Tutte le novità e gli ultimi aggiornamenti apportati alla piattaforma ZenShare UP

PROTOCOLLO INFORMATICO

• Protocollazione automatica e smistamento su base destinatari:
  implementata la funzionalità di protocollazione automatica delle email e PEC in entrata con smistamento automatico verso gli uffici e gli utenti competenti, individuati sulla base dei destinatari del messaggio. Il sistema instrada così la documentazione in ingresso direttamente ai soggetti incaricati, riducendo i tempi di assegnazione e migliorando l’efficienza nella gestione dei flussi documentali.
• Protocollazione email in entrata – gestione data ricezione:
  introdotta la gestione della data di effettiva ricezione delle email durante la protocollazione automatica in entrata, garantendo la corretta tracciabilità temporale del messaggio originale e l’allineamento con i requisiti normativi in materia di protocollazione.
• Rework Export Excel Protocollo:
  rivisitata la funzionalità di esportazione in formato Excel dell’elenco dei protocolli, con miglioramenti alla struttura del file di output, ai metadati esportati e alle performance complessive dell’operazione di export massivo.

REPERTORI E MODELLI DOCUMENTALI

• Modelli documentali – Export Excel:
  introdotta la nuova funzionalità di esportazione in formato Excel dei modelli documentali, per agevolare l’analisi, la consultazione massiva e la condivisione delle configurazioni dei modelli con utenti e referenti esterni al sistema.

CONSERVAZIONE DIGITALE

• Conservazione digitale IFIN/Zucchetti – nuova integrazione via API Web Service:
  sostituito il precedente sistema di trasferimento documenti basato su FTP con una nuova integrazione tramite API Web Service nei confronti del provider di Conservazione Digitale a norma IFIN. La nuova modalità garantisce maggiore sicurezza, affidabilità e velocità nella trasmissione dei pacchetti di versamento, oltre a un puntuale monitoraggio dello stato di conservazione.

SCHEDULER

• Start e Stop da pannello di controlllo:
  introdotta la possibilità di avviare e arrestare i processi dello Scheduler direttamente dall’interfaccia utente, semplificando le operazioni di gestione e controllo dei job pianificati senza necessità di interventi dal back-end applicativo.

INFRASTRUTTURA E TECNOLOGIA

• Ottimizzazione performance ZenDocuments:
  implementati significativi miglioramenti alle performance del modulo ZenDocuments, con ottimizzazione dei tempi di caricamento, ricerca e risposta nelle operazioni sui documenti, in particolare in scenari ad alto volume di dati.

BUGFIX E MIGLIORAMENTI

• Risoluzione anomalie versione 3.4.0:
  risolti i malfunzionamenti segnalati nel ciclo di rilascio 3.4.0, con interventi su protocollo, conservazione digitale, modelli documentali ed export massivi. Migliorata la stabilità complessiva della piattaforma.
• Ottimizzazioni generali:
  ottimizzazioni generali delle performance e della stabilità su vari moduli del sistema, con particolare attenzione a ZenDocuments, Protocollo Informatico e Scheduler.

GESTIONE DOCUMENTALE

• Annotazioni su documenti e fascicoli:
  implementata la gestione delle annotazioni sui documenti e fascicoli, con possibilità di inserire commenti, menzionare utenti e tenere traccia delle osservazioni direttamente nel contesto documentale.
• Cronologia attività sul documento:
  introdotta la visualizzazione della cronologia completa delle attività avvenute su ogni documento: creazione, protocollazione, visualizzazione, operazioni di smistamento, inserimento annotazioni, avanzamento workflow e invio in conservazione. Ogni evento riporta data, tipo operazione, utente e note aggiuntive.
• Gestione permessi su protocolli pubblici:
  implementata la gestione granulare dei permessi sul Protocollo per la categoria dei protocolli pubblici, consentendo un controllo più preciso sugli accessi in base al profilo utente.

PROTOCOLLO INFORMATICO

• Protocollazione automatica – scelta documento principale:
  migliorata la protocollazione automatica da email e PEC con la possibilità di scegliere il documento principale tra quelli ricevuti, garantendo una gestione più flessibile e corretta della documentazione in ingresso.

REPERTORI E MODELLI DOCUMENTALI

• Gestione avanzata modelli e repertori: introdotti miglioramenti significativi alla gestione dei modelli documentali e dei repertori: nuova funzionalità di annullamento repertori, creazione di ruoli dedicati per l’annullamento dei repertori di classificazione, visualizzazione del nome della serie in evidenza nel dettaglio documento e ottimizzazione della gestione del watermark sui metadati.
• Repertori – Funzionalità accessorie e modifica permessi:
  aggiunte funzionalità complementari ai repertori: invio email direttamente dal modulo e gestione della modifica dei permessi associati ai repertori.

MULTILINGUA

• Localizzazione interfaccia in inglese: implementata la sincronizzazione automatica della lingua del frontend con la preferenza impostata per l’utente (Zenadmin.users), estesa sia all’interfaccia utente che all’area di amministrazione. Migliora l’usabilità per organizzazioni internazionali che operano in lingua inglese.

HOME PAGE – SEZIONE NOVITÀ

• Nuova sezione Novità:
  introdotta una nuova sezione dedicata alle novità della piattaforma, accessibile dall’icona del profilo utente. La sezione presenta le ultime funzionalità rilasciate con la possibilità di ricordare le novità in un secondo momento, migliorando la comunicazione degli aggiornamenti agli utenti.

INFRASTRUTTURA E TECNOLOGIA

• Monitoraggio con Grafana in locale: configurato Grafana in ambiente locale per un monitoraggio più efficace e dettagliato delle metriche di sistema e delle performance applicative.
• Servizio ARGO per rilasci automatizzati:
  introdotto il servizio ARGO per l’automazione dei rilasci, garantendo un processo di deploy più affidabile, controllato e riproducibile.
• Ottimizzazione scaling Docker AKS: ottimizzata la configurazione dello scaling dei container Docker su Azure Kubernetes Service (AKS), migliorando la gestione delle risorse in condizioni di carico variabile.
• Sostituzione NGINX con nuovo Ingress Envelop Gateway:
  sostituito il componente NGINX con il nuovo Ingress Envelop Gateway, aggiornando l’infrastruttura di rete per maggiore flessibilità e prestazioni nell’instradamento del traffico.
• Aggiornamento AKS a Kubernetes 1.34:
  aggiornati i cluster Kubernetes su Azure AKS alla versione 1.33, garantendo la conformità ai requisiti di aggiornamento della piattaforma e beneficiando delle ultime ottimizzazioni di sicurezza e performance.
• Ottimizzazione performance su grandi volumi:
  implementati significativi miglioramenti alle performance per l’avvio rapido dei servizi in scenari ad alto volume di dati, riducendo i tempi di risposta nelle operazioni massive.

BUGFIX E MIGLIORAMENTI

• Risoluzione anomalie versione 3.3.0:
  risolti i malfunzionamenti segnalati nel ciclo di rilascio 3.3.0, con interventi su protocollo, smistamento, annotazioni e repertori. Migliorata la stabilità complessiva della piattaforma.
• Ottimizzazioni generali:
  ottimizzazioni generali delle performance e della stabilità su vari moduli del sistema, con particolare attenzione ai moduli documentale, protocollo e gestione repertori.

GESTIONE DOCUMENTALE

• Nuova gestione metadati per fascicoli: implementata una gestione avanzata dei metadati per i fascicoli, consentendo una maggiore flessibilità nella categorizzazione e organizzazione della documentazione.
• Permessi ereditati personalizzabili: introdotta la possibilità per gli utenti di scegliere quali permessi ereditare sui documenti, garantendo un controllo più granulare sugli accessi.

PROTOCOLLO INFORMATICO

• Gestione corrispondenti PAI con Indice IPA: implementata nuova gestione dei corrispondenti della Pubblica Amministrazione con codice ufficio e verifica dell’integrazione con l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).
• Supporto multilingua e timezone: introdotta la visualizzazione del protocollo in doppio orario quando il timezone dell’utente è diverso da Europe/Rome, migliorando l’usabilità per utenti in fusi orari differenti.

MAILROOM – Gestione Email e PEC

• Gestione password caselle email: aggiunta la funzionalità di modifica della password delle caselle email direttamente dall’area Mailroom in caso di errore di download, semplificando la risoluzione dei problemi di autenticazione.
• Protocollazione automatica migliorata: implementata la gestione intelligente delle email duplicate, con archiviazione automatica senza protocollazione per evitare duplicati nel sistema.
• Ottimizzazione performance ZenMailroom: significativi miglioramenti delle performance del modulo Mailroom per una gestione più efficiente delle caselle di posta elettronica.

SMISTAMENTO

• Invio documento a workflow: introdotta la possibilità di inviare documenti direttamente a un workflow dal modulo Smistamento, semplificando il processo di lavorazione.
• Gestione notifiche email: implementata la funzionalità di attivazione/disattivazione delle notifiche email agli uffici per lo smistamento, permettendo una personalizzazione delle comunicazioni.
• Ottimizzazione performance Smistamento: miglioramenti significativi alle performance del modulo Protocollo per una gestione più rapida ed efficiente.

INFRASTRUTTURA E TECNOLOGIA

• Upgrade a Next.js 15: aggiornata la versione del framework Next.js alla versione 15, portando miglioramenti di performance e nuove funzionalità.

BUGFIX E MIGLIORAMENTI

• Risolti malfunzionamenti segnalati nelle versioni precedenti, migliorando la stabilità complessiva della piattaforma.
• Ottimizzazioni generali delle performance su vari moduli del sistema, con particolare focus su Mailroom e Protocollo.

MAILROOM – Gestione Email e PEC

• Cancellazione automatica email e PEC: introduzione della funzionalità di cancellazione automatica delle email e PEC dalla webmail dopo il processo di scarico e protocollazione, con ottimizzazione della gestione delle caselle di posta.
• Archiviazione automatica notifiche: implementazione del sistema di archiviazione automatica delle Notifiche di Accettazione, di Consegna e di altre notifiche con miglioramento dell’organizzazione della posta elettronica.

PROTOCOLLO INFORMATICO

•  è stata aggiunta la possibilità di inserire l’indirizzo email nell’anagrafica ufficio per ottimizzare il processo di protocollazione automatica.

GESTIONE DOCUMENTALE

• Metadati e permessi: è stata implementata la gestione avanzata dei metadati che permettono l’aggiornamento dinamico dei permessi sui documenti, garantendo una maggiore flessibilità e sicurezza nella gestione degli accessi.

INFRASTRUTTURA E SICUREZZA

• Aggiornamenti di sicurezza: aggiornamenti critici per la gestione delle vulnerabilità e il miglioramento della sicurezza generale della piattaforma.
• Correzione vulnerabilità React: risoluzione della vulnerabilità critica CVE-2025-55182 identificata nei componenti React dell’applicazione.
• Ottimizzazione Smistamento: è stato sostituito ModelMapper con MapStruct sul modulo Smistamento per migliorare le performance e l’affidabilità del sistema.
• Storage S3: è stato introdotto il nuovo protocollo di archiviazione dei documenti S3 per una gestione più efficiente e scalabile dello storage dei documenti.

BUGFIX E MIGLIORAMENTI 

• Risolti malfunzionamenti segnalati nelle versioni precedenti, e migliorata la stabilità complessiva della piattaforma.
• Ottimizzazioni generali delle performance su vari moduli del sistema.

PRODUZIONE DOCUMENTALE

• Modelli/Serie documentali: definizione dei metadati e dei template specifici per ciascun tipo di documento.
• Gestione dei campi modulo, dei tag e delle fasi approvative tramite Workflow.
• Miglioramento del processo di gestione dei Repertori.
• Migliorie al Workflow/BPM: storico richieste, duplica webform, gestione caricamento documenti e allegati.

GESTIONE DOCUMENTALE

• Integrato un componente di editing online dei documenti di tipo Word, excel, powerpoint.
• Integrato un componente per acquisizione documenti tramite Scanner in modalità WebTwain.

CONSERVAZIONE DIGITALE

• Integrazione con i servizi di Conservazione digitale a norma forniti dal provider Unimatica.

PROTOCOLLO

• In fase di protocollazione in entrata da email/PEC è ora possibile definire il documento principale e allegati tra quelli ricevuti.
• Invio automatico al mittente di una notifica email/PEC di avvenuta protocollazione
• Gestione della sotto-fascicolazione in fase di Protocollazione.
• Miglioramenti al processo di protocollazione automatica.

ENTI ED AOO

• Ottimizzazione dei filtri di ricerca per una gestione più efficace in scenari multi-Ente e multi-AOO.

MODELLI/SERIE

• Gestione dei metadati in modalità read-only.

EXPORT MASSIVI

Disponibili nuove funzionalità di esportazione massiva per i principali elenchi quali Lista Protocolli, Lista Utenti, Lista Gruppi, Enti, AOO, Lookup e Corrispondenti.

SMISTAMENTO

• Visualizzazione delle note di smistamento inserite in fase di protocollazione, ora disponibili nell’area Smistamento.

HOME PAGE E MENU’ DI NAVIGAZIONE

• Ricerca Avanzata: funzionalità ora in evidenza nell’area Documentale.
• Smistamento: funzionalità ora in evidenza nell’area Protocollo.
• Produzione documentale:  prevista nuova sezione per la produzione documentale, documenti in bozza.
• Notifiche in Home Page: Documenti in bozza

INFRASTRUTTURA

• Aggiornamento del sistema di Identity Management.
• Sostituzione di Service Bus Azure con RabbitMQ.
• Sostituzione di Model Mapper.
• Aggiornamento della versione di Ingress.

SUAP – Sportello Unico per le Attività Produttive

• Integrazione SUAP: implementata l’interoperabilità con i sistemi SUAP per una gestione più fluida delle pratiche amministrative. La soluzione è stata certificata Agid come componente informatica Ente terzo.

Gestione Documentale

• Archivio Corrente: ottimizzazione dell’accesso e della consultazione e modifica collaborativa dei documenti Office come Word, Excel, Powerpoint.
• Preview delle Fatture Elettroniche: visualizzazione rapida del contenuto delle fatture direttamente dall’interfaccia con formato Ministeriale e formato Assosoftware.
• Smaltimento Documenti: introdotta funzionalità di rimozione definitiva dei documenti cancellati, ma ancora presenti nello storage, per una gestione più sicura e conforme.

Conservazione Digitale

• Implementata l’integrazione con Namirial Archive per la conservazione a norma dei documenti come i registri di protocollo giornaliero.

Ricerca Documentale

• Ricerca Globale: potenziata la ricerca trasversale su tutti i contenuti, con classificazione per protocolli, corrispondenti, fascicoli, smistamenti, cartelle, documenti, workflow.

Smistamento Documenti

• Rifiuto Smistamenti: possibilità di consultare gli smistamenti che sono stati rifiutati dall’ufficio di competenza.
• Smistamenti per Ufficio: visibilità riservata ai responsabili degli uffici che possono consultare tutti i documenti in lavorazione da parte degli operatori del proprio ufficio.

Accesso e Login

• Sistema di News in Login: visualizzazione di comunicazioni e aggiornamenti direttamente nella schermata di accesso.
• Portale in Manutenzione: introduzione della possibilità di mettere il portale in modalità ‘manutenzione’ per singolo tenant o per l’intero sistema.

Home page

• Notifiche in Homepage: nuove notifiche integrate per workflow da lavorare, pacchetti di versamento in errore (PDV), alert di sicurezza.

BPM – Business Process Management

• Designer Processi (Admin): esportazione e reimportazione dell’intero processo, inclusi i WebForm associati.
• WebForm Admin: nuova funzionalità per la produzione di documenti tramite form o editor Word.

Workflow Utente

• Produzione documenti con gestione delle note a piè di pagina.

Infrastruttura UP

• Versione Brandizzata Partner: possibilità di creare istanze UP personalizzate per i partner.

Registri di Protocollo

• Registro di Protocollo senza registrazioni: vengono generati registri di protocollo anche quando non sono presenti nuove registrazioni di protocollo.

Corrispondenti

• Sono state migliorati i dettagli dei corrispondenti, con l’introduzione di appositi tab per visualizzare la lista dei protocolli associati al corrispondente.

Ricerca documentale

• Nella ricerca avanzata per modelli e serie è stata messa creata una nuova interfaccia per ricercare documenti sulla base di modelli e serie documentali, serie di fascicoli e modelli di cartelle.

Smistamento

• E’ stata prevista la riassegnazione dello smistamento per competenza ad un nuovo ufficio.

BPM – Designer Processi Admin

• E’ stato implementato il workflow di determina con impegno di spesa.

Login

• Miglioramenti alla gestione delle login con l’introduzione di meccanismi di ‘brute force detection’ al fine di limitare eventuali login anomale.

Sicurezza

• Introdotto il ‘Modulo Sicurezza’ con la gestione degli avvisi, l’invio dei dati di navigazione e delle login. Prevista dashboard per la visualizzazione degli avvisi di sicurezza provenienti da un SIEM (Security Information and Event Management) terze parti.

Infrastruttura

• Miglioramenti all’infrastruttura,  ottimizzazione delle funzionalità di Scheduler e gestione delle cache di dati.

Funzionalità Principali

• Sviluppo di un nuovo microservizio dedicato alla firma digitale, integrato con il provider Namirial.
• Configurazione dei profili utente e delle anagrafiche per la gestione delle firme digitali.

Tipologie di firme elettroniche qualificate supportate:

• Sigillo elettronico
• Firma digitale remota
• Firma digitale automatica

Formati di firma gestiti:

• XAdES: firma di documenti XML
• PAdES: firma di documenti PDF
• CAdES: firma di documenti in formato P7M
• JAdES: firma di documenti JSON

BPM – Designer Processi (Utente Amministratore)

• Nuovo modulo BPM/Workflow con designer grafico conforme allo standard BPMN 2.0.

  Funzionalità disponibili:

• Creazione, modifica e cancellazione di processi BPMN.
• Interfaccia grafica con supporto drag & drop.
• Gestione dei seguenti componenti:
  • Aree, Collaboration, Lane
  • Start Task
  • User Task
  • Service Task
  • End Event

BPM – Workflow Utente

Funzionalità per l’utente:

• Visualizzazione e gestione delle richieste da approvare, con dettaglio e approvazione dei task assegnati.
• Consultazione dello storico dei task lavorati dall’amministratore.
• Avvio automatico del processo BPM durante la creazione di un fascicolo in archivio.

Processo di produzione di una determina:

• Generazione del documento da anteprima DOCX.
• Creazione del file PDF della determina.
• Invio al responsabile per approvazione.
• Invio alla firma digitale.
• Generazione della copia “Omissis” per la pubblicazione sull’albo pretorio.

BPM – Webform (Utente Amministratore)

Nuovo modulo Webform per la gestione delle richieste all’interno del BPM.

Funzionalità:

• Creazione, modifica e cancellazione di Webform.
• Interfaccia grafica con supporto drag & drop.

Componenti gestibili nei Webform:

• Input: Text field, Text area, Number, Datetime, Expression, File picker, Quill editor
• Selection: Checkbox, Checkbox group, Radio group, Select
• Presentation: Text view, Image view, Table, HTML view, Document preview, Spacer, Presentation
• Containers: Group, Dynamic list
• Action: Pulsanti, inclusi quelli per la firma digitale

Protocollo

Funzionalità aggiuntive:

• Gestione del sigillo elettronico su file segnatura.xml.
• Miglioramenti e correzioni di bug.
• Consultazione dello storico dei protocolli in modalità sola lettura.
• Fascicolazione automatica durante la protocollazione.

Funzionigramma

• Introdotto nuovo modulo per gestione del funzionigramma degli uffici.

Mansionario

• Introdotto nuovo modulo per gestione del Mansionario degli utenti.

Smistamento

• Possibilità di smistare nuovamente ad altri utenti e/o uffici direttamente nell’area smistamento.

Protocollo

• Introdotte informazioni sullo stato dello smistamento all’interno del dettaglio del protocollo.

Mailroom

• Introdotta funzionalità per la gestione delle firme nel footer dell’email.
• Introdotta funzionalità di cnacellazione massiva delle email dall’area mailroom.

Importazione storico protocollo

• Introdotto modulo per importazione dello storico protocolli partendo da un file excel.

Sicurezza

• Introdotte api per il tracciamento Accessi login, Navigazione utenti, Documenti scaricati.

Backup

• Ottimizzate procedure di backup del database per singolo tenant.

Procedimenti Amministrativi

• Introdotto il nuovo modulo per la mappatura, implementazione e gestione dei procedimenti amministrativi.

Login

• Implementata la procedura di autenticazione mediante Google Accounts.
• Inserita la gestione sia degli accessi concorrenti che delle utenze nominali (con accesso multitab).

Mailroom

• Email e PEC – Nuova gestione delle notifiche errori per email e PEC.
• Invio Email e PEC – Aggiunta la rubrica per la selezione/ricerca di indirizzi email/PEC nei destintari principali (to) e nei destinatari in copia (cc).

Email

• In caso di spedizione tramite email, ZenShare UP preseleziona un indirizzo Email e non PEC.

Scheduler

• Introdotta la funzionalità di stop/start dello scheduler processi.
• Gestione delle notifiche email in caso di errore dello scheduler.

Smistamento

• Aggiunte abilitazioni per la funzionalità di Rispondi e protocolla nel modulo smistamento.

Scheduler

• Chiusura automatica dei registri di protocollo giornalieri per l’invio in conservazione

Smistamento

• Lavorazione documento e fascicolazione automatica ‘varie’

Protocollo

• Protocollo in uscita: se non viene caricato il documento principale, è possibile spedire una mail/PEC che diventa il documento principale del protocollo.

Mailroom – Mail e PEC

• In fase di spedizione di una email, se sono PEO è possibile abilitare la copia nascosta
• In fase di spedizione di un’email, si può consentire di Allegare un documento aggiuntivo all’email senza farlo figurare tra i documenti del protocollo, ma solo come spedito tramite email

Protocollo

• è stata abilitata la creazione di una email di risposta e il suo salvataggio come documento principale

• LOGIN
• HOMEPAGE
• SETTINGS

AREA DOCUMENTALE

• Archivio Corrente
• Archivio di Deposito
• Archivio Storico
• Archivio Privati
• Documenti
• Fascicoli
• Smistamento
• Ricerca Documentale

AREA PROTOCOLLO

• Protocollo
• Corrispondenti
• Registri di Protocollo
• Repertori

AREA CONSERVAZIONE

• Conservazione Digitale

AREA ADMIN

• Organigramma
• Gruppi Uffici e Permessi, Utenti
• Enti, AOO, Titolari
• Modelli/Serie e Lookup table
• Mail e PEC
• Autoimport
• Repository Admin
• Scheduler
• Infoservizio, Infrastruttura, Master