Ambito di applicazione: amministrazione, finanza e controllo
ZenShare Suite si inserisce nel dipartimento di amministrazione finanza e controllo delle aziende fornendo automazione nei processi amministrativi e contabili, gestione degli ordini di vendita e relativa riconciliazione documenti (ordine-documento di trasporto-fattura), integrandosi infine con ERP e gestionali.
Automazione dei processi amministrativi e contabili
Gestire al meglio i documenti amministrativi e contabili è un’attività strategica che può apportare forti benefici sia in termini economici che operativi. Gestire le operazioni finanziarie in maniera integrata ai documenti, ottimizzare l’impiego di risorse umane dedicate ad attività routinarie come la contabilizzazione delle fatture: come raggiungere questi obiettivi? A partire dalla gestione documentale, per arrivare alla conservazione digitale, si possono ottimizzare i processi interni puntando sull’automazione, su tecniche evolute di estrazione di indici da documenti cartacei (OCR, OMR, ICR, BARCODE), su workflow di processo avanzati e sull’integrazione funzionale tra i vari sistemi presenti in azienda.
Automazione del ciclo attivo e passivo
L’ERP aziendale si integra con ZenShare supportando le attività dell’area Amministrazione Finanza e Controllo con informazioni e documenti sempre disponibili, aggiornati e affidabili, per integrare transazioni, informazioni e processi di business con la sicurezza della tracciabilità di tutte le operazioni compiute sui documenti.
Supportare il sistema ERP/gestionale con un Document Management System consente di gestire i documenti del ciclo attivo in modalità esclusivamente digitale, evitando la stampa e l’archiviazione cartacea e velocizzando i processi di contabilizzazione (riscossione del credito).
I costi relativi alla stampa e all’archiviazione delle copie cartacee dei documenti subiranno una drastica riduzione
Gestione degli ordini
Con ZenShare è possibile automatizzare i flussi documentali. E’ possibile gestire sia il flusso operativo e documentale dell’ordine, che la fase di condivisione delle informazioni (preventivi, tempi e modalità di consegna della fornitura), di interazione tra cliente e fornitore (variazioni e conferme d’ordine) e, infine, la fase di verifica e controllo dello stato della pratica. Una gestione centralizzata e ottimizzata degli ordini passa attraverso vari stadi:
– richiesta di informazioni attraverso una RFQ (Request for Quotation)
– creazione del Purchase Order o del Sales Order
– archiviazione del documento nel sistema di gestione documentale
Integrazione con ERP e gestionali
In ogni realtà aziendale sono presenti applicativi software diversi che condividono, tuttavia, l’esigenza di archiviare e visualizzare i documenti prodotti o acquisiti. Nell’ottica di un’integrazione con i sistemi ERP/gestionali, ZenShare si è dotata di sistemi di comunicazione (Web Services, API) per l’archiviazione e visualizzazione dei documenti direttamente da interfacce esterne. E’ necessario, infatti, scambiare automaticamente dati ed indici documentali tra sistemi esterni e ZenShare, prevedendo l’allineamento automatico di anagrafiche e tabelle comuni. Sono state realizzate integrazioni con: SAP BusinessOne, Zucchetti AdHoc Enterprise, Impresa 24, SAM ERP2, SAP ERP – customized.
Conservazione digitale
E’ la possibilità di conservare i documenti esclusivamente in formato digitale eliminando definitivamente le copie cartacee, nel rispetto dei requisiti e delle procedure stabilite dalla legge. Le tipologie documentali e le procedure di conservazione sono stabilite dalla legge; il servizio può essere erogato in house presso l’azienda/ente di riferimento, oppure in outsourcing ad opera del provider. Oltre agli strumenti software, offriamo una consulenza specializzata nello svolgimento di tutte quelle attività necessarie a porre in essere un processo di conservazione digitale a norma.
Posta elettronica certificata (PEC)
Attraverso la posta elettronica certificata è possibile inviare e ricevere documenti con lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento. La PEC, infatti, certifica l’identità del mittente e del destinatario di un messaggio, ne accerta la ricezione o le eventuali anomalie, ne certifica la trasmissione. ZenShare dispone di un modulo PEC integrato alla gestione documentale che consente di inviare e ricevere i documenti sia in modalità automatica che manuale. Il sistema riconcilia, infine, le ricevute di ritorno con i messaggi inviati, tracciando tutti gli invii effettuati e archiviando correttamente sia i messaggi che le relative ricevute.
Riconciliazione dei documenti
La gestione dei processi amministrativi relativi al ciclo ordine-pagamento include flussi documentali a volte complessi, discontinui, asincroni, con documenti che spesso sono incompleti e necessitano di numerose integrazioni. Il modulo Correlazione documenti di ZenShare Suite consente di stabilire delle correlazioni automatiche tra i documenti sulla base del modello documentale, di metadati comuni o di altre condizioni. La correlazione serve a ricostruire il legame tra i documenti nel tempo: in particolare, è utile per riconciliare i documenti ordine-bolla-fattura durante l’intero ciclo ordine-pagamento.
