Settore device medicali

ZenShare Suite ha messo a punto nel corso del tempo, una serie di moduli e nuove aree funzionali, sia in ambito documentale sia di Customer Relationship Management, per soddisfare esigenze sempre più specifiche. Si tratta di esigenze e obiettivi peculiari maturati in un settore ampio quanto articolato come quello in cui operano le aziende dei device medicali.
Vi illustriamo di seguito i principali passi avanti compiuti da ZenShare Suite nel campo dell'automazione dei processi proprio in questo settore.

Area Documentale

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Acquisizione e gestione degli ordini provenienti dalle ASL
ZenShare Suite con questo modulo specifico, ha risposto all’esigenza di snellire e semplificare le procedure di ricezione, smistamento e gestione, da parte dell'Order Data Entry (OTC), delle richieste d'ordine provenienti dalle strutture sanitarie e da altri operatori operanti in ambito medicale distribuiti sia sul territorio nazionale sia all’estero.
Il processo si apre con l’invio delle richieste d’ordine ad una casella di posta elettronica dedicata, dalla quale il software di Zenshare è in grado di scaricare i documenti, salvandone mittente e oggetto, per poi selezionarli, smistarli e inserirli in automatico in un particolare workflow che coinvolgerà specificatamente gli utenti addetti al trattamento di quella particolare tipologia d’ordine.

I dati di ciascuna richiesta d’ordine verranno inseriti dall’utente ZenShare all’interno di SAP al fine di ottenere l’associazione di un numero d’ordine corrispondente; condizione necessaria affinché il processo si chiuda con l'approvazione dell'ordine.
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Sistema di gestione dei Claim
ZenShare Suite offre ai suoi utenti un modulo ad hoc per la gestione dei reclami sui prodotti.
E’ un sistema che prevede la ricezione e lo smistamento da parte degli utenti incaricati alla gestione dei reclami provenienti dai clienti in merito a uno o più prodotti.
Che si tratti di errori sul prezzo, di beni arrivati a destinazione danneggiati o anche episodi di customer misunderstanding, errori di consegna, casi di overstock, o mancata fatturazione ecc, questo modulo di ZenShare Suite fa sì che, in base all’oggetto e alla motivazione del reclamo, l’utente destinatario possa valutare in primo luogo la fondatezza o l’infondatezza del reclamo, per poi, in caso di effettiva fondatezza, passare alla risoluzione dell’errore o all’eventuale smistamento del reclamo all’utente dell’area aziendale interessata e competente in merito.

Un sistema semplice, ma avanzato in grado di migliorare l'efficienza aziendale e intervenire efficacemente sui livelli di customer satisfaction.
anagrafiche
Gestione unica dell’anagrafica contatti integrata con gestionale/ERP
ZenShare Suite è in grado di integrarsi con i gestionali aziendali al fine di garantire la gestione unica, l'aggiornamento costante e la perfetta corrispondenza dei dati con le anagrafiche dei contatti presenti all’interno del gestionale (ERP).


Area Customer Relationship Management (CRM)

Visite Rep
Gestione attività dei REP con reportistica/KPI (Key Performance Indicators) sugli obiettivi dei REP
Si tratta di un sistema per monitorare le visite che gli informatori scientifici compiono presso medici, infermieri e strutture sanitarie dislocate in tutta Italia. Ciascun Rep ha una sua zona e una rosa di contatti e clienti presso i quali effettuare le visite.

In cosa consiste il processo?

1. Definizione degli obiettivi
L’anno viene suddiviso in 4 trimestri. All’inizio di ciascun trimestre i Rep hanno il compito di definire gli obiettivi sui loro rispettivi contatti. I contatti possono essere classificati in ordine di importanza in base al target loro associato (ad esempio target di tipo A, B, C, o D).

2. Workflow approvativo degli obiettivi da parte dell’Area Manager
Gli obiettivi, così definiti da ciascun Rep, dopo essere stati inviati via email e sottoposti all'approvazione dell'Area Manager possono essere rifiutati o approvati. In caso di rifiuto, l’Area Manager avrà la facoltà di motivare il rifiuto e fornire indicazioni sulla modifica degli obiettivi da parte del Rep.

3. Inserimento dati sulle visite da compiere o già compiute
I Rep inseriscono nel sistema i loro appuntamenti, specificando il giorno, l’ora, il luogo e ovviamente il contatto che intendono visitare.

4. Inserimento di altri impegni
Oltre alle visite, il sistema prevede la possibilità di inserire anche altre tipologie di impegni: quali ad esempio congressi, riunioni, ferie o permessi, di modo che in fase di rendicontazione e reportistica, il sistema sia in grado di effettuare un calcolo ponderato delle attività svolte dai Rep in base al numero di giorni effettivamente lavorati e al numero di visite realmente realizzate.

5. Reportistica
Il sistema, al momento della generazione dei report, prenderà in considerazione esclusivamente gli impegni portati a termine. I report vengono prodotti automaticamente e saranno a disposizione sia dai Rep, sia dall’Area Manager, sia dalla direzione, in base a un sistema rigoroso e gerarchico di permessi di visualizzazione definiti per ciascun utente.

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Gestione dei rimborsi chilometrici dei REP
Le visite presso i clienti da parte dei Rep comportano generalmente spostamenti in automobile. Questo implica lo svolgimento di una serie di operazioni, ad esempio la gestione di un parco macchine aziendale, l'assegnazione di un veicolo a ciascun Rep, il conteggio dei rimborsi, operazioni che è importante poter gestire in modo centralizzato semplice e affidabile.

ZenCRM è dotato di un sistema all’interno del quale è possibile gestire il parco auto aziendale, inserire i chilometri percorsi da ciascun Rep e calcolare infine le spese per i rimborsi.
Gli utenti amministratori hanno il compito di manutenere il database gestendo in sostanza le anagrafiche dei veicoli aziendali.
Essi hanno inoltre il compito di assegnare un veicolo a un determinato Rep per un determinato periodo di tempo e di configurare i prezzi medi del carburante.
Il Rep assegnatario del veicolo non dovrà fare altro che entrare nel modulo tracking chilometrico di ZenCRM e inserire i dati che riguardano i suoi itinerari.
L’inserimento di questi dati consente un conteggio finale estremamente utile ai fini del calcolo delle spese e dei rimborsi.
E’ previsto anche l’inserimento dei chilometri percorsi dai Rep a titolo personale e che verranno sostanzialmente stornati da quelli percorsi per lavoro.
I report, con scadenza mensile, forniranno all’utente responsabile dei conteggi (finance) un quadro generale sulla situazione rimborsi per singolo Rep.
campioni
Gestione dei campioni di prodotto e integrazione con la logistica
La gestione dei campioni tramite ZenCRM, proprio in un’ottica di maggiore efficienza e ottimizzazione dei costi, è stata arricchita e completata da un sistema per la definizione, l’approvazione e l’allocazione di un budget di spesa previsto per l’invio di campioni di prodotto da parte dei Rep a clienti e potenziali clienti; il tutto pienamente integrato con il reparto di logistica dell’azienda.

In cosa consiste?
L’Area Finance avrà il compito di stabilire un budget totale per la distribuzione della campionatura, che verrà poi suddiviso tra gli Area Managers e da questi ultimi ulteriormente suddiviso e allocato tra i vari Rep di loro competenza. Ciascun Rep, nella redazione degli ordini avrà il compito di restare nei limiti del budget assegnatogli e ciascun ordine sarà sottoposto all’approvazione dell’area manager di riferimento.

In tutti quei casi in il budget speso risulti leggermente superiore o inferiore al budget allocato, è previsto un sistema di compensazione tra budget.

Ciascuna richiesta d’ordine sui campioni una volta approvata dall’area manager, passerà all’area logistica, attivando l’iter di consegna dei campioni, che in base alla disponibilità di magazzino verranno inviati ai rispettivi destinatari e contestualmente stornati dal totale dei campioni ancora disponibili.
gare
Gestione gare con integrato catalogo prodotti
Sfruttando le funzionalità offerte da ZenCRM per la gestione dell’opportunità, del catalogo prodotti e della generazione del documento di offerta, è stato possibile andare incontro all’esigenza delle aziende operanti in ambito medicale, di velocizzare e automatizzare la generazione dei documenti di gara per prendere parte ai bandi di gara emanati periodicamente dalle Asl relativamente alla fornitura di uno o più lotti di prodotto.

La funzionalità così concepita consente quindi di definire su una determinata opportunità di vendita uno o più lotti e sublotti di prodotto, scelti direttamente dal catalogo prodotti all’interno di ZenCRM, e di generare contestualmente un documento di testo recante oltre alla descrizione dei prodotti scelti, il prezzo unitario, il totale e eventuali scontistiche applicate.
sondaggi
Gestione dei questionari per lo svolgimento di sondaggi nei confronti dei medici
All’interno di ZenCRM è possibile gestire sondaggi e questionari destinati a clienti e potenziali clienti, in questo caso principalmente medici, al fine di ottenere direttamente alla fonte informazioni importanti sull’utilizzo, l’efficacia e i margini di miglioramento possibili sui prodotti e i servizi offerti.
Si tratta di un sistema completo, avanzato e di facile utilizzo.
Ciascun questionario viene formulato dall’area marketing con domande a risposta aperta, chiusa e possibilità di inserimento di immagini e didascalie a corredo. I questionari così predisposti, saranno a disposizione dei singoli Rep all’interno della loro ambiente ZenCRM dal quale essi stessi sceglieranno discrezionalmente se e a quali clienti sottoporre i questionari disponibili, attraverso l’invio di un invito a uno o più medici contemporaneamente.
L’invito alla compilazione del questionario giunge ai medici tramite una email di notifica dalla quale è possibile accedere al sondaggio mediante clic su un apposito link. Il sistema consente inoltre la compilazione in più step del questionario, ovvero il destinatario avrà la facoltà di completarne la compilazione in momenti successivi.
I Rep inoltre hanno la possibilità di sollecitare i clienti che non hanno ancora raccolto l’invito e visionare in tempo reale, direttamente a video o scaricando un file pdf, sia i questionari già completati sia quelli ancora in fase di compilazione.

Gestione centralizzata del materiale di comunicazione e distribuzione tramite APP su iPad

App
Per quelle aziende del settore medicale che intendono dotare la loro forza commerciale di un’applicazione specifica per la presentazione dinamica dei contenuti, anche in modalità offline, Interzen ha messo a punto una app per iPad pensata appositamente per questo.

Immagini, testi e video sono organizzati per aree e sequenze tematiche, facilmente navigabili grazie ad un’ interfaccia semplice e accattivante.

Ciascun informatore scientifico è aggiornato mediante notifica su tutti i nuovi contenuti disponibili per il download.

Interzen si è occupata anche dello sviluppo della piattaforma per la gestione dei contenuti lato amministratore. Utilizzando alcune delle features già presenti in ZenShare, la soluzione di Interzen per l’archiviazione e la gestione dei documenti: l’utente amministratore è messo in grado di caricare autonomamente e organizzare facilmente tutti i contenuti che saranno a disposizione degli informatori scientifici nelle loro presentazioni presso i loro clienti.