Il Fondo FIDAS promuove un modello di assistenza sociale basato sulla solidarietà e sulla tutela dei soci, mettendo al centro le persone e il loro benessere. La sua storia prende avvio con l’obiettivo di offrire supporto concreto ai soci attraverso prestazioni previdenziali, sanitarie e assistenziali, favorendo al contempo la coesione della comunità e la partecipazione attiva dei membri. In una prima fase, l’attività si è concentrata sull’erogazione di contributi per spese sanitarie e sull’organizzazione di iniziative sociali e ricreative. Con il tempo, il Fondo ha ampliato la propria offerta, includendo convenzioni e servizi dedicati, attività culturali e sportive, e strumenti di sostegno alla famiglia dei soci. Oggi rappresenta un punto di riferimento per i propri iscritti, valorizzando la collaborazione, la solidarietà e la qualità della vita, e promuovendo iniziative capaci di generare valore sociale e vantaggi concreti per i soci e le loro famiglie.
L'esigenza di un Protocollo Informatico
Con una complessità operativa che richiede precisione e rigore, Fondo FIDAS aveva la necessità di digitalizzare la gestione dei propri flussi documentali per aumentare efficienza, conformità normativa e controllo interno.
La gestione tradizionale delle pratiche e della documentazione generava una serie di criticità operative:
- elevata presenza di documenti cartacei o file non strutturati;
- difficoltà nella condivisione delle informazioni tra uffici;
- tempi lunghi per la ricerca dei documenti e delle pratiche;
- necessità di garantire tracciabilità e sicurezza dei flussi informativi.
Per affrontare queste sfide, Fondo FIDAS ha avviato un percorso di digitalizzazione finalizzato a rendere più efficienti i processi amministrativi e documentali. La digitalizzazione dei processi consente infatti di sostituire gli archivi cartacei con sistemi informatici strutturati, migliorando l’accesso alle informazioni, la collaborazione tra team e la conformità normativa.
ZenShare UP, la soluzione efficiente ed efficace
La risposta è stata ZenShare UP, la piattaforma collaborativa progettata per abilitare la gestione digitale dei documenti e l’automazione dei processi interni. Per rispondere a queste esigenze è stata adottata la piattaforma ZenShare UP, progettata per supportare la digitalizzazione e l’automazione dei processi organizzativi e documentali.
La soluzione ha permesso di introdurre:
- Gestione documentale centralizzata, per archiviare e organizzare i documenti digitali durante tutto il loro ciclo di vita.
- Tracciabilità dei processi, con monitoraggio delle attività e dello stato delle richieste.
- Accesso controllato alle informazioni, con profili e permessi differenziati.
Grazie alla sua architettura cloud e modulare, la piattaforma ha consentito inoltre di integrare diversi ambiti operativi e supportare l’automazione dei processi ripetitivi, migliorando l’efficienza complessiva dell’organizzazione.
L'obiettivo prefissato con l'adozione del Protocollo Informatico di ZenShare UP
Il progetto si è posto l’obiettivo di:
- digitalizzare e centralizzare la gestione dei documenti;
- semplificare i flussi di lavoro interni;
- migliorare la tracciabilità delle pratiche e delle comunicazioni;
- ridurre i tempi di gestione e di ricerca delle informazioni;
- garantire maggiore sicurezza e controllo sugli accessi ai dati.
Inoltre, l’organizzazione puntava a dotarsi di una piattaforma in grado di supportare nel tempo l’evoluzione dei processi e la crescita dei servizi offerti agli associati.
I benefici della soluzione implementata
L’introduzione della piattaforma ha portato numerosi vantaggi operativi:
- riduzione dei tempi di gestione delle pratiche, grazie alla digitalizzazione dei flussi;
- maggiore velocità di accesso ai documenti tramite archiviazione digitale strutturata;
- migliore collaborazione tra uffici, grazie alla condivisione centralizzata delle informazioni;
- tracciabilità completa dei processi, con maggiore controllo sulle attività;
- riduzione dell’utilizzo della carta e dei costi legati all’archiviazione fisica.
Il progetto ha rappresentato un passo importante verso un modello organizzativo più moderno e digitale, capace di supportare in modo efficace l’evoluzione dei servizi offerti agli associati.
ZenShare UP, la piattaforma di Gestione documentale in Cloud sicura e a norma
Il Protocollo Informatico di ZenShare UP offre elevata usabilità e sicurezza. Qualificato ACN sul Marketplace per la Pubblica Amministrazione, consente archiviazione, condivisione e protezione dati in Cloud su Microsoft Azure con backup ogni 4 ore e Disaster Recovery.
ZenShare UP permette di archiviare, condividere e proteggere nel tempo i dati aziendali garantendo che siano accessibili solo agli utenti che ne hanno i diritti. La tracciabilità delle azioni effettuate sui documenti impedisce eventuali modifiche non autorizzate o la perdita di dati e documenti. Il sistema, basato su Microsoft Azure, garantisce backup ogni 4 ore e ridondanza geografica, assicurando che i dati siano protetti anche in caso di disastri.
Interzen ha ottenuto l’autorizzazione da parte del cliente a pubblicare online la case history
