Device Medicali

ZenShare Suite ha messo a punto nel corso del tempo, una serie di moduli e nuove aree funzionali, sia nella gestione documentale che nel Customer Relationship Management, per soddisfare esigenze sempre più specifiche. Si tratta di esigenze e obiettivi peculiari maturati in un settore ampio quanto articolato come quello in cui operano le aziende dei device medicali. Vi illustriamo di seguito i principali passi avanti compiuti da ZenShare Suite nel campo dell’automazione dei processi proprio in questo settore.

AREA DOCUMENTALE

Acquisizione e gestione degli ordini provenienti dalle ASL

Per snellire e semplificare le procedure di ricezione, smistamento e gestione, da parte dell’Order Data Entry (OTC), delle richieste d’ordine provenienti dalle strutture sanitarie e da altri operatori operanti in ambito medicale distribuiti sia sul territorio nazionale sia all’estero. Il processo si apre con l’invio delle richieste d’ordine ad una casella di posta elettronica dedicata, per poi essere selezionati, smistati e inseriti in automatico in un particolare workflow che coinvolgerà specificatamente gli utenti addetti al trattamento di quella particolare tipologia d’ordine. I dati di ciascuna richiesta d’ordine verranno inseriti dall’utente ZenShare all’interno di SAP al fine di ottenere l’associazione di un numero d’ordine corrispondente; condizione necessaria affinché il processo si chiuda con l’approvazione dell’ordine.

Gestione dell’anagrafica contatti integrata con Gestionale/ERP

ZenShare Suite è in grado di integrarsi con i gestionali aziendali al fine di garantire la gestione unica, l’aggiornamento costante e la perfetta corrispondenza dei dati con le anagrafiche dei contatti presenti all’interno del gestionale (ERP).

Sistema di gestione dei claim

Modulo che prevede la ricezione e lo smistamento da parte degli utenti incaricati alla gestione dei reclami provenienti dai clienti in merito a uno o più prodotti. Che si tratti di errori sul prezzo, di beni arrivati a destinazione danneggiati o anche episodi di customer misunderstanding, errori di consegna, mancata fatturazione ecc, ZenShare fa sì che, in base all’oggetto e alla motivazione del reclamo, l’utente destinatario possa valutare in primo luogo la fondatezza o l’infondatezza del reclamo, per poi, in caso di effettiva fondatezza, passare alla risoluzione dell’errore o all’eventuale smistamento del reclamo all’utente dell’area aziendale interessata e competente in merito. Un sistema semplice, ma avanzato in grado di intervenire efficacemente sui livelli di customer satisfaction.

AREA CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT

Gestione attività dei Rep con reportistica/KPI

Per monitorare le visite che gli informatori scientifici compiono presso medici, infermieri e strutture sanitarie dislocate in tutta Italia. Ciascun Rep ha una sua zona e una rosa di contatti e clienti presso i quali effettuare le visite. In cosa consiste il processo?
1. Definizione degli obiettivi
2. Workflow approvativo degli obiettivi da parte dell’Area Manager
3. Inserimento dati sulle visite da compiere o già compiute
4. Inserimento di altri impegni
5. Reportistica

Gestione dei rimborsi chilometrici dei Rep

Sistema all’interno del quale è possibile gestire il parco auto aziendale, inserire i chilometri percorsi da ciascun Rep e calcolare infine le spese per i rimborsi. Gli utenti amministratori hanno il compito di manutenere il database gestendo in sostanza le anagrafiche dei veicoli aziendali. e di assegnare i veicoli ai Rep. Il Rep assegnatario del veicolo non dovrà fare altro che entrare nel modulo tracking chilometrico di ZenCRM e inserire i dati che riguardano i suoi itinerari.   L’inserimento di questi dati consente un conteggio finale estremamente utile ai fini del calcolo delle spese e dei rimborsi.

Gestione dei campioni di prodotto

La gestione dei campioni tramite ZenCRM, è stata arricchita e completata da un sistema per la definizione, l’approvazione e l’allocazione di un budget di spesa previsto per l’invio di campioni di prodotto da parte dei Rep a clienti e potenziali clienti; il tutto pienamente integrato con il reparto di logistica dell’azienda. In cosa consiste? Consiste nella definizione di un budget totale per la distribuzione della campionatura, che verrà poi suddiviso tra gli Area Managers e da questi ultimi ulteriormente suddiviso e allocato tra i vari Rep di loro competenza. E’ previsto inoltre un sistema di compensazione tra budget.

Gestione gare con integrato catalogo prodotti

Per velocizzare e automatizzare la generazione dei documenti di gara necessari a prendere parte ai bandi di gara emanati periodicamente dalle Asl relativamente alla fornitura di uno o più lotti di prodotto. La funzionalità così concepita consente quindi di definire su una determinata opportunità di vendita uno o più lotti e sublotti di prodotto, scelti direttamente dal catalogo prodotti all’interno di ZenCRM, e di generare contestualmente un documento di testo recante oltre alla descrizione dei prodotti scelti, il prezzo unitario, il totale e eventuali scontistiche applicate.

Gestione dei questionari per lo svolgimento di sondaggi 

Per gestire sondaggi e questionari destinati a clienti e potenziali clienti, in questo caso principalmente medici, al fine di ottenere informazioni importanti sull’utilizzo, l’efficacia e i margini di miglioramento possibili sui prodotti e i servizi offerti. Si tratta di un sistema completo, avanzato e di facile utilizzo.   I questionari, saranno a disposizione dei singoli Rep all’interno della loro ambiente ZenCRM dal quale essi stessi sceglieranno se e a quali clienti sottoporre i questionari.

Gestione dei casi e delle relazioni con i pazienti

E’ il modulo dedicato alla gestione delle richieste provenienti dai pazienti che fanno già uso di uno o più prodotti. ZenCRM è in grado di gestire in modo completo la richiesta e la spedizione di campioni di prodotto, grazie alle sue funzionalità di gestione di magazzino ( carico/scarico/spedizione prodotto).   Al fine di garantire un sempre migliore e più evoluto servizio di customer service, ZenCRM terrà traccia di tutte le relazioni poste in essere con i pazienti.

Gestione centralizzata del materiale di comunicazione e distribuzione tramite App su tablet e Windows Mobile

Si tratta di un’ applicazione specifica per la presentazione dinamica dei contenuti, anche in modalità offline, Interzen ha messo a punto una app per tablet Apple iPad e Windows. Immagini, testi e video sono organizzati per aree e sequenze tematiche, facilmente navigabili grazie ad un’ interfaccia semplice e accattivante.

Ciascun informatore scientifico è aggiornato mediante notifica su tutti i nuovi contenuti disponibili per il download. Interzen si è occupata anche dello sviluppo della piattaforma per la gestione dei contenuti lato amministratore.

Utilizzando alcune delle features già presenti in ZenShare, la soluzione di Interzen per l’archiviazione e la gestione dei documenti: l’utente amministratore è messo in grado di caricare autonomamente e organizzare facilmente tutti i contenuti che saranno a disposizione degli informatori scientifici nelle loro presentazioni presso i loro clienti.

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