Tutte le novità e gli ultimi aggiornamenti apportati alla piattaforma ZenShare UP

GESTIONE DOCUMENTALE

• Nuova gestione metadati per fascicoli: implementata una gestione avanzata dei metadati per i fascicoli, consentendo una maggiore flessibilità nella categorizzazione e organizzazione della documentazione.
• Permessi ereditati personalizzabili: introdotta la possibilità per gli utenti di scegliere quali permessi ereditare sui documenti, garantendo un controllo più granulare sugli accessi.

PROTOCOLLO INFORMATICO

• Gestione corrispondenti PAI con Indice IPA: implementata nuova gestione dei corrispondenti della Pubblica Amministrazione con codice ufficio e verifica dell’integrazione con l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).
• Supporto multilingua e timezone: introdotta la visualizzazione del protocollo in doppio orario quando il timezone dell’utente è diverso da Europe/Rome, migliorando l’usabilità per utenti in fusi orari differenti.

MAILROOM – Gestione Email e PEC

• Gestione password caselle email: aggiunta la funzionalità di modifica della password delle caselle email direttamente dall’area Mailroom in caso di errore di download, semplificando la risoluzione dei problemi di autenticazione.
• Protocollazione automatica migliorata: implementata la gestione intelligente delle email duplicate, con archiviazione automatica senza protocollazione per evitare duplicati nel sistema.
• Ottimizzazione performance ZenMailroom: significativi miglioramenti delle performance del modulo Mailroom per una gestione più efficiente delle caselle di posta elettronica.

SMISTAMENTO

• Invio documento a workflow: introdotta la possibilità di inviare documenti direttamente a un workflow dal modulo Smistamento, semplificando il processo di lavorazione.
• Gestione notifiche email: implementata la funzionalità di attivazione/disattivazione delle notifiche email agli uffici per lo smistamento, permettendo una personalizzazione delle comunicazioni.
• Ottimizzazione performance Smistamento: miglioramenti significativi alle performance del modulo Protocollo per una gestione più rapida ed efficiente.

INFRASTRUTTURA E TECNOLOGIA

• Upgrade a Next.js 15: aggiornata la versione del framework Next.js alla versione 15, portando miglioramenti di performance e nuove funzionalità.

BUGFIX E MIGLIORAMENTI

• Risolti malfunzionamenti segnalati nelle versioni precedenti, migliorando la stabilità complessiva della piattaforma.
• Ottimizzazioni generali delle performance su vari moduli del sistema, con particolare focus su Mailroom e Protocollo.

MAILROOM – Gestione Email e PEC

• Cancellazione automatica email e PEC: introduzione della funzionalità di cancellazione automatica delle email e PEC dalla webmail dopo il processo di scarico e protocollazione, con ottimizzazione della gestione delle caselle di posta.
• Archiviazione automatica notifiche: implementazione del sistema di archiviazione automatica delle Notifiche di Accettazione, di Consegna e di altre notifiche con miglioramento dell’organizzazione della posta elettronica.

PROTOCOLLO INFORMATICO

•  è stata aggiunta la possibilità di inserire l’indirizzo email nell’anagrafica ufficio per ottimizzare il processo di protocollazione automatica.

GESTIONE DOCUMENTALE

• Metadati e permessi: è stata implementata la gestione avanzata dei metadati che permettono l’aggiornamento dinamico dei permessi sui documenti, garantendo una maggiore flessibilità e sicurezza nella gestione degli accessi.

INFRASTRUTTURA E SICUREZZA

• Aggiornamenti di sicurezza: aggiornamenti critici per la gestione delle vulnerabilità e il miglioramento della sicurezza generale della piattaforma.
• Correzione vulnerabilità React: risoluzione della vulnerabilità critica CVE-2025-55182 identificata nei componenti React dell’applicazione.
• Ottimizzazione Smistamento: è stato sostituito ModelMapper con MapStruct sul modulo Smistamento per migliorare le performance e l’affidabilità del sistema.
• Storage S3: è stato introdotto il nuovo protocollo di archiviazione dei documenti S3 per una gestione più efficiente e scalabile dello storage dei documenti.

BUGFIX E MIGLIORAMENTI 

• Risolti malfunzionamenti segnalati nelle versioni precedenti, e migliorata la stabilità complessiva della piattaforma.
• Ottimizzazioni generali delle performance su vari moduli del sistema.

PRODUZIONE DOCUMENTALE

• Modelli/Serie documentali: definizione dei metadati e dei template specifici per ciascun tipo di documento.
• Gestione dei campi modulo, dei tag e delle fasi approvative tramite Workflow.
• Miglioramento del processo di gestione dei Repertori.
• Migliorie al Workflow/BPM: storico richieste, duplica webform, gestione caricamento documenti e allegati.

GESTIONE DOCUMENTALE

• Integrato un componente di editing online dei documenti di tipo Word, excel, powerpoint.
• Integrato un componente per acquisizione documenti tramite Scanner in modalità WebTwain.

CONSERVAZIONE DIGITALE

• Integrazione con i servizi di Conservazione digitale a norma forniti dal provider Unimatica.

PROTOCOLLO

• In fase di protocollazione in entrata da email/PEC è ora possibile definire il documento principale e allegati tra quelli ricevuti.
• Invio automatico al mittente di una notifica email/PEC di avvenuta protocollazione
• Gestione della sotto-fascicolazione in fase di Protocollazione.
• Miglioramenti al processo di protocollazione automatica.

ENTI ED AOO

• Ottimizzazione dei filtri di ricerca per una gestione più efficace in scenari multi-Ente e multi-AOO.

MODELLI/SERIE

• Gestione dei metadati in modalità read-only.

EXPORT MASSIVI

Disponibili nuove funzionalità di esportazione massiva per i principali elenchi quali Lista Protocolli, Lista Utenti, Lista Gruppi, Enti, AOO, Lookup e Corrispondenti.

SMISTAMENTO

• Visualizzazione delle note di smistamento inserite in fase di protocollazione, ora disponibili nell’area Smistamento.

HOME PAGE E MENU’ DI NAVIGAZIONE

• Ricerca Avanzata: funzionalità ora in evidenza nell’area Documentale.
• Smistamento: funzionalità ora in evidenza nell’area Protocollo.
• Produzione documentale:  prevista nuova sezione per la produzione documentale, documenti in bozza.
• Notifiche in Home Page: Documenti in bozza

INFRASTRUTTURA

• Aggiornamento del sistema di Identity Management.
• Sostituzione di Service Bus Azure con RabbitMQ.
• Sostituzione di Model Mapper.
• Aggiornamento della versione di Ingress.

SUAP – Sportello Unico per le Attività Produttive

• Integrazione SUAP: implementata l’interoperabilità con i sistemi SUAP per una gestione più fluida delle pratiche amministrative. La soluzione è stata certificata Agid come componente informatica Ente terzo.

Gestione Documentale

• Archivio Corrente: ottimizzazione dell’accesso e della consultazione e modifica collaborativa dei documenti Office come Word, Excel, Powerpoint.
• Preview delle Fatture Elettroniche: visualizzazione rapida del contenuto delle fatture direttamente dall’interfaccia con formato Ministeriale e formato Assosoftware.
• Smaltimento Documenti: introdotta funzionalità di rimozione definitiva dei documenti cancellati, ma ancora presenti nello storage, per una gestione più sicura e conforme.

Conservazione Digitale

• Implementata l’integrazione con Namirial Archive per la conservazione a norma dei documenti come i registri di protocollo giornaliero.

Ricerca Documentale

• Ricerca Globale: potenziata la ricerca trasversale su tutti i contenuti, con classificazione per protocolli, corrispondenti, fascicoli, smistamenti, cartelle, documenti, workflow.

Smistamento Documenti

• Rifiuto Smistamenti: possibilità di consultare gli smistamenti che sono stati rifiutati dall’ufficio di competenza.
• Smistamenti per Ufficio: visibilità riservata ai responsabili degli uffici che possono consultare tutti i documenti in lavorazione da parte degli operatori del proprio ufficio.

Accesso e Login

• Sistema di News in Login: visualizzazione di comunicazioni e aggiornamenti direttamente nella schermata di accesso.
• Portale in Manutenzione: introduzione della possibilità di mettere il portale in modalità ‘manutenzione’ per singolo tenant o per l’intero sistema.

Home page

• Notifiche in Homepage: nuove notifiche integrate per workflow da lavorare, pacchetti di versamento in errore (PDV), alert di sicurezza.

BPM – Business Process Management

• Designer Processi (Admin): esportazione e reimportazione dell’intero processo, inclusi i WebForm associati.
• WebForm Admin: nuova funzionalità per la produzione di documenti tramite form o editor Word.

Workflow Utente

• Produzione documenti con gestione delle note a piè di pagina.

Infrastruttura UP

• Versione Brandizzata Partner: possibilità di creare istanze UP personalizzate per i partner.

Registri di Protocollo

• Registro di Protocollo senza registrazioni: vengono generati registri di protocollo anche quando non sono presenti nuove registrazioni di protocollo.

Corrispondenti

• Sono state migliorati i dettagli dei corrispondenti, con l’introduzione di appositi tab per visualizzare la lista dei protocolli associati al corrispondente.

Ricerca documentale

• Nella ricerca avanzata per modelli e serie è stata messa creata una nuova interfaccia per ricercare documenti sulla base di modelli e serie documentali, serie di fascicoli e modelli di cartelle.

Smistamento

• E’ stata prevista la riassegnazione dello smistamento per competenza ad un nuovo ufficio.

BPM – Designer Processi Admin

• E’ stato implementato il workflow di determina con impegno di spesa.

Login

• Miglioramenti alla gestione delle login con l’introduzione di meccanismi di ‘brute force detection’ al fine di limitare eventuali login anomale.

Sicurezza

• Introdotto il ‘Modulo Sicurezza’ con la gestione degli avvisi, l’invio dei dati di navigazione e delle login. Prevista dashboard per la visualizzazione degli avvisi di sicurezza provenienti da un SIEM (Security Information and Event Management) terze parti.

Infrastruttura

• Miglioramenti all’infrastruttura,  ottimizzazione delle funzionalità di Scheduler e gestione delle cache di dati.

Funzionalità Principali

• Sviluppo di un nuovo microservizio dedicato alla firma digitale, integrato con il provider Namirial.
• Configurazione dei profili utente e delle anagrafiche per la gestione delle firme digitali.

Tipologie di firme elettroniche qualificate supportate:

• Sigillo elettronico
• Firma digitale remota
• Firma digitale automatica

Formati di firma gestiti:

• XAdES: firma di documenti XML
• PAdES: firma di documenti PDF
• CAdES: firma di documenti in formato P7M
• JAdES: firma di documenti JSON

BPM – Designer Processi (Utente Amministratore)

• Nuovo modulo BPM/Workflow con designer grafico conforme allo standard BPMN 2.0.

  Funzionalità disponibili:

• Creazione, modifica e cancellazione di processi BPMN.
• Interfaccia grafica con supporto drag & drop.
• Gestione dei seguenti componenti:
  • Aree, Collaboration, Lane
  • Start Task
  • User Task
  • Service Task
  • End Event

BPM – Workflow Utente

Funzionalità per l’utente:

• Visualizzazione e gestione delle richieste da approvare, con dettaglio e approvazione dei task assegnati.
• Consultazione dello storico dei task lavorati dall’amministratore.
• Avvio automatico del processo BPM durante la creazione di un fascicolo in archivio.

Processo di produzione di una determina:

• Generazione del documento da anteprima DOCX.
• Creazione del file PDF della determina.
• Invio al responsabile per approvazione.
• Invio alla firma digitale.
• Generazione della copia “Omissis” per la pubblicazione sull’albo pretorio.

BPM – Webform (Utente Amministratore)

Nuovo modulo Webform per la gestione delle richieste all’interno del BPM.

Funzionalità:

• Creazione, modifica e cancellazione di Webform.
• Interfaccia grafica con supporto drag & drop.

Componenti gestibili nei Webform:

• Input: Text field, Text area, Number, Datetime, Expression, File picker, Quill editor
• Selection: Checkbox, Checkbox group, Radio group, Select
• Presentation: Text view, Image view, Table, HTML view, Document preview, Spacer, Presentation
• Containers: Group, Dynamic list
• Action: Pulsanti, inclusi quelli per la firma digitale

Protocollo

Funzionalità aggiuntive:

• Gestione del sigillo elettronico su file segnatura.xml.
• Miglioramenti e correzioni di bug.
• Consultazione dello storico dei protocolli in modalità sola lettura.
• Fascicolazione automatica durante la protocollazione.

Funzionigramma

• Introdotto nuovo modulo per gestione del funzionigramma degli uffici.

Mansionario

• Introdotto nuovo modulo per gestione del Mansionario degli utenti.

Smistamento

• Possibilità di smistare nuovamente ad altri utenti e/o uffici direttamente nell’area smistamento.

Protocollo

• Introdotte informazioni sullo stato dello smistamento all’interno del dettaglio del protocollo.

Mailroom

• Introdotta funzionalità per la gestione delle firme nel footer dell’email.
• Introdotta funzionalità di cnacellazione massiva delle email dall’area mailroom.

Importazione storico protocollo

• Introdotto modulo per importazione dello storico protocolli partendo da un file excel.

Sicurezza

• Introdotte api per il tracciamento Accessi login, Navigazione utenti, Documenti scaricati.

Backup

• Ottimizzate procedure di backup del database per singolo tenant.

Procedimenti Amministrativi

• Introdotto il nuovo modulo per la mappatura, implementazione e gestione dei procedimenti amministrativi.

Login

• Implementata la procedura di autenticazione mediante Google Accounts.
• Inserita la gestione sia degli accessi concorrenti che delle utenze nominali (con accesso multitab).

Mailroom

• Email e PEC – Nuova gestione delle notifiche errori per email e PEC.
• Invio Email e PEC – Aggiunta la rubrica per la selezione/ricerca di indirizzi email/PEC nei destintari principali (to) e nei destinatari in copia (cc).

Email

• In caso di spedizione tramite email, ZenShare UP preseleziona un indirizzo Email e non PEC.

Scheduler

• Introdotta la funzionalità di stop/start dello scheduler processi.
• Gestione delle notifiche email in caso di errore dello scheduler.

Smistamento

• Aggiunte abilitazioni per la funzionalità di Rispondi e protocolla nel modulo smistamento.

Scheduler

• Chiusura automatica dei registri di protocollo giornalieri per l’invio in conservazione

Smistamento

• Lavorazione documento e fascicolazione automatica ‘varie’

Protocollo

• Protocollo in uscita: se non viene caricato il documento principale, è possibile spedire una mail/PEC che diventa il documento principale del protocollo.

Mailroom – Mail e PEC

• In fase di spedizione di una email, se sono PEO è possibile abilitare la copia nascosta
• In fase di spedizione di un’email, si può consentire di Allegare un documento aggiuntivo all’email senza farlo figurare tra i documenti del protocollo, ma solo come spedito tramite email

Protocollo

• è stata abilitata la creazione di una email di risposta e il suo salvataggio come documento principale

• LOGIN
• HOMEPAGE
• SETTINGS

AREA DOCUMENTALE

• Archivio Corrente
• Archivio di Deposito
• Archivio Storico
• Archivio Privati
• Documenti
• Fascicoli
• Smistamento
• Ricerca Documentale

AREA PROTOCOLLO

• Protocollo
• Corrispondenti
• Registri di Protocollo
• Repertori

AREA CONSERVAZIONE

• Conservazione Digitale

AREA ADMIN

• Organigramma
• Gruppi Uffici e Permessi, Utenti
• Enti, AOO, Titolari
• Modelli/Serie e Lookup table
• Mail e PEC
• Autoimport
• Repository Admin
• Scheduler
• Infoservizio, Infrastruttura, Master