Trenta Case History
Problema
La quantità eccessiva di materiale incideva negativamente sull’efficienza dell’area documentale con ripercussioni non trascurabili anche sui costi da sostenere per l’archiviazione e la conservazione. Il rischio di perdita di documenti era elevato, la condivisione pressoché assente, e la ricerca dei documenti archiviati richiedeva tempi troppo lunghi rispetto alle esigenze aziendali.
Esigenza
Disporre di un sistema archiviazione e conservazione in formato digitale dei contratti aziendali in formato digitale che garantisse quindi la non deteriorabilità dei documenti, la condivisione e la ricerca rapida.
Obiettivi
- ridurre in modo drastico la quantità di documenti cartacei e i costi necessari per la oro gestione e conservazione;
- aumentare l’efficienza e migliorare la qualità del lavoro;
- facilitare la condivisione delle informazioni nel rispetto dei vincoli di sicurezza e riservatezza;
- azzerare la perdita di documenti.
Soluzione implementata
ZenDMS , la soluzione di Document Management della Suite ZenShare, ha permesso la completa dematerializzazione dei flussi documentali e quindi di intervenire efficacemente sulla gestione dei processi rendendoli più efficaci e monitorabili.
Aree aziendali
Servizi generali e segreteria
Benefici ottenuti
ZenDMS ha consentito di archiviare e conservare in formato digitale i contratti aziendali grazie a un sistema che ne consente l’importazione e la riconciliazione previa scansione e apposizione di barcode identificativo.
Si è raggiunta così un’organizzazione razionale delle informazioni: i documenti sono sempre reperibili e consultabili in totale sicurezza e riservatezza, grazie all’assegnazione di specifici permessi di visualizzazione.
