Fuji Film Case History
Problema
gestione disordinata dei documenti all’interno della intranet aziendale, l’estrema difficoltà nella gestione dei processi di approvazione dei documenti e della loro archiviazione in formato digitale rappresentava un’altra criticità di proporzioni importanti che andava a ripercuotersi sulla qualità del lavoro, il livello di collaborazione interna e ovviamente in modo sempre più negativo negativo sulla produttività generale.
Esigenza
dotarsi di un sistema che riportasse ordine e fosse in grado anche di snellire sensibilmente la mole di documenti cartacei presenti in azienda, un sistema facile che permettesse di smistare all’interno della intranet i documenti verso gli utenti destinatari, inserirli in un flusso di approvazione e fosse anche in grado di garantire, un accesso sicuro ai documenti tramite un sistema di permessi di visualizzazione e un’archiviazione ottimale dei documenti in formato digitale nel rispetto delle prescrizioni di legge in materia di conservazione.
Obiettivi
- gestione ottimizzata e automatizzata dell’intero ciclo di vita dei documenti,
- trasformazione in formato digitale del più alto numero di documenti cartacei possibile,
- automazione e semplificazione dei processi di approvazione,
- archiviazione a norma dei documenti
- agevolazione della comunicazione e della condivisione all’interno della intranet aziendale.
Soluzione implementata
sulla base delle esigenze emerse e degli obiettivi prefissati ZenDMS nella sua Edizione Workflow è stata individuata come la soluzione in grado di fare fronte efficacemente alla situazione
Aree aziendali
amministrazione, finanza e controllo
Benefici ottenuti
l’adozione di ZenShare Suite nella sua soluzione di gestione documentale(ZenDMS) provvista di Modulo Workflow, ha consentito il raggiungimento pieno di tutti gli obiettivi, spingendosi ben oltre le aspettative in termini di incremento della produttività e dei livelli di collaborazione aziendale.
