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Con Zen Share è possibile gestire le cartelle cliniche in formato digitale e il processo di generazione della copia conforme con relativa certificazione da parte dell’autorità sanitaria di riferimento.

COS’E’ LA COPIA CONFORME DI UNA CARTELLA CLINICA?

digitalizzazione cartella clinica
La copia conforme è una stampa della Cartella clinica conforme all'originale che ha valore legale e che deve soddisfare i seguenti requisiti:

  • Stampa dei fogli nel medesimo ordine di acquisizione

  • Presenza dei “timbri” della struttura sanitaria

  • Generazione di un “certificato di copia conforme” contenente tutte le informazioni relative alla cartella (luogo e data di stampa, numero cartella, nominativo paziente, reparto, data di inizio degenza, data di fine degenza, attestazione di copia conforme, numero di fogli) e recante la firma del Direttore Sanitario

IN COSA CONSISTE LA GESTIONE DELLE CARTELLE CLINICHE E DELLA LORO COPIA CONFORME CON ZENSHARE?

Si tratta di un sistema integrato, modulare e scalabile di workflow documentale e protocollo informatico che presenta il vantaggio di:

  • scansionare tutti i documenti di una cartella clinica relativi a un paziente creando un unico file pdf

  • migliorare gli attuali processi documentali prevedendo anche l’integrazione con il gestionale

  • automatizzare il processo di gestione e generazione della copia conforme della cartella clinica nel rispetto di tutti i vincoli di privacy e sicurezza dei dati

  • E’ previsto infatti un sistema di accessi profilati e permessi diversificati, in modo da consentire la visualizzazione di alcune informazioni e la possibilità di compiere alcune operazioni solo ed esclusivamente ad una determinata tipologia di utenti

Il video

Il processo in breve

La digitalizzazione delle cartelle cliniche, a prescindere che ne venga o meno fatta richiesta di copia conforme prevede che tutti i documenti vengano scansionati per essere poi accorpati in un unico file pdf.
Ciascun file pdf è associato univocamente alla cartella clinica corrispondente.
L’interfaccia di acquisizione consente di inserire le informazioni di indicizzazione manualmente (numero cartella, dati paziente, reparto, data accettazione ecc), o tramite lettura barcode, in caso sia prevista l’integrazione con il gestionale sanitario, per la riconciliazione dei dati.
Un raffinato sistema di permessi consente diversi livelli di accesso e visualizzazione a seconda del tipo di utente o gruppo di utenti.

Il processo di generazione della copia conforme si innesca nel momento in cui ne venga fatta richiesta e prevede il rilascio contestuale di un certificato di copia conforme in duplice copia. Il sistema prevede che la copia conforme così generata sia stampabile con apposizione automatica dei timbri della struttura sanitaria su ogni pagine, in conformità delle norme vigenti in materia.

Dopo la consegna al paziente richiedente della cartella clinica in copia conforme regolarmente certificata e firmata dalla Direzione Sanitaria, la seconda copia del certificato di copia conforme verrà archiviata come allegato alla cartella clinica in versione originale.