Hydro Case History
Problema
La gestione documentale risultava caotica e sempre più difficile, in particolare venivano evidenziati problemi nella gestione del flusso di fatture attive e passive. La piattaforma di conservazione digitale già in uso risultava ormai obsoleta e insufficiente rispetto alle nuove esigenze aziendali.
Esigenza
I problemi evidenziati rendevano necessaria la sostituzione del vecchio sistema di gestione documentale e conservazione digitale con un sistema nuovo, più performante, più facile e intuitivo nell’utilizzo, che permettesse una ricerca più rapida dei documenti, una classificazione più razionale e un sistema di regole e criteri che garantissero anche un accesso sicuro e riservato ai documenti.
Obiettivi
L’obiettivo principale era quello di innovare l’intera area documentale, introducendo una soluzione tecnologicamente avanzata ed efficiente.
Descrizione del progetto
L’implementazione è avvenuta in due fasi distinte: inizialmente è stata effettuata la migrazione dei documenti dalla vecchia piattaforma di conservazione digitale alla nuova; successivamente, è stata presa in carico la documentazione relativa al flusso di fatture attive e passive. Al fine di acquisire gli spool relativi ai documenti contabili (registri iva, libro giornale, registro cespiti, etc.) è stato implementato il modulo di Spool Recognition. Il modulo consente di generare documenti in formato PDF, estrarre i metadati rilevanti ed archiviarli automaticamente in ZenDMS. Al termine di tali operazioni, i documenti sono pronti per essere inviati in conservazione digitale.
Soluzione implementata
ZenDMS la soluzione di gestione documentale della Suite ZenShare, ha permesso di rinnovare radicalmente tutto il sistema di gestione e archiviazione dei documenti, risolvendo anche il problema della gestione dei flussi documentali relativi alle fatture.
Aree aziendali
Amministrazione, Finanza e Controllo
Benefici ottenuti
La piattaforma di gestione documentale ZenDMS ha semplificato la gestione dei documenti amministrativo-contabili, migliorando l’efficienza dei processi di lavoro relativi all’acquisizione, archiviazione e conservazione digitale dei documenti. Inoltre, il nuovo sistema è risultato estremamente user-friendly e ha semplificato l’operatività quotidiana, aumentando anche i livelli di produttività dei reparti interessati.
