Il protocollo informatico come leva di efficienza e trasparenza nella gestione documentale. Il caso Pescara Energia S.p.A.
Pescara Energia S.p.A. è una società partecipata dal Comune di Pescara che opera nel settore dei servizi energetici e tecnologici per la città. La società gestisce e coordina diverse attività legate all’efficientamento energetico e alla manutenzione degli impianti e delle infrastrutture comunali, supportando l’amministrazione nella gestione di servizi strategici per il territorio.
Esigenza
Prima dell’introduzione di una soluzione digitale, la protocollazione dei documenti e delle comunicazioni in entrata e in uscita avveniva attraverso procedure tradizionali.
Questo approccio comportava un rallentamento nei flussi documentali e inefficienze crescenti nella gestione delle informazioni, con difficoltà nell’archiviazione e nel reperimento dei documenti.
In un contesto operativo caratterizzato da un elevato volume di comunicazioni e documenti amministrativi, l’azienda ha avviato un percorso di digitalizzazione dei flussi documentali per migliorare efficienza, tracciabilità e conformità normativa.
L’azienda aveva quindi la necessità di adottare un sistema di protocollo informatico conforme ai requisiti normativi e in grado di:
- registrare digitalmente documenti, email e PEC in entrata, uscita e interne;
- garantire sicurezza e trasparenza nei processi amministrativi;
- consentire l’accesso ai documenti da qualsiasi dispositivo;
- ridurre i costi legati alla gestione e conservazione della documentazione;
- assicurare la conservazione a norma dei registri giornalieri di protocollo;
- semplificare la ricerca e la consultazione dei documenti archiviati.
Obiettivi
Gli obiettivi principali del progetto erano:
- snellire e digitalizzare i flussi documentali aziendali;
- automatizzare i processi legati alla protocollazione e alla gestione del ciclo di vita dei documenti;
- migliorare l’organizzazione e il controllo delle informazioni;
- rendere più veloce e intuitivo l’accesso alla documentazione da parte degli utenti.
Benefici e risultati
L’adozione della soluzione ZenShare UP ha permesso a Pescara Energia di introdurre un sistema completo di gestione documentale e protocollo informatico conforme alla normativa vigente.
La piattaforma consente il monitoraggio delle caselle email e PEC e mette a disposizione strumenti avanzati di ricerca e classificazione dei documenti, facilitando l’accesso alle informazioni e migliorando l’efficienza operativa.
Tra i principali benefici ottenuti:
- maggiore efficienza nella gestione dei flussi documentali;
- accesso rapido ai documenti tramite una scrivania digitale personale;
- eliminazione dei registri cartacei di protocollo;
- maggiore accuratezza nelle registrazioni documentali;
- incremento della trasparenza e della sicurezza dei dati.
Pescara Energia ha potuto migliorare il controllo delle informazioni e garantire una gestione più moderna, efficiente e conforme ai requisiti normativi.
ZenShare UP, la piattaforma Cloud native di Interzen per la completa automazione dei flussi documentali
Pescara Multiservice ha scelto il Protocollo Informatico di Interzen per l’elevata usabilità, la sicurezza della piattaforma e la piena rispondenza alle normative, in particolare alle nuove Linee Guida AgID e in linea con il Piano Triennale per l’Informatica nella PA.
Il software è Cloud native presso il CSP Microsoft Azure e garantisce back up ogni 4 ore con ridondanza geografica del sistema e Disaster Recovery. Inoltre ha ottenuto la qualificazione ACN sul marketplace specifico per la Pubblica Amministrazione. Il Protocollo Informatico Cloud native di ZenShare UP permette di proteggere i dati aziendali garantendo che siano accessibili solo agli utenti che ne hanno i diritti, e consente la tracciabilità delle azioni effettuate sui documenti impedendo eventuali modifiche non autorizzate o la perdita di dati e documenti.
Interzen ha ottenuto l’autorizzazione da parte del cliente a pubblicare online la case history
