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Latest release – ZenShare UP Admin 25 Febbraio 2025
LATEST RELEASE ZENSHARE UP
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Tutte le novità e gli ultimi aggiornamenti apportati alla piattaforma ZenShare UP

La piattaforma ZenShare Up è sottoposta ad un processo di continuo aggiornamento, con rilasci del servizio in cloud (SaaS) pianificati almeno ogni 6 mesi.
Per i clienti sono previsti i seguenti termini di preavviso:
 a) in caso di minor release, 3 giorni
 b) in caso di major release, 30 giorni

Per minor release si intendono modifiche che riguardano principalmente correzioni di malfunzionamenti del software (bug) o comunque aggiunta di nuove funzionalità.
Per major release si intendono modifiche che riguardano una sostanziale evoluzione delle funzionalità del servizio rispetto alla versione precedente. 

Ultima versione

ZENSHARE UP

Funzionalità Principali

  • Sviluppo di un nuovo microservizio dedicato alla firma digitale, integrato con il provider Namirial.
  • Configurazione dei profili utente e delle anagrafiche per la gestione delle firme digitali.

Tipologie di firme elettroniche qualificate supportate:

  • Sigillo elettronico
  • Firma digitale remota
  • Firma digitale automatica

Formati di firma gestiti:

  • XAdES: firma di documenti XML
  • PAdES: firma di documenti PDF
  • CAdES: firma di documenti in formato P7M
  • JAdES: firma di documenti JSON

BPM – Designer Processi (Utente Amministratore)

  • Nuovo modulo BPM/Workflow con designer grafico conforme allo standard BPMN 2.0.

    Funzionalità disponibili:

  • Creazione, modifica e cancellazione di processi BPMN.
  • Interfaccia grafica con supporto drag & drop.
  • Gestione dei seguenti componenti:
    • Aree, Collaboration, Lane
    • Start Task
    • User Task
    • Service Task
    • End Event

BPM – Workflow Utente

Funzionalità per l’utente:

  • Visualizzazione e gestione delle richieste da approvare, con dettaglio e approvazione dei task assegnati.
  • Consultazione dello storico dei task lavorati dall’amministratore.
  • Avvio automatico del processo BPM durante la creazione di un fascicolo in archivio.

Processo di produzione di una determina:

  • Generazione del documento da anteprima DOCX.
  • Creazione del file PDF della determina.
  • Invio al responsabile per approvazione.
  • Invio alla firma digitale.
  • Generazione della copia “Omissis” per la pubblicazione sull’albo pretorio.

BPM – Webform (Utente Amministratore)

Nuovo modulo Webform per la gestione delle richieste all’interno del BPM.

Funzionalità:

  • Creazione, modifica e cancellazione di Webform.
  • Interfaccia grafica con supporto drag & drop.

Componenti gestibili nei Webform:

  • Input: Text field, Text area, Number, Datetime, Expression, File picker, Quill editor
  • Selection: Checkbox, Checkbox group, Radio group, Select
  • Presentation: Text view, Image view, Table, HTML view, Document preview, Spacer, Presentation
  • Containers: Group, Dynamic list
  • Action: Pulsanti, inclusi quelli per la firma digitale

Protocollo

Funzionalità aggiuntive:

  • Gestione del sigillo elettronico su file segnatura.xml.
  • Miglioramenti e correzioni di bug.
  • Consultazione dello storico dei protocolli in modalità sola lettura.
  • Fascicolazione automatica durante la protocollazione.

Versioni precedenti

ZENSHARE UP

Funzionigramma

  • Introdotto nuovo modulo per gestione del funzionigramma degli uffici.

Mansionario

  • Introdotto nuovo modulo per gestione del Mansionario degli utenti.

Smistamento

  • Possibilità di smistare nuovamente ad altri utenti e/o uffici direttamente nell’area smistamento.

Protocollo

  • Introdotte informazioni sullo stato dello smistamento all’interno del dettaglio del protocollo.

Mailroom

  • Introdotta funzionalità per la gestione delle firme nel footer dell’email.
  • Introdotta funzionalità di cnacellazione massiva delle email dall’area mailroom.

Importazione storico protocollo

  • Introdotto modulo per importazione dello storico protocolli partendo da un file excel.

Sicurezza

  • Introdotte api per il tracciamento Accessi login, Navigazione utenti, Documenti scaricati.

Backup

  • Ottimizzate procedure di backup del database per singolo tenant.

ZENSHARE UP

Procedimenti Amministrativi

  • Introdotto il nuovo modulo per la mappatura, implementazione e gestione dei procedimenti amministrativi.

Login

  • Implementata la procedura di autenticazione mediante Google Accounts.
  • Inserita la gestione sia degli accessi concorrenti che delle utenze nominali (con accesso multitab).

Mailroom

  • Email e PEC – Nuova gestione delle notifiche errori per email e PEC.
  • Invio Email e PEC – Aggiunta la rubrica per la selezione/ricerca di indirizzi email/PEC nei destintari principali (to) e nei destinatari in copia (cc).

Email

  • In caso di spedizione tramite email, ZenShare UP preseleziona un indirizzo Email e non PEC.

Scheduler

  • Introdotta la funzionalità di stop/start dello scheduler processi.
  • Gestione delle notifiche email in caso di errore dello scheduler.

Smistamento

  • Aggiunte abilitazioni per la funzionalità di Rispondi e protocolla nel modulo smistamento.
ZENSHARE UP

Utenti

  • Migliorie alla gestione del processo di autenticazione Microsoft riguardanti gli utenti non censiti su ZenShare ma solo su Azure.

Protocollo

  • E’ stata prevista la possibilità di configurare una casella di posta per la protocollazione automatica di email e pec

Corrispondenti

  • E’ stata prevista la possibilità di creare e gestire i gruppi all’interno della rubrica dei corrispondenti

Gruppi

  • È stato aggiunto il tab ‘Lista utenti’  a livello di dettaglio del  gruppo

Scheduler

  • È stata prevista la chiusura automatica dei registri di protocollo senza conservazione 

Bug fixing

  • Sono stati apportati miglioramenti ai moduli protocollo e conservazione digitale.
ZENSHARE UP

Scheduler

  • Chiusura automatica dei registri di protocollo giornalieri per l’invio in conservazione

Smistamento

  • Lavorazione documento e fascicolazione automatica ‘varie’

Protocollo

  • Protocollo in uscita: se non viene caricato il documento principale, è possibile spedire una mail/PEC che diventa il documento principale del protocollo.

Mailroom – Mail e PEC

  • In fase di spedizione di una email, se sono PEO è possibile abilitare la copia nascosta
  • In fase di spedizione di un’email, si può consentire di Allegare un documento aggiuntivo all’email senza farlo figurare tra i documenti del protocollo, ma solo come spedito tramite email

Protocollo

  • è stata abilitata la creazione di una email di risposta e il suo salvataggio come documento principale
I MODULI DI ZENSHARE UP
  • LOGIN
  • HOMEPAGE
  • SETTINGS

AREA DOCUMENTALE

  • Archivio Corrente
  • Archivio di Deposito
  • Archivio Storico
  • Archivio Privati
  • Documenti
  • Fascicoli
  • Smistamento
  • Ricerca Documentale

AREA PROTOCOLLO

  • Protocollo
  • Corrispondenti
  • Registri di Protocollo
  • Repertori

AREA CONSERVAZIONE

  • Conservazione Digitale

AREA ADMIN

  • Organigramma
  • Gruppi Uffici e Permessi, Utenti
  • Enti, AOO, Titolari
  • Modelli/Serie e Lookup table
  • Mail e PEC
  • Autoimport
  • Repository Admin
  • Scheduler
  • Infoservizio, Infrastruttura, Master
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