Self Assessment tool
A) Quante persone gestisticono documenti cartacei all'interno dell'azienda?
B) Quante volte al giorno una persona ricerca ed archivia un documento cartaceo? Indicare una media giornaliera che comprenda sia il numero di volte che una persona ricerca un documento cartaceo e sia il numero di volte che una persona lo archivia successivamente.
C) Quanti documenti cartacei vengono spediti in un anno? (numero di spedizioni, ogni spedizione può contenere + doc.) Indicare il numero totale annuo di documenti spediti, considerando che una spedizione può contenere più documenti. I documenti a cui si fa riferimento sono tutti quei documenti spediti dalla sede centrale alle sedi periferiche e viceversa. E, comunque, in generale ci si riferisce anche a quei documenti cartacei spediti via posta ordinaria ma che potrebbero essere spediti in formato elettronico (ad es. comunicazioni ai propri clienti o fornitori, circolari, fatture etc.).
D) Quanti documenti cartacei vengono archiviati/gestiti annualmente in azienda? Indicare una stima di massima dei documenti cartacei gestiti in un anno indipendentemente dal numero di pagine di ciascun documento (ad es. bolle, fatture, offerte, ordini, preventivi, presentazioni, circolari, listini, richiesta ferie, etc.).
E) Qual è il numero medio di pagine per documento? Indicare il numero di pagine che in media costituiscono un documento.
F) Quanti sono i processi documentali in azienda ai quali sono sottoposti i documenti per visione, approvazione e processamento? Indicare una stima di massima del numero di processi aziendali che coinvolgono un approvazione di un documento (ad es. ordini, preventivi, richieste di acquisto, richiesta ferie, etc.).
G) Quanti sono in media gli step per ogni processo documentale? In riferimento alla domanda precedente, indicare il numero medio di passaggi che segue un documento per la sua approvazione.
H) Qual è la % dei documenti cartacei totali sottoposti a processo? Indicare una percentuale di massima dei documenti totali annui, volume inserito in precedenza al punto 4), sottoposti a processi approvativi o di supervisione.
I) Quanti Audit e/o verifiche di conformità per le certificazioni si prevedono in un anno? Indicare il numero complessivo delle verifiche in un anno solare. Ci si riferisce alle verifiche a cui sono sottoposte le aziende che sono dotate di certificazioni varie.
L) Rischio in termini percentuali che si verifichi un problema di non conformità Indicare la probabilità che si riscontri un problema di non conformità a seguito di verifiche del punto precedente.
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