PLT Energia Case History
Problema
La protocollazione dei documenti e delle mail in entrata e in uscita era ancora di tipo tradizionale, questo causava un rallentamento preoccupante dei flussi documentali e inefficienze crescenti su vari livelli in ambito documentale.
Esigenza
Adottare un sistema di protocollo informatico rispondente ai requisiti di legge con funzionalità documentali e in grado di:
- registrare elettronicamente documenti, email/PEC in entrata, in uscita e interni nel rispetto dei requisiti normativi;
- poter accedere ai documenti da qualsiasi dispositivo;
- garantire sicurezza e trasparenza delle procedure amministrative;
- abbattere i costi legati all’archiviazione e alla conservazione;
dei documenti; - conservazione sostitutiva a norma di legge per i registri giornalieri di protocollo;
- facilitare la ricerca, l’identificazione e la consultazione dei documenti.
Obiettivo
- Snellire i flussi documentali.
- Ottimizzare e automatizzare i processi legati alla protocollazione e più in generale al ciclo di vita dei documenti.
Soluzione implementata
La soluzione scelta ha offerto un sistema di gestione documentale e un sistema di protocollo informatico a norma di legge, il monitoraggio delle caselle e-mail e PEC ed un insieme di filtri di ricerca avanzata per un reperimento veloce dei documenti e delle protocollazioni all’interno della piattaforma.
Aree aziendali
Servizi generali e segreteria
Benefici ottenuti
L’introduzione del Protocollo Informatico di Interzen ha apportato importanti benefici anche grazie ad una interfaccia facile da usare. Gli utenti accedono adesso comodamente e rapidamente ai documenti da lavorare/protocollare direttamente dalla loro scrivania personale.
Il superamento della protocollazione tradizionale e l’eliminazione dei registri cartacei, ha prodotto un effetto benefico in termini di accuratezza e soprattutto di efficienza dell’intera area documentale giocando anche a favore della trasparenza dei flussi di documenti nel rispetto di tutti i criteri di autenticità e sicurezza dei dati.
