ZENDMS PROTOCOLLO INFORMATICO
Protocolla facilmente e automaticamente i tuoi documenti e la tua corrispondenza.
Il modulo di protocollo informatico è integrato nella gestione documentale di ZenDMS. La registrazione dei documenti, della corrispondenza in entrata, in uscita e interna degli enti pubblici e delle aziende private diventa con ZenDMS un’operazione semplice. Il modulo ZenDMS Protocollo Informatico ottempera l’obbligo richiesto alle pubbliche amministrazioni
di invio in conservazione digitale del registro giornaliero, risponde ai requisiti normativi del DPR.445/2000 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa) e alle regole tecniche per la gestione dei documenti amministrativi delle Pubbliche Amministrazioni.
ZenDMS prevede la possibilità di attivazione di workflow documentali approvativi e, contestualmente, la possibilità di monitoraggio dei processi.
Un documento una volta processato e preso in carico, potrà essere inserito in uno specifico processo di approvazione. L’utente che avvia il ‘processo approvativo’ dovrà semplicemente selezionare il tipo di workflow. Il documento, così instradato, verrà visualizzato (direttamente nella home operativa) dall’utente approvatore che avrà il compito di approvare, rifiutare o sospendere il processo.
Le features di ZenDMS Protocollo Informatico
- Assegnazione del progressivo univoco
- Stampa etichetta barcode cartaceo e digitale (tramite apposizione di un watermark sui file in formato pdf
- Stampa ricevuta
- Integrazione con PEC/email
- Rubrica anagrafica mittenti e destinatari
- Gestione Multi Ente
- Gestione Multi A.O.O. (Area Organizzativa Omogenea)
- Gestione Multi U.O.R. (Unità Organizzativa Responsabile)
- Modifica delle registrazioni
- Gestione protocollo di emergenza
- Gestione dei registri giornalieri e annuali
- Funzionalità di ricerca
- Gestione ACL (permessi utente per l’accesso alle registrazioni di protocollo)
- Gestione del titolario di classificazione
- Gestione fascicoli
- Archiviazione automatica dei documenti protocollati
- Gestione degli allegati
- Gestione smistamento manuale e automatico
- Gestione presa visione, rifiuto del documento e nuovo inoltro del documento smistato
- Scrivania personale dei documenti da lavorare
- Designer grafico per la generazione e la gestione dei workflow approvativi
- Gestione dei gruppi di approvatori
- Gestione modalità di approvazione (singola, a maggioranza, unanimità, su selezione etc.)
- Gestione notifiche via e-mail dei passaggi di stato
- Track-log dei documenti in approvazione
- Dashboard di monitoraggio dei processi approvativi
