ODA e RDA, la gestione degli Ordini di Acquisto e delle Richieste di Acquisto Admin 28 Maggio 2024

ODA e RDA, la gestione degli Ordini di Acquisto e delle Richieste di Acquisto

Gli acquisti aziendali di approvvigionamento di beni e servizi necessitano di un processo strutturato che supporti l’azienda e consenta di lavorare alla riduzione dei costi, perché, come è noto, “ogni centesimo risparmiato è un centesimo guadagnato”.

La gestione efficiente delle Richieste di Acquisto (RDA) e degli Ordini di Acquisto (ODA) è un asset aziendale a tutti gli effetti.

INTERZEN CONSULTING

Una gestione degli acquisti poco strutturata impatta sui risultati di business, per questo è importante conoscere e rispettare tutte le fasi di un processo di Acquisto per una procedura ottimale e per un eProcurement efficiente.

Impatto della gestione degli acquisti su PMI e grandi aziende

software di eProcurement

La gestione degli acquisti è un’attività complessa che richiede il coordinamento di varie risorse e l’integrazione di software specifici. In molte PMI invece, questa attività è spesso gestita con un semplice foglio Excel che riporta data, tipologia di merce, caratteristiche e prezzo dell’ordine.

Le aziende con una mole di acquisti particolarmente significativa, più delle altre, devono ricorrere a specifici software di eProcurement in grado di digitalizzare tutto il flusso dati relativo agli approvvigionamenti e automatizzare le attività legate alla tracciabilità degli ordini.

La gestione degli acquisti impatta sui risultati di business e sui profitti in diversi modi:

  • La gestione degli acquisti incide sul cash flow e sulla liquidità a breve termine, perché non pagare tempestivamente i fornitori può minare la sopravvivenza di un’azienda nel medio-lungo periodo.
  • Inoltre, una gestione inadeguata degli ordini può portare all’accumulo eccessivo di scorte, bloccando capitale che potrebbe essere investito in modo più redditizio.
  • Infine, una gestione non tempestiva del processo degli acquisti può portare a ritardi nelle consegne di prodotti commercializzati o nella chiusura di commesse di prodotto o erogazione di servizi.

Questi sono solo alcuni dei motivi per cui è fondamentale per le aziende, indipendentemente dalle dimensioni, avere un processo di procurement efficace: dalla definizione e approvazione dei prodotti da acquistare fino al pagamento delle fatture, includendo anche le procedure di logistica e trasporto.

Questi sono solo alcuni degli aspetti che sottolineano la necessità per molte aziende, a prescindere dalle loro dimensioni, di avere una piattaforma applicativa di procurement efficace in grado di monitorare l’intero processo: dalla definizione e approvazione dei prodotti da acquistare fino al pagamento delle fatture, passando per le procedure di logistica e trasporto.

Ottimizza il processo di Richieste e Ordini di Acquisto con ZenPurchase

ZenPurchase è il modulo dedicato alla gestione degli ordini di Acquisto della Suite ZenShare che automatizza il flusso di lavoro relativo alle Richieste e agli Ordini di acquisto, garantendo un processo fluido e un controllo preciso per la gestione degli acquisti all’interno dell’organizzazione.

Procedura di Gestione delle Richieste e degli Ordini di Acquisto con ZenPurchase

Procedura gestione ordini di acquisto Oda e Rda di ZenPurchase.
  1. Creazione di una Nuova Richiesta di Acquisto (RDA)
    Il processo inizia con la creazione e l’emissione di una nuova Richiesta di Acquisto (RDA). Questa fase rappresenta il primo passo nel ciclo di approvvigionamento, dove vengono identificati i bisogni di beni o servizi.
  1. Workflow Approvativo della RDA
    Una volta creata, la Richiesta di Acquisto (RDA) entra in un workflow approvativo. In questa fase, la RDA può essere approvata, rifiutata o annullata dai responsabili designati, garantendo il controllo e la validità delle richieste.

 

  1. Generazione dell’Ordine di Acquisto (ODA)
    Le Richieste di Acquisto (RDA) approvate vengono automaticamente convertite in Ordini di Acquisto (ODA). Questa automazione semplifica il passaggio dalla richiesta all’ordine, riducendo il tempo e gli errori associati.
  1. Workflow Approvativo dell’ODA
    Anche l’Ordine di Acquisto (ODA) passa attraverso un workflow approvativo. In questa fase, l’ordine può essere approvato, rifiutato o annullato, garantendo che ogni acquisto sia verificato e autorizzato.
  1. Generazione del Documento d’Ordine
    Una volta approvato, l’ODA viene utilizzato per generare automaticamente il documento d’ordine da un template predefinito. Questo documento è essenziale per formalizzare l’acquisto e fornire tutte le informazioni necessarie al fornitore.
  1. Evasione dell’Ordine di Acquisto (ODA)
    L’ordine viene inviato al fornitore via e-mail direttamente dal sistema. Questo step, chiamato evasione dell’ODA, formalizza l’acquisto e avvia il processo di consegna da parte del fornitore.
  1. Ricevimento della Merce
    Al momento della consegna, il sistema traccia l’avvenuta ricezione della merce ordinata. Questo step è cruciale per aggiornare lo stato dell’ordine e garantire che tutto sia conforme alle specifiche richieste.
  1. Riconciliazione della Fattura
    Infine, la fattura ricevuta dal fornitore viene riconciliata con il corrispondente Ordine di Acquisto (ODA) attraverso ZenE-invoices, la soluzione in Cloud della Suite ZenShare che facilita l’integrazione con il servizio di fatturazione elettronica, assicurando che la fattura corrisponda all’ordine effettuato e che tutti i dettagli siano accurati.

ZenPurchase, la soluzione innovativa per la gestione di ODA e RDA

Un processo di procurement strutturato e automatizzato, come quello offerto da ZenPurchase, non solo ottimizza le operazioni quotidiane, ma permette di ridurre i costi, migliorare la gestione del cash flow e garantire una corretta tracciabilità degli acquisti.

ZenPurchase trasforma la complessità della gestione degli acquisti in un vantaggio strategico. Scopri come ZenPurchase può rivoluzionare il tuo processo di approvvigionamento, garantendo efficienza e controllo in ogni fase.

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