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Processi approvativi

GESTIONE DEL PROCESSO

Workflow documentale finalizzato alla gestione di processi di approvazione legati ai documenti gestiti da ZenShare.

Tramite un'interfaccia molto semplice l'utente di tipo amministratore ha la possibilità di generare nuovi processi di approvazione dei documenti inseriti.

Ogni processo creato è strutturato in una serie di stati: in ciascuno di essi sono richiesti all'utente - coinvolto nel workflow - un'approvazione oppure un rifiuto.

ZenShare consente inoltre di configurare dei processi approvativi di varia tipologia (a maggioranza, all’unanimità, su selezione) in forma tabellare o mediante l'utilizzo di un designer grafico, di definire l’attività oggetto dello step successivo (completamento registrazione del documento, inserimento metadati, etc..), di decidere in quale cartella documentale confluirà il documento alla fine del workflow, di inviare notifiche email ad ogni passaggio di stato, di motivare l’approvazione o eventualmente la non approvazione di un documento.

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  • Selezione di approval e gruppi di approval

  • Approvazione singola, a maggioranza, all'unanimità e su selezione

  • Gestione notifiche via e-mail dei passaggi di stato

  • TrackLog documenti in approvazione

  • Pubblicazione nella biblioteca di ZenShare

  • Lista di distribuzione consente di informare via email un gruppo di utenti una volta che il documento è stato approvato.

DESIGNER GRAFICO

Si tratta di uno strumento dinamico, evoluto e alternativo alla consueta interfaccia tabellare, per la costruzione dei processi di approvazione in modo visuale, rapido e estremamente intuitivo.

Anche in questo caso ciascun processo si compone di stati approvativi intermedi e due stati di approvazione finali del workflow,('approvato definitivamente' o 'rifiutato definitivamente').

L'utente, nella definizione di ciascuno stato, nella scelta delle modalità di approvazione e nella selezione degli utenti approvatori, non dovrà fare altro che cliccare sui riquadri corrispondenti (vedi immagine accanto). Potrà inoltre modificare i flussi di approvazione mediante semplice trascinamento.

GESTIONE UTENTE

Interfaccia user end per la gestione delle immissioni dei documenti in approvazione da parte dei richiedenti, o l'espletamento delle approvazioni da parte degli approvals.

Ogni utente o gruppo di utenti di ZenShare definito come approval in un processo, potrà visualizzare e gestire soltanto i documenti immessi dai richiedenti in quel processo di approvazione.

Funzionalità:


  • Documenti personali: elenco dei propri documenti immessi in approvazione

  • Tutti i documenti: dettaglio esclusivo per i profili amministratore che elenca tutti i documenti in approvazione

  • Documenti da approvare: elenco dei documenti da approvare per i quali si ricopre il ruolo di “Approval”

  • Documenti pubblicati: documenti pubblicati nella biblioteca dopo il completamento dell’iter

  • Gestione processi: dettaglio dei processi di approvazione (lettura per gli utenti, lettura/scrittura per gli amministratori)

FLUSSO DI APPROVAZIONE

Il workflow è stato integrato con nuove funzionalità che consentono di gestire il processo di approvazione e il processo di revisione per tutti i documenti.

Il modulo è stato completamente rivisitato ed integrato con le funzionalità documentali (Repository di ZenShare) al fine di poter garantire la gestione del documento in tutte le fasi del ciclo di vita:


  • Inserimento del documento in biblioteca

  • Modifica e lavorazione del documento

  • Richiesta approvazione direttamente dalla biblioteca, inserimento nel processo di approvazione definito nel workflow

  • Approvazione e rilascio del documento approvato nel repository documentale

  • Richiesta revisione per eventuali modifiche al documento con invio obbligatorio al processo di revisione


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