottare l'AI, ma come farlo restando in controllo
Il tema non è più se adottare l’Intelligenza Artificiale nei propri processi, ma come farlo senza perdere il controllo su dati, responsabilità e conformità. Le richieste sono chiare: meno tempo dedicato alle attività ripetitive su PEC, protocollo, smistamento e ricerca dei documenti; meno errori formali e sostanziali negli atti, nei procedimenti e nelle classificazioni; una conformità dimostrabile rispetto ad AI Act, Legge 132/2025, Linee Guida AgID, GDPR, CAD e NIS2/ACN.
ZenIA nasce per rispondere a queste esigenze all’interno di ZenShare UP, la piattaforma cloud native di Interzen per l’automazione dei processi di imprese pubbliche e private: l’AI aumenta il valore dei moduli già in uso (protocollo informatico, gestione documentale, workflow BPM, conservazione, firme digitali) dentro i processi reali delle organizzazioni, con dati, permessi e registro delle operazioni già governati da ZenShare UP.
Cos'è ZenIA?
Tre criteri non negoziabili
Un’AI governata, non un componente autonomo
Coordinamento, regole, registro delle operazioni e controllo dei consumi restano nella piattaforma; i modelli linguistici (LLM) sono servizi esterni e sostituibili, senza accesso diretto ai dati core dell'organizzazione.
Conforme fin dalla progettazione
La conformità non è un adempimento aggiunto a valle, ma un vincolo di architettura presente fin dall'origine del sistema.
L’operatore resta in controllo
Supervisione umana su ogni decisione, con autonomia dell'AI limitata al livello L3 della scala AgID: l'intelligenza artificiale propone, la persona decide.
I principi che guidano ZenIA
Il governo dell'AI resta al centro
L'AI è parte dei processi controllati della piattaforma, mai un componente autonomo: ZenShare UP conosce i procedimenti, i documenti, le norme e l'AI stessa.
Governo separato dai modelli
Coordinamento, regole, registro delle operazioni e misura dei consumi restano interni; i modelli linguistici sono servizi esterni, intercambiabili, senza accesso diretto ai dati dell'organizzazione.
La persona al centro
Supervisione umana effettiva, tempestiva e documentata: punti di controllo, possibilità di correggere e di fermare. Autonomia massima L3, mentre L4 e L5 sono esclusi per progettazione.
Componenti sostituibili
Agenti, strumenti cognitivi e motori evolvono e si sostituiscono senza toccare processi e dati: nessuna dipendenza da un solo fornitore o da hardware specifico.
Sicurezza a fiducia zero
Sicurezza fin dalla progettazione, privilegi minimi, minimizzazione dei dati; difesa dagli attacchi tipici dell'AI (istruzioni malevole, dati avvelenati). Nessuna istruzione ai modelli non governata.
Sostenibilità economica e ambientale
Misura dei consumi per organizzazione e per caso d'uso, soglie e limiti, scelta del modello in base a costo e qualità: modelli proporzionati allo scopo, anche piccoli.
Le norme sull'Intelligenza Artificiale
Cosa deve rispettare un'AI nell'organizzazione
Adottare l’Intelligenza Artificiale in un ente non è solo una scelta tecnologica: le norme europee e nazionali fissano requisiti precisi di supervisione umana, trasparenza, tracciabilità e protezione dei dati che ogni sistema di AI deve soddisfare, e che l’ente deve poter dimostrare.
Reg. (UE) 2024/1689, valido per ogni sistema di Intelligenza Artificiale. Classifica i sistemi per livello di rischio (minimo, limitato, alto, vietato) e richiede registrazione automatica degli eventi, trasparenza verso chi usa il sistema, supervisione umana effettiva e informativa a chi interagisce con l'AI.
Definiscono l'architettura di riferimento (orchestratore, agenti, strumenti, modelli, dati) e i livelli di autonomia da L0 a L5: ZenIA si ferma a L3, i livelli L4 e L5 sono esclusi. Previsto anche un ciclo di vita in 7 fasi e quattro profili di ente, dall'operatore base al controllore.
Ogni amministrazione mantiene le proprie regole: un regolamento interno sull'uso dell'AI e il registro dei sistemi in uso, la classificazione del rischio per ogni caso d'uso (con DPIA e, se alto rischio, FRIA), i ruoli di chi approva le proposte dell'AI e di chi risponde della decisione.
A queste si aggiungono la Legge 132/2025 sull’intelligenza artificiale (centralità della persona, art. 3), il GDPR, il CAD e la normativa NIS2/ACN.
“In ZenIA, il rispetto delle norme è integrato fin dalla progettazione, non aggiunto a posteriori.”
Il catalogo
Un catalogo di 27 casi d'uso, su due direttrici
PER L'UTENTE FINALE
Assistenti integrati nei moduli, pensati per funzionari, dirigenti, RUP e cittadini: protocollo e documentale, conoscenza e ricerca, conformità, redazione assistita, procedimenti e flussi, decisioni e analisi dati, appalti, servizi al cittadino.
PER L'AVVIO PRESSO L'ORGANIZZAZIONE (DELIVERY)
A supporto di chi porta ZenShare UP in esercizio presso l'organizzazione: configurazione e personalizzazione, migrazione dei dati, integrazioni, formazione e documentazione, sviluppo software.
Protocollo e documentale, conoscenza e ricerca, redazione assistita, configurazione e migrazione
Protocollo e documentale, conoscenza e ricerca, redazione assistita, configurazione e migrazione
Decisioni e analisi dati, servizi al cittadino, con capacità predittive e conversazionali.
Caso d'uso Assistente Protocollo: prima riconosce il procedimento, poi propone la classificazione
Via PEC. L'assistente ne riconosce la natura e analizza contenuto e allegati
Individua a quale procedimento amministrativo dell'ente appartiene il documento, tra quelli mappati nell'area Governance.
Dal procedimento discende il titolario di classificazione: un'associazione deterministica, per regola. Estrae i metadati e propone il fascicolo.
Predispone la registrazione e propone ufficio competente e assegnatario.
L'operatore verifica, corregge se serve, conferma: l'AI propone, il funzionario decide.
Perché partire dal procedimento amministrativo. Il funzionamento di ogni ente passa dai procedimenti amministrativi, che per legge (L. 241/1990) hanno una struttura definita: responsabile, fasi, termini, atti. In ZenShare UP i procedimenti sono mappati nell’area Governance insieme al titolario: una volta riconosciuto il procedimento, la classificazione non è più una stima dell’AI ma una regola dell’ente certa, verificabile, uguale per tutti gli operatori. È qui che l’AI produce il valore maggiore con il rischio minore.
- Motivazione: ogni proposta spiega perché.
- Tracciabilità: tutto registrato e verificabile.
- Controllo : conferma umana prima di ogni effetto.
- Perimetro : dati e documenti restano nell'ente.
Caso d'uso Generazione BPMN: dalla mappatura dei procedimenti al workflow e ai web form, generati in automatico
01. Punto di partenza
- Sezione Procedimento: oggetto, responsabile, fasi (iniziativa, istruttoria, decisoria, integrativa), termini, atti.
- Sezione Procedura: passi operativi, uffici coinvolti, controlli, documenti richiesti e prodotti.
02. ZenIA interpreta e genera
- Agente di dominio: legge la mappatura, la scompone in passi, decisioni e responsabilità.
- Strumenti cognitivi: verificano coerenza e completezza rispetto alle regole dell’organizzazione.
03. Risultato generato
- Flusso BPMN 2.0: attività, decisioni, corsie per ufficio, iter di approvazione.
- Moduli web collegati: campi, vincoli, logiche condizionali, variabili di processo e metadati dei documenti.
04. Finalizzazione manuale
- Verifica e correzione: la persona addetta alla configurazione controlla il flusso e i moduli proposti, li adatta e li approva.
- Pubblicazione: il procedimento è pronto per l’esercizio.
- Meno tempo di modellazione: il primo disegno del flusso e dei moduli è pronto in poche ore, non giorni.
- Coerenza garantita: procedimento mappato e flusso eseguito coincidono.
- Aderenza all'analisi: il flusso nasce dall'analisi e dalla mappatura condivisa con l'organizzazione.
- Avvio più rapido : l'organizzazione entra in esercizio prima, con meno errori di configurazione.
In sintesi
L'AI propone, la persona decide
Orchestrazione, policy, audit e metering restano dentro ZenShare UP; gli LLM sono esterni, sostituibili e senza accesso ai dati core.
Protocollo e documentale, conoscenza e ricerca, redazione assistita, configurazione e migrazione
27 casi d'uso sui processi reali dell'organizzazione: meno tempo, meno errori, conformità dimostrabile