ZENDMS CONSERVAZIONE DIGITALE
Dematerializzazione e archiviazione a norma di legge dei documenti .
Il processo di conservazione digitale sostitutiva è finalizzato a rendere un documento elettronico non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità. Il processo di conservazione è in generale successivo all’eventuale archiviazione elettronica (Note esplicative Deliberazione CNIPAnr11/2004del 19 febbraio 2004). A seguito della procedura di conservazione sostitutiva è possibile liberarsi della copia cartacea.
“Conservazione sostitutiva” significa letteralmente “sostituire i documenti cartacei, con l’equivalente documento in formato digitale” la cui valenza legale di forma, contenuto e tempo viene attestata attraverso la firma digitale e la marca temporale.
In sintesi la conservazione digitale è:
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la “definitiva” de-materializzazione dei documenti
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un processo “normato”
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un processo “tutto interno” alle aziende
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gestita dal “Responsabile della Conservazione”
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una procedura automatica (batch)
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tenuta a rispettare “gli obblighi” normativi e fiscali
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tenuta ad assicurare l’esibizione del documento
digital
archive
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L’archivio digitale di ZenDMS
Applicativo verticale per la conservazione digitale (sostitutiva) dei documenti fiscali a norma di legge completamente integrato in ZenDMS: riceve in input i documenti che devono essere archiviati in logica sostitutiva ed i relativi metadati necessari a garantire l’efficacia probatoria dei documenti anche in regime di sostitutività.
Se equipaggiato con un dispositivo di firma massiva (HSM) consente la firma automatica di grandi quantità di documenti (migliaia di documenti/ora); conserva, nel proprio Database (Sql Server, Oracle, DB2), le informazioni storiche delle attività di archiviazione e permette, attraverso la postazione del Responsabile della Conservazione, sia le funzioni di amministrazione che di visualizzazione dei documenti archiviati su dispositivo ottico (CD, DVD,Worm, ecc.) o su dispositivo idoneo alla conservazione, così come previsto dalle norme vigenti.
Se equipaggiato con un dispositivo di firma massiva (HSM) consente la firma automatica di grandi quantità di documenti (migliaia di documenti/ora); conserva, nel proprio Database (Sql Server, Oracle, DB2), le informazioni storiche delle attività di archiviazione e permette, attraverso la postazione del Responsabile della Conservazione, sia le funzioni di amministrazione che di visualizzazione dei documenti archiviati su dispositivo ottico (CD, DVD,Worm, ecc.) o su dispositivo idoneo alla conservazione, così come previsto dalle norme vigenti.