GESTIONE RICHIESTE E ORDINI DI ACQUISTO (RDA - ODA)
Ottimizza il processo di gestione delle Richieste di Acquisto e degli Ordini di Acquisto con ZenOrders
Con ZenOrders, è possibile garantire una gestione efficiente delle richieste e degli ordini di acquisto (RDA-ODA), facilitando il processo di acquisto di prodotti e/o servizi necessari per la realizzazione di un progetto.
Questa funzionalità consente ai Project Manager di effettuare le richieste d’acquisto (RDA) direttamente dall’area P&L (Profit & Loss) o dall’area di gestione delle commesse. Una volta approvata dai responsabili designati, ogni RDA viene trasformata automaticamente in un Ordine di Acquisto (ODA); è possibile aggregare più RDA in un ODA unico, qualora gli RDA siano indirizzati allo stesso fornitore.
Ogni ODA viene sottoposto a un processo di approvazione formale da parte dell’Ufficio Acquisti tramite un workflow dedicato.
Nel caso in cui l’ODA riceva l’approvazione finale, è possibile generare il documento di ordine ed inviarlo al fornitore. Al termine del processo si può riconciliare l’ODA con la fattura passiva corrispondente utilizzando il numero d’ordine come riferimento. In questo modo, ZenOrders semplifica e automatizza il flusso di lavoro relativo alle richieste e agli ordini di acquisto, garantendo un processo fluido ed un controllo preciso per la gestione degli acquisti all’interno dell’organizzazione.
Come avviene il flusso operativo?
La creazione di una nuova RDA può avvenire mediante due metodi distinti:
All'interno di una specifica commessa, in cui viene richiesta una RDA dedicata.
Attraverso una funzionalità apposita nell'area acquisti, che consente di generare una nuova RDA.
Le azioni disponibili per le RDA includono:
- Nuova RDA: creazione di una nuova Richiesta di Acquisto, senza riferimenti precedenti.
- Emissione di una RDA: consente di inviare la RDA per l’approvazione attraverso un workflow stabilito.
- Approvazione, rifiuto o annullamento di una RDA: è possibile eseguire azioni su più RDA contemporaneamente utilizzando la selezione multipla.
- Generazione ODA, in caso di approvazione di una RDA, con possibilità di selezionare una o più RDA approvate per generare gli Ordini di Acquisto.
- Per ciascun ODA, è possibile generare un documento PDF personalizzato utilizzando un template predefinito.
- Approvazione, rifiuto o annullamento di un ODA: consente di eseguire azioni su più ODA contemporaneamente utilizzando la selezione multipla.
- Dopo l’approvazione, è possibile inviare l’ODA al fornitore per l’evasione dell’ordine di acquisto.
- Fatturazione elettronica: nel caso in cui il cliente abbia attivato il servizio di fatturazione elettronica Zen E-Invoices, sarà possibile conciliare la fattura passiva ricevuta dal fornitore con l’ODA corrispondente utilizzando il numero dell’ordine di acquisto
ZenOrder è il modulo add-on di order management per agevolare i Project Manager nella formulazione e gestione delle richieste d’acquisto (RDA) di prodotti e/o servizi e nella gestione dell'intero processo di approvazione ed emissione degli ordini di acquisto (ODA).
Comeottenerlo?
Semplifica, approva e monitora le Richieste di Acquisto e gli Ordini di Acquisto con ZenOrders, il modulo Add-on di ZenProject
per massimizzare l’efficienza strategica ed operativa del Project Management.
