Workflow documentale

Workflow documentale: automatizza i processi di approvazione

workflow documentale

Gestione del processo

Tramite un’interfaccia molto semplice, l’utente di tipo amministratore ha la possibilità di generare nuovi processi di approvazione dei documenti inseriti.

Ogni processo così generato, passa attraverso una serie di stati per ciascuno dei quali è richiesto all’utente – coinvolto nel workflow – l’approvazione oppure il rifiuto.

ZenShare prevede più tipologie di processo approvativo (a maggioranza, all’unanimità o su selezione) in forma tabellare o mediante l’utilizzo di un designer grafico, e consente inoltre di:
definire l’attività oggetto dello step successivo (completamento, registrazione del documento, inserimento metadati, etc..),
decidere in quale cartella documentale confluirà il documento alla fine del workflow,
inviare notifiche email ad ogni passaggio di stato,
motivare l’approvazione o l’eventuale non approvazione di un documento.

 

ZenShare garantisce la gestione del documento in tutte le fasi del ciclo di vita:

inserimento del documento in biblioteca
modifica e lavorazione del documento
richiesta di approvazione direttamente dalla biblioteca
inserimento nel processo di approvazione definito nel workflow
approvazione e rilascio del documento approvato nel repository documentale
richiesta di revisione per eventuali modifiche al documento con invio obbligatorio al processo di revisione

DESIGNER GRAFICO

Si tratta di uno strumento dinamico, evoluto e alternativo alla consueta interfaccia tabellare, per la costruzione dei processi di approvazione in modo visuale, rapido e estremamente intuitivo. L’utente, nella definizione di ciascuno stato, nella scelta delle modalità di approvazione e nella selezione degli utenti approvatori, non dovrà fare altro che cliccare sui riquadri corrispondenti.  Potrà inoltre modificare i flussi di approvazione mediante semplice trascinamento.

GESTIONE UTENTE

Ogni utente o gruppo di utenti di ZenShare definito come approval, potrà visualizzare e gestire soltanto i documenti immessi dai richiedenti in quel determinato processo di approvazione.

La sezione è dotata di un menu contestuale tramite  il quale l’utente ha accesso a:

 Documenti personali: l’elenco dei propri documenti immessi in approvazione

Tutti i documenti: il dettaglio esclusivo per i profili amministratore che elenca tutti i documenti in approvazione

Documenti da approvare: l’elenco dei documenti da approvare per i quali si ricopre il ruolo di “approval

Documenti pubblicati: i documenti pubblicati nella biblioteca dopo il completamento dell’iter

Gestione processi: dettaglio dei processi di approvazione (lettura per gli utenti, lettura/scrittura per gli amministratori)

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