FNSI Case History

Problema
Estrema confusione e disordine nella gestione, protocollazione, ricerca e conservazione di una ingente quantità di documenti in prevalenza cartacei. Grande difficoltà e tempi troppo lunghi per lo smistamento dei documenti agli uffici o ai responsabili di competenza. Inefficienze ed elevati livelli di stress legati alla frequente perdita di documenti.

Esigenza
Individuare un sistema semplice per razionalizzare il flusso di documenti, semplificare le operazioni di smistamento e protocollazione dei documenti. Eliminare, laddove possibile, la presenza di documentazione cartacea, snellire i tempi di ricerca dei documenti.

Obiettivi

• sistema di gestione, protocollazione e archiviazione tutti i documenti in entrata e in uscita nel modo più semplice e automatico possibile;
• drastica riduzione del materiale cartaceo;
• riduzione dei tempi necessari alla ricerca dei documenti;
• eliminazione del rischio di perdita di documenti.

Soluzione implementata
La soluzione è stata individuata nel Protocollo Informatico di Interzen.

Aree aziendali
Servizi generali e Segreteria

Benefici ottenuti
L’implementazione del Protocollo Informatico ha pienamente soddisfatto le esigenze del cliente e risolto i problemi relativi alla gestione e alla protocollazione dei documenti, eliminando anche il fenomeno di perdita di documenti. L’archiviazione digitale ha generato un sistema finalmente razionale e ordinato di classificazione garantendo agli operatori una ricerca facile e un reperimento pressoché immediato dei documenti.