Problema
la gestione dell’archivio corrente e storico del sindacato era diventata pressoché impossibile dalla mole ormai fuori controllo di documentazione cartacea. La ricerca dei documenti richiedeva tempi lunghissimi, la condivisione era pressoché assente, il numero di documenti andati perduti molto elevato, le operazioni di smistamento, protocollazione e archiviazione rese lente e farraginose da un obsoleto sistema di protocollazione manuale. I livelli di stress sul lavoro a causa di una difficile gestione dei documenti, incidevano negativamente sulla motivazione e sull’efficienza degli operatori.

Esigenza
dai problemi riscontrati emergeva l’esigenza di riorganizzare in toto il sistema di gestione dei documenti, era necessario ridurre in modo drastico e tempestivo la quantità di materiale cartaceo, era necessario fornire un criterio efficace di archiviazione e classificazione dei documenti. Non era più procrastinabile la necessità di un sistema automatico e semplice per smistare e protocollare i documenti. Bisognava attivare dei canali adeguati di ricerca rapida e condivisione dei documenti senza venir meno alle esigenze di un accesso riservato e sicuro alle informazioni.

Obiettivi

• dematerializzare il più alto numero possibile di documenti;
• archiviare e conservare digitalmente la documentazione nel rispetto della normativa vigente;
• mettere a punto un sistema di protocollazione automatica della documentazione in entrata in uscita e interna che fosse anche facile da utilizzare e di facile comprensione;
• rendere i documenti ricercabili e condivisibili in tempi brevissimi nel rispetto di precisi criteri di riservatezza;
• azzerare la perdita di documenti.

Soluzione implementata
la soluzione di Document Management della Suite Zen Share, ZenDMS nella sua Edizione dedicata al Protocollo Informatico, ha reso possibile il soddisfacimento di tutte le necessità e il raggiungimento di tuti gli obiettivi elencati sopra. L’implementazione di ZenDMS  Protocol Editon ha permesso una gestione efficiente e integrata dell’archivio corrente e storico del sindacato reso più semplici le opera<zioni di protocollazione.

Aree aziendali
 Servizi generali e Segreteria / Pubblica Amministrazione

Benefici ottenuti
L’adozione del nuovo sistema per la gestione dei documenti e la loro protocollazione, ha prodotto benefici notevoli sia in termini di qualità del lavoro, sia all’organizzazione interna, allo spirito di collaborazione tra gli operatori. L’ottimizzazione degli spazi, non più invasi da materiale cartaceo ha migliorato sensibilmente l’aspetto e la qualità dell’ambiente di lavoro a tutto beneficio sia degli operatori stessi che degli utenti grazie ad una migliore percezione del livello di servizio offerto/ricevuto.