Tutte le novità e gli ultimi aggiornamenti apportati alla piattaforma ZenShare UP

Funzionalità Principali

• Sviluppo di un nuovo microservizio dedicato alla firma digitale, integrato con il provider Namirial.
• Configurazione dei profili utente e delle anagrafiche per la gestione delle firme digitali.

Tipologie di firme elettroniche qualificate supportate:

• Sigillo elettronico
• Firma digitale remota
• Firma digitale automatica

Formati di firma gestiti:

• XAdES: firma di documenti XML
• PAdES: firma di documenti PDF
• CAdES: firma di documenti in formato P7M
• JAdES: firma di documenti JSON

BPM – Designer Processi (Utente Amministratore)

• Nuovo modulo BPM/Workflow con designer grafico conforme allo standard BPMN 2.0.

  Funzionalità disponibili:

• Creazione, modifica e cancellazione di processi BPMN.
• Interfaccia grafica con supporto drag & drop.
• Gestione dei seguenti componenti:
  • Aree, Collaboration, Lane
  • Start Task
  • User Task
  • Service Task
  • End Event

BPM – Workflow Utente

Funzionalità per l’utente:

• Visualizzazione e gestione delle richieste da approvare, con dettaglio e approvazione dei task assegnati.
• Consultazione dello storico dei task lavorati dall’amministratore.
• Avvio automatico del processo BPM durante la creazione di un fascicolo in archivio.

Processo di produzione di una determina:

• Generazione del documento da anteprima DOCX.
• Creazione del file PDF della determina.
• Invio al responsabile per approvazione.
• Invio alla firma digitale.
• Generazione della copia “Omissis” per la pubblicazione sull’albo pretorio.

BPM – Webform (Utente Amministratore)

Nuovo modulo Webform per la gestione delle richieste all’interno del BPM.

Funzionalità:

• Creazione, modifica e cancellazione di Webform.
• Interfaccia grafica con supporto drag & drop.

Componenti gestibili nei Webform:

• Input: Text field, Text area, Number, Datetime, Expression, File picker, Quill editor
• Selection: Checkbox, Checkbox group, Radio group, Select
• Presentation: Text view, Image view, Table, HTML view, Document preview, Spacer, Presentation
• Containers: Group, Dynamic list
• Action: Pulsanti, inclusi quelli per la firma digitale

Protocollo

Funzionalità aggiuntive:

• Gestione del sigillo elettronico su file segnatura.xml.
• Miglioramenti e correzioni di bug.
• Consultazione dello storico dei protocolli in modalità sola lettura.
• Fascicolazione automatica durante la protocollazione.

Funzionigramma

• Introdotto nuovo modulo per gestione del funzionigramma degli uffici.

Mansionario

• Introdotto nuovo modulo per gestione del Mansionario degli utenti.

Smistamento

• Possibilità di smistare nuovamente ad altri utenti e/o uffici direttamente nell’area smistamento.

Protocollo

• Introdotte informazioni sullo stato dello smistamento all’interno del dettaglio del protocollo.

Mailroom

• Introdotta funzionalità per la gestione delle firme nel footer dell’email.
• Introdotta funzionalità di cnacellazione massiva delle email dall’area mailroom.

Importazione storico protocollo

• Introdotto modulo per importazione dello storico protocolli partendo da un file excel.

Sicurezza

• Introdotte api per il tracciamento Accessi login, Navigazione utenti, Documenti scaricati.

Backup

• Ottimizzate procedure di backup del database per singolo tenant.

Procedimenti Amministrativi

• Introdotto il nuovo modulo per la mappatura, implementazione e gestione dei procedimenti amministrativi.

Login

• Implementata la procedura di autenticazione mediante Google Accounts.
• Inserita la gestione sia degli accessi concorrenti che delle utenze nominali (con accesso multitab).

Mailroom

• Email e PEC – Nuova gestione delle notifiche errori per email e PEC.
• Invio Email e PEC – Aggiunta la rubrica per la selezione/ricerca di indirizzi email/PEC nei destintari principali (to) e nei destinatari in copia (cc).

Email

• In caso di spedizione tramite email, ZenShare UP preseleziona un indirizzo Email e non PEC.

Scheduler

• Introdotta la funzionalità di stop/start dello scheduler processi.
• Gestione delle notifiche email in caso di errore dello scheduler.

Smistamento

• Aggiunte abilitazioni per la funzionalità di Rispondi e protocolla nel modulo smistamento.

Scheduler

• Chiusura automatica dei registri di protocollo giornalieri per l’invio in conservazione

Smistamento

• Lavorazione documento e fascicolazione automatica ‘varie’

Protocollo

• Protocollo in uscita: se non viene caricato il documento principale, è possibile spedire una mail/PEC che diventa il documento principale del protocollo.

Mailroom – Mail e PEC

• In fase di spedizione di una email, se sono PEO è possibile abilitare la copia nascosta
• In fase di spedizione di un’email, si può consentire di Allegare un documento aggiuntivo all’email senza farlo figurare tra i documenti del protocollo, ma solo come spedito tramite email

Protocollo

• è stata abilitata la creazione di una email di risposta e il suo salvataggio come documento principale

• LOGIN
• HOMEPAGE
• SETTINGS

AREA DOCUMENTALE

• Archivio Corrente
• Archivio di Deposito
• Archivio Storico
• Archivio Privati
• Documenti
• Fascicoli
• Smistamento
• Ricerca Documentale

AREA PROTOCOLLO

• Protocollo
• Corrispondenti
• Registri di Protocollo
• Repertori

AREA CONSERVAZIONE

• Conservazione Digitale

AREA ADMIN

• Organigramma
• Gruppi Uffici e Permessi, Utenti
• Enti, AOO, Titolari
• Modelli/Serie e Lookup table
• Mail e PEC
• Autoimport
• Repository Admin
• Scheduler
• Infoservizio, Infrastruttura, Master